تین طرفہ میلان: آرڈر، ڈیلیوری نوٹ اور انوائس

ایک سپلائر انوائس متفقہ قیمت پر 100 یونٹس کے لیے آتا ہے۔ یہ درست لگتا ہے، کوئی اسے منظور کرتا ہے، اور یہ ادائیگی ہو جاتی ہے۔ جو چیز کسی نے چیک نہیں کی: صرف 92 یونٹس پہنچے، اور ان میں سے چھ دروازے پر ہی خراب ہو گئے۔ اسے سال میں کئی سو انوائسز سے ضرب دیں تو یہ اصل رقم بن جاتی ہے، ایسے سامان کے لیے چپکے سے ادا کی گئی جو آپ کے پاس کبھی تھا ہی نہیں۔

تین طرفہ میلان اس مسئلے کے خلاف معیاری کنٹرول ہے۔ انوائس کی ادائیگی سے پہلے اس کا دو دیگر دستاویزات سے موازنہ کیا جاتا ہے: آپ نے کیا آرڈر کیا تھا اور آپ کو اصل میں کیا ملا۔ اگر تینوں میں مطابقت ہو، تو انوائس آگے بڑھ جاتا ہے۔ اگر نہ ہو، تو ادارے سے پیسے نکلنے سے پہلے کوئی فیصلہ کرتا ہے کہ کیا کرنا ہے۔

یہ گائیڈ تینوں دستاویزات، اجازت کی حدوں کے ذریعے اس عمل کو رکاوٹ بننے سے کیسے روکا جائے، ان انوائسز کے ساتھ کیا کیا جائے جو میل نہیں کھاتے، اور اگر آج آپ کی خریداری ای میل پر چلتی ہے تو پھر بھی کیسے شروع کیا جائے، اس کی وضاحت کرتی ہے۔

تین دستاویزات

• خریداری کا آرڈر (PO): آپ نے کیا خریدنے پر اتفاق کیا، کتنے، کس قیمت پر، کب تک۔ یہ سودے کا آپ کا حصہ ہے، جو ترسیل سے پہلے سپلائر کو بھیجا جاتا ہے۔
• ڈیلیوری نوٹ یا مال کی وصولی: اصل میں کیا پہنچا، دروازے پر گنا گیا۔ خراب یا کم سامان یہاں درج کیا جاتا ہے، بعد میں نہیں۔
• سپلائر انوائس: سپلائر آپ سے جس رقم کی ادائیگی کی درخواست کرتا ہے۔

دو طرفہ میلان صرف آرڈر اور انوائس کا موازنہ کرتا ہے۔ یہ قیمت میں تبدیلیوں کو تو پکڑ لیتا ہے لیکن کم ترسیل کو نہیں۔ تیسری دستاویز، یعنی وصولی کا ریکارڈ، ہی بتاتی ہے کہ آپ اصل میں جو سامان رکھتے ہیں، کیا آپ اسی کی ادائیگی کر رہے ہیں۔

میلان کیا جانچتا ہے

ہر لائن کے لیے، میلان درج ذیل چیزوں کا موازنہ کرتا ہے:

• مقدار: کیا بل کی گئی مقدار ڈیلیوری نوٹ پر قبول کی گئی مقدار کے برابر ہے؟
• قیمت: کیا انوائس کی قیمت آرڈر پر درج قیمت کے برابر ہے؟
• پروڈکٹ: کیا انوائس صرف ان پروڈکٹس کا بل کرتا ہے جو آرڈر پر موجود ہیں؟

یہ واضح مسائل کو بھی پکڑ لیتا ہے: ایسے آرڈر کا انوائس جس کے لیے ابھی تک کچھ نہیں آیا، اور سپلائر کا ایک ہی انوائس نمبر دو بار درج کر دیا گیا۔

اجازت کی حدیں: جہاں ضروری ہو سخت، جہاں نہ ہو نرم

اگر ہر ایک سینٹ کا راؤنڈنگ فرق انوائس کو روک دے، تو فنانس استثنائی کیسز میں ڈوب جائے گا اور لوگ بغیر پڑھے ہی سب کچھ منظور کرنے لگیں گے۔ اجازت کی حدیں اس مسئلے کو حل کرتی ہیں۔ حد کے اندر چھوٹا فرق خودکار طور پر قبول کر لیا جاتا ہے؛ بڑا فرق فیصلے کا انتظار کرتا ہے۔

عام شروعاتی نکات:

• قیمت کی اجازت کی حد: تقریباً 1 %، تاکہ گولائی اور چھوٹے کرنسی کے فرق کو جذب کیا جا سکے۔
• مقدار کی اجازت کی حد: گنے جانے والے سامان کے لیے صفر۔ اگر آپ نے 100 آرڈر کیے اور 92 موصول ہوئے، تو آپ 92 کی ادائیگی کریں گے۔ وزن یا حجم سے فروخت ہونے والے سامان کے لیے تھوڑی سی اجازت کی حد درکار ہو سکتی ہے۔

ایک مہینے بعد استثنائی کیسز کا جائزہ لیں۔ اگر زیادہ تر بہت چھوٹے ہیں اور ہمیشہ قبول کیے جاتے ہیں، تو حد تھوڑی بڑھا دیں۔ اگر کوئی سپلائر بار بار حد کے بالکل اندر رہتا ہے، تو اس سپلائر پر زیادہ غور سے نظر رکھیں۔

میلان کی بنیاد وصولی ہے

میلان صرف اتنا ہی اچھا ہوتا ہے جتنا ڈیلیوری نوٹ۔ جو وصول کنندہ گنے بغیر "100 یونٹس" کے لیے دستخط کر دے، وہ پورے کنٹرول کو بے معنی بنا دیتا ہے۔ وصولی کو ایک مختصر، مضبوط معمول بنائیں:

• دستخط سے پہلے گنیں، یا "گنتی سے مشروط" لکھ کر دستخط کریں۔
• خراب سامان کو اچھے سامان سے الگ درج کریں۔ خراب سامان کو مسترد کر دینا چاہیے اور اسے کبھی اسٹاک میں داخل نہیں کرنا چاہیے۔
• جو واقعی آیا ہے اسے درج کریں، چاہے وہ آرڈر کا صرف ایک حصہ ہی کیوں نہ ہو۔ حصوں میں آنے والی ڈیلیوری کے لیے ہر حصے کا الگ ڈیلیوری نوٹ ہونا چاہیے۔
• جہاں ضروری ہو وہاں معائنہ کریں: تازہ اشیاء، حفاظتی اشیاء، اور زیادہ قیمت والے سامان۔ ہمارا مضمون معائنے اور اصلاحی کارروائیاں جو چکر کو مکمل کرتی ہیں یہ ظاہر کرتا ہے کہ ناکام چیک کو درستگی کی طرف کیسے لے جایا جائے۔

جو انوائس میل نہ کھائے، اس کا کیا کریں

اجازت کی حدوں سے باہر والی انوائس نہ تو پوسٹ کرنی چاہیے اور نہ ہی اس کی ادائیگی کرنی چاہیے۔ یہ ایک مختصر قطار میں جاتی ہے جہاں چار ممکنہ فیصلے ہوتے ہیں:

• جیسا ہے ویسا مانیں، ساتھ میں ایک نوٹ لکھیں کہ کیوں: مثال کے طور پر، قیمت میں وہ اضافہ جو متفقہ تھا لیکن آرڈر میں درج نہیں ہوا۔ کسی فرق کو قبول کرنے کے لیے ایسے شخص کی ضرورت ہونی چاہیے جس کے پاس اسے منظور کرنے کا حق ہو۔
• سپلائر سے اعتراض کریں: آپ نے سوال پوچھا ہے اور انتظار کر رہے ہیں۔ انوائس قطار میں ہی رہتی ہے۔
• سپلائر کو واپس کریں: انوائس غلط ہے اور آپ درست شدہ انوائس چاہتے ہیں۔ کچھ بھی پوسٹ نہیں ہوتا۔
• دوبارہ میلان کریں: ڈیلیوری نوٹ غائب تھا اور اب اسے درج کر دیا گیا ہے۔

ہر فیصلے کو اس کے ساتھ ریکارڈ کیا جانا چاہیے کہ اسے کس نے کیا اور کیوں۔ جب آڈیٹر پوچھے کہ آپ نے آرڈر سے 4 % زیادہ کیوں ادا کیا، تو جواب ایک کلک دور ہونا چاہیے۔

آرڈر سے پہلے: درخواستیں، منظوری اور کوٹیشنز

تین طرفہ میلان تب سب سے بہتر کام کرتا ہے جب خود آرڈر درست ہو۔ خریداری کے آرڈر سے پہلے دو اقدامات مددگار ہوتے ہیں:

• منظوری کی حدوں کے ساتھ خریداری کی درخواستیں۔ بجٹ کے اندر چھوٹی خریداریاں فوراً آگے بڑھ جاتی ہیں؛ بڑی خریداریوں کے لیے ایک منظوری درکار ہوتی ہے، بہت بڑی کے لیے دو۔ کوئی بھی اپنی درخواست خود منظور نہیں کرتا۔ ہمارا مضمون ایسی منظوریاں جو کام سست نہ کریں وضاحت کرتا ہے کہ ان حدوں کو کیسے طے کیا جائے۔
• متعدد سپلائرز سے کوٹیشنز۔ مقررہ رقم سے اوپر کی کسی بھی چیز کے لیے، دو یا تین سپلائرز سے کوٹیشن مانگیں اور ان کا موازنہ صرف قیمت پر نہیں بلکہ ڈیلیوری کے وقت اور ماضی کے معیار پر بھی کریں۔

چھوٹے پیمانے پر شروع کریں

آپ کو تمام خریداری کو ایک ساتھ تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایک عملی آغاز:

• ہفتہ 1: اپنے پانچ سب سے بڑے سپلائرز کے لیے خریداری کے آرڈرز استعمال کریں، جو لنک یا ای میل کے ذریعے بھیجے جائیں۔
• ہفتہ 2: ان سپلائرز سے ہر ڈیلیوری کے لیے ڈیلیوری نوٹ درج کریں، جس میں نقصان پہنچنے والی اور کم مقدار کی اشیا شامل ہوں۔
• ہفتہ 3: ان کی انوائسز کا میلان کریں اور اپنی اجازت کی حدیں طے کریں۔
• ہفتہ 4: استثنائی کیسز کا جائزہ لیں اور اگلے سپلائرز تک اسے پھیلائیں۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

خریداری خریداری کی درخواستیں، کوٹیشنز، خریداری کے آرڈرز، ڈیلیوری نوٹس اور تین طرفہ میلان چلاتی ہے، اور میلان شدہ انوائسز کو حسابات میں پوسٹ کرتی ہے۔ یہ انوینٹری کے ساتھ کام کرتی ہے، جس کی اسے مصنوعات اور اسٹاک کے لیے ضرورت ہوتی ہے۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے، کچھ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں، اور سپلائرز اپنے فون سے بغیر اکاؤنٹ کے جواب دیتے ہیں۔

• ترتیبات۔ ترتیبات ← خریداری کی ترتیبات میں، منظوری کی رقمیں، کون منظوری دے گا، مقدار اور قیمت کی اجازت کی حدیں، ماہانہ بجٹ، ادائیگی کی شرائط اور الرٹس مقرر کریں۔ بطور ڈیفالٹ قیمت کی اجازت 1 % اور مقدار کی اجازت 0 ہے۔ دیکھیں پروکیورمنٹ سیٹ کریں۔
• درخواستیں اور منظوری۔ درخواستیں آپ کی رقموں اور بجٹ کے مطابق ایک یا دو مراحل میں منظور کی جاتی ہیں؛ کوئی بھی اپنی درخواست خود منظور نہیں کر سکتا۔ دیکھیں خریداری کی درخواست بھیجیں اور منظور کریں۔
• لنک کے ذریعے کوٹیشنز۔ زیادہ سے زیادہ آٹھ سپلائرز کو لنک کے ذریعے کوٹیشن کی درخواست بھیجیں، ان کی قیمتوں کو ساتھ ساتھ موازنہ کریں اور بہترین سپلائر سے آرڈر دیں۔ دیکھیں سپلائرز سے کوٹیشن مانگیں۔
• لنک کے ذریعے خریداری کے آرڈرز۔ سپلائر ایک نجی لنک سے، بغیر سائن ان کے، یا سپلائر پورٹل میں آرڈر کی تصدیق، تبدیلی یا انکار کر سکتا ہے۔ دیکھیں لنک سے خریداری آرڈر بھیجیں۔
• ڈیلیوری نوٹ اور میلان۔ درج کریں کہ کیا ڈیلیور ہوا اور کیا نقصان پہنچا؛ نقصان پہنچنے والی اشیاء کبھی اسٹاک میں داخل نہیں ہوتیں۔ پھر سپلائر کا انوائس درج کریں، یا انوائس ریڈر کے ذریعے تصویر سے پُر کریں، اور "میلان کریں اور محفوظ کریں" منتخب کریں۔ اجازت کی حدوں کے اندر یہ ویٹ اور واجب الادا تاریخ کے ساتھ حسابات میں بل کے طور پر پوسٹ ہوتا ہے۔ دیکھیں مال وصول کریں اور انوائس ملائیں۔
• جانچنے والے انوائس۔ اجازت کی حدوں سے باہر والے انوائس انتظار کرتے ہیں، ساتھ میں یہ بتایا جاتا ہے کہ کیا غلط ہے اور فرق کیا ہے؛ نوٹ کے ساتھ قبول کریں، اعتراض کریں، واپس بھیجیں یا دوبارہ میلان کریں، اور ہر فیصلہ تاریخچے میں محفوظ رہتا ہے۔ دیکھیں جانچنے والے انوائس نمٹائیں۔
• سپلائر اسکور کارڈز۔ دیکھیں کہ آپ ہر سپلائر کو کتنی رقم دینے والے ہیں، دنوں کے لحاظ سے تاخیر کے ساتھ، اور ہر سپلائر ڈیلیوری کے وقت، فل ریٹ، قیمت اور نقصان میں کیسی کارکردگی دکھاتا ہے۔

ویٹ شامل قیمتیں، جو متحدہ عرب امارات اور مصر میں عام ہیں، سنبھالی جاتی ہیں، اور بل پوسٹ ہوتے وقت قابلِ وصولی ویٹ نکال لیا جاتا ہے۔ خریداری الگ سے بھی ملتی ہے (انوینٹری کے ساتھ)، اور "ٹریڈ بزنس" بنڈل اور Kluvan One میں شامل ہے؛ دیکھیں قیمتیں۔

سپلائر کوٹیشنز کا جواب دینے، آرڈرز کی تصدیق کرنے اور ڈیلیوری نوٹس بھیجنے کے لیے پورٹل بھی استعمال کر سکتے ہیں، جس کی تفصیل انوائس، کوٹیشنز اور ادائیگیوں کے لیے کسٹمر پورٹل میں بیان کی گئی ہے۔

اپنے سب سے بڑے سپلائر کو چنیں اور اس کے اگلے دس انوائسز کا میلان کریں۔ اگر دسوں مل جاتے ہیں، تو آپ کو سکون ملتا ہے۔ اگر نہیں ملتے، تو کنٹرول نے پہلے ہی اپنی قیمت وصول کر لی ہے۔