Conciliación a tres vías: PO, albarán y factura

Llega una factura de proveedor por 100 unidades al precio acordado. Parece correcta, alguien la aprueba y se paga. Lo que nadie comprobó: solo llegaron 92 unidades, y seis de ellas estaban dañadas al recibirlas. Multiplique eso por unos cientos de facturas al año y se convierte en dinero real, pagado en silencio por mercancía que nunca tuvo.

La conciliación a tres vías es el control habitual contra esto. Antes de pagar una factura, se compara con otros dos documentos: lo que usted pidió y lo que realmente recibió. Si los tres coinciden, la factura sigue adelante. Si no, alguien decide qué hacer antes de que el dinero salga de la empresa.

Esta guía explica los tres documentos, cómo las tolerancias evitan que el proceso se convierta en un cuello de botella, qué hacer con las facturas que no coinciden y cómo empezar aunque hoy sus compras funcionen por correo electrónico.

Los tres documentos

• La orden de compra (PO): lo que usted acordó comprar, cuánto, a qué precio y para cuándo. Es su parte del trato, enviada al proveedor antes de la entrega.
• El albarán de entrega o la recepción de mercancía: lo que realmente llegó, contado en la recepción. La mercancía dañada o que falta se registra aquí, no después.
• La factura del proveedor: lo que el proveedor le pide que pague.

Una conciliación a dos vías solo compara el pedido y la factura. Detecta cambios de precio, pero no entregas incompletas. El tercer documento, la recepción, es el que le dice si está pagando mercancía que realmente tiene.

Qué comprueba la conciliación

Para cada línea, la conciliación compara:

• Cantidad: ¿la cantidad facturada es igual a la cantidad aceptada en el albarán de entrega?
• Precio: ¿el precio de la factura es igual al precio del pedido?
• Producto: ¿la factura cobra solo productos que están en el pedido?

También detecta los problemas evidentes: una factura de un pedido del que todavía no ha llegado nada, y el mismo número de factura del proveedor registrado dos veces.

Tolerancias: estrictas donde importa, flexibles donde no

Si cada diferencia de redondeo de un céntimo detuviera una factura, finanzas se ahogaría en excepciones y la gente empezaría a aprobarlo todo sin leerlo. Las tolerancias lo resuelven. Una diferencia pequeña dentro de la tolerancia se acepta automáticamente; una mayor espera una decisión.

Puntos de partida habituales:

• Tolerancia de precio: en torno al 1 %, para absorber redondeos y pequeñas diferencias de moneda.
• Tolerancia de cantidad: cero para la mercancía que se cuenta. Si pidió 100 y recibió 92, paga 92. La mercancía que se vende por peso o volumen puede necesitar una tolerancia pequeña.

Revise las excepciones al cabo de un mes. Si la mayoría son mínimas y siempre se aceptan, amplíe un poco la tolerancia. Si un proveedor queda una y otra vez justo dentro de ella, observe más de cerca a ese proveedor.

La conciliación se gana en la recepción

La conciliación es tan buena como el albarán de entrega. Un receptor que firma "100 unidades" sin contar deja sin valor todo el control. Haga de la recepción una rutina breve y firme:

• Cuente antes de firmar, o firme "sujeto a recuento".
• Registre la mercancía dañada por separado de la que está en buen estado. La mercancía dañada debe rechazarse y nunca entrar en el stock.
• Registre lo que realmente llegó, aunque sea solo una parte del pedido. Una entrega en varias partes lleva un albarán de entrega por cada parte.
• Inspeccione donde importa: perecederos, artículos de seguridad, mercancía de alto valor. Nuestro artículo Inspecciones y acciones correctivas que cierran el ciclo muestra cómo hacer que una comprobación fallida lleve a una corrección.

Qué hacer con una factura que no coincide

Una factura fuera de las tolerancias no debe contabilizarse ni pagarse. Pasa a una cola breve con cuatro decisiones posibles:

• Aceptarla tal cual, con una nota que explique por qué: por ejemplo, una subida de precio acordada que el pedido no recogió. Aceptar una diferencia debería requerir a una persona con el permiso para aprobarla.
• Disputarla con el proveedor: usted ha hecho una pregunta y está esperando. La factura sigue en la cola.
• Devolverla al proveedor: la factura es incorrecta y usted quiere una corregida. No se contabiliza nada.
• Conciliar de nuevo: faltaba el albarán de entrega y ahora ya está registrado.

Cada decisión debería registrarse con quién la tomó y por qué. Cuando el auditor pregunte por qué pagó un 4 % más que el pedido, la respuesta está a un clic.

Antes del pedido: solicitudes, aprobaciones y cotizaciones

La conciliación a tres vías funciona mejor cuando el pedido en sí era correcto. Dos pasos antes de la PO ayudan:

• Solicitudes de compra con límites de aprobación. Las compras pequeñas dentro del presupuesto pasan de inmediato; las mayores necesitan una aprobación, y las muy grandes, dos. Nadie aprueba su propia solicitud. Nuestro artículo Aprobaciones que no lo frenan explica cómo fijar esos límites.
• Cotizaciones de varios proveedores. Para todo lo que supere un importe fijado, pida cotización a dos o tres proveedores y compárelas una al lado de la otra, no solo por precio, sino también por plazo de entrega y calidad anterior.

Empiece en pequeño

No necesita cambiar todas las compras a la vez. Un comienzo práctico:

• Semana 1: use órdenes de compra con sus cinco proveedores más grandes, enviadas por enlace o por correo electrónico.
• Semana 2: registre un albarán de entrega para cada entrega de esos proveedores, con la mercancía dañada y la que falta.
• Semana 3: concilie sus facturas y fije sus tolerancias.
• Semana 4: revise las excepciones y amplíe a los siguientes proveedores.

Cómo hacerlo en Kluvan

Compras gestiona solicitudes de compra, cotizaciones, órdenes de compra, albaranes de entrega y la conciliación a tres vías, y contabiliza las facturas conciliadas en Contabilidad. Trabaja con Inventario, que necesita para los productos y el stock. Kluvan funciona en línea, sin nada que instalar, y los proveedores responden desde su teléfono sin cuenta.

• Configuración. En Configuración → Configuración de Compras, defina los importes de aprobación, quién aprueba, las tolerancias de cantidad y de precio, los presupuestos mensuales, las condiciones de pago y las alertas. Por defecto, la tolerancia de precio es del 1 % y la de cantidad, 0. Consulte Configurar Compras.
• Solicitudes y aprobaciones. Las solicitudes se aprueban en uno o dos pasos según sus importes y presupuestos; nadie aprueba su propia solicitud. Consulte Crear y aprobar una solicitud de compra.
• Cotizaciones por enlace. Envíe por enlace una solicitud de cotizaciones a un máximo de ocho proveedores, compare sus precios uno al lado del otro y haga el pedido al mejor. Consulte Solicitar cotizaciones a proveedores.
• Órdenes de compra por enlace. El proveedor confirma, modifica o rechaza el pedido desde un enlace privado, sin iniciar sesión, o en el portal de proveedores. Consulte Enviar una orden de compra por enlace.
• Albarán de entrega y conciliación. Registre lo que se entregó y lo que llegó dañado; la mercancía dañada nunca entra en el stock. Después registre la factura del proveedor, o complétela a partir de una foto con el lector de facturas, y seleccione Conciliar y guardar. Dentro de las tolerancias, se contabiliza como factura de proveedor en Contabilidad con su IVA y su fecha de vencimiento. Consulte Recibir mercancía y conciliar la factura.
• Facturas por revisar. Las facturas fuera de las tolerancias esperan con lo que está mal y la diferencia; acéptelas, dispútelas, devuélvalas o concílielas de nuevo, con una nota y un historial de cada decisión. Consulte Gestionar las facturas por revisar.
• Evaluación de proveedores. Vea lo que debe a cada proveedor por días de atraso y cómo rinde cada uno en plazo de entrega, tasa de cumplimiento, precio y daños.

Los precios con IVA incluido, habituales en los Emiratos Árabes Unidos y en Egipto, están contemplados, y el IVA recuperable se separa al contabilizar la factura de proveedor. Compras se vende por separado (con Inventario) y viene con el paquete Trade Business y con Kluvan One; consulte los precios.

Los proveedores también pueden responder cotizaciones, confirmar pedidos y enviar albaranes de entrega en el portal, como se describe en Un portal del cliente para facturas, cotizaciones y pagos.

Elija a su proveedor más grande y concilie sus próximas diez facturas. Si las diez coinciden, tendrá tranquilidad. Si no, el control ya se ha pagado solo.