Conferência de três vias: PO, nota de entrega e fatura

Chega a fatura de um fornecedor de 100 unidades pelo preço combinado. Ela parece certa, alguém a aprova e ela é paga. O que ninguém conferiu: só chegaram 92 unidades, e seis delas estavam danificadas na entrega. Multiplique isso por algumas centenas de faturas por ano e vira dinheiro de verdade, pago em silêncio por mercadorias que você nunca teve.

A conferência de três vias é o controle padrão contra isso. Antes de uma fatura ser paga, ela é comparada com dois outros documentos: o que você pediu e o que de fato recebeu. Se os três batem, a fatura segue. Se não batem, alguém decide o que fazer antes de o dinheiro sair da empresa.

Este guia explica os três documentos, como as tolerâncias impedem que o processo vire um gargalo, o que fazer com faturas que não batem e como começar mesmo que as suas compras hoje funcionem por e-mail.

Os três documentos

• O pedido de compra (PO): o que você combinou comprar, quantas unidades, a que preço, até quando. É o seu lado do acordo, enviado ao fornecedor antes da entrega.
• A nota de entrega ou recebimento de mercadorias: o que de fato chegou, contado na entrega. Mercadorias danificadas ou em falta são registradas aqui, não depois.
• A fatura do fornecedor: o que o fornecedor pede que você pague.

Uma conferência de duas vias compara só o pedido e a fatura. Ela pega mudanças de preço, mas não entregas incompletas. O terceiro documento, o recebimento, é o que diz se você está pagando por mercadorias que realmente tem.

O que a conferência verifica

Para cada linha, a conferência compara:

• Quantidade: a quantidade faturada é a mesma aceita na nota de entrega?
• Preço: o preço da fatura é o mesmo do pedido?
• Produto: a fatura cobra só produtos que estão no pedido?

Ela também pega os problemas óbvios: uma fatura de um pedido em que nada chegou ainda e o mesmo número de fatura do fornecedor lançado duas vezes.

Tolerâncias: rígidas onde importa, flexíveis onde não importa

Se cada mínima diferença de arredondamento travasse uma fatura, o financeiro se afogaria em exceções e as pessoas começariam a aprovar tudo sem ler. As tolerâncias resolvem isso. Uma pequena diferença dentro da tolerância é aceita automaticamente; uma maior espera uma decisão.

Pontos de partida típicos:

• Tolerância de preço: cerca de 1 %, para absorver arredondamentos e pequenas diferenças de câmbio.
• Tolerância de quantidade: zero para mercadorias contadas. Se você pediu 100 e recebeu 92, paga por 92. Mercadorias vendidas por peso ou volume podem precisar de uma pequena tolerância.

Revise as exceções depois de um mês. Se a maioria é minúscula e sempre aceita, amplie um pouco a tolerância. Se um fornecedor vive caindo bem no limite, olhe esse fornecedor mais de perto.

A conferência se ganha no recebimento

A conferência só é tão boa quanto a nota de entrega. Um recebedor que assina "100 unidades" sem contar torna todo o controle inútil. Faça do recebimento uma rotina curta e firme:

• Conte antes de assinar, ou assine "sujeito a conferência".
• Registre as mercadorias danificadas separadas das boas. Mercadorias danificadas devem ser recusadas e nunca entrar no estoque.
• Registre o que de fato veio, mesmo que seja só parte do pedido. Uma entrega em partes recebe uma nota de entrega para cada parte.
• Inspecione onde importa: perecíveis, itens de segurança, mercadorias de alto valor. O nosso post Inspeções e ações corretivas que fecham o ciclo mostra como fazer uma verificação reprovada levar a uma correção.

O que fazer com uma fatura que não bate

Uma fatura fora das tolerâncias não deve ser lançada nem paga. Ela vai para uma fila curta com quatro decisões possíveis:

• Aceitar como está, com uma observação explicando o porquê: por exemplo, um aumento de preço combinado que não entrou no pedido. Aceitar uma diferença deve exigir uma pessoa com permissão para aprová-la.
• Contestar com o fornecedor: você fez uma pergunta e está aguardando. A fatura continua na fila.
• Devolver ao fornecedor: a fatura está errada e você quer uma corrigida. Nada é lançado.
• Conferir de novo: a nota de entrega estava faltando e agora foi registrada.

Cada decisão deve ser registrada com quem a tomou e por quê. Quando o auditor perguntar por que você pagou 4 % a mais que o pedido, a resposta está a um clique.

Antes do pedido: solicitações, aprovações e cotações

A conferência de três vias funciona melhor quando o próprio pedido estava certo. Duas etapas antes do PO ajudam:

• Solicitações de compra com limites de aprovação. Compras pequenas dentro do orçamento passam na hora; as maiores precisam de uma aprovação, as muito grandes, de duas. Ninguém aprova a própria solicitação. O nosso post Aprovações que não atrasam o seu trabalho explica como definir esses limites.
• Cotações de vários fornecedores. Para tudo acima de um valor definido, peça cotação a dois ou três fornecedores e compare-as lado a lado, não só pelo preço, mas também pelo prazo de entrega e pela qualidade no passado.

Comece pequeno

Você não precisa mudar todas as compras de uma vez. Um começo prático:

• Semana 1: use pedidos de compra com os seus cinco maiores fornecedores, enviados por link ou e-mail.
• Semana 2: registre uma nota de entrega para cada entrega desses fornecedores, com as mercadorias danificadas e em falta.
• Semana 3: confira as faturas deles e defina as suas tolerâncias.
• Semana 4: revise as exceções e estenda aos próximos fornecedores.

Como fazer isso no Kluvan

O Compras cuida de solicitações de compra, cotações, pedidos de compra, notas de entrega e da conferência de três vias, e lança as faturas conferidas na Contabilidade. Ele trabalha com o Estoque, de que precisa para produtos e saldos. O Kluvan funciona online, sem nada para instalar, e os fornecedores respondem pelo celular sem precisar de conta.

• Configurações. Em Configurações → Configurações de compras, defina os valores de aprovação, quem aprova, as tolerâncias de quantidade e de preço, os orçamentos mensais, as condições de pagamento e os alertas. Por padrão, a tolerância de preço é 1 % e a de quantidade, 0. Veja Configurar Compras.
• Solicitações e aprovações. As solicitações são aprovadas em uma ou duas etapas de acordo com os seus valores e orçamentos; ninguém aprova a própria solicitação. Veja Criar e aprovar uma solicitação de compra.
• Cotações por link. Envie uma solicitação de cotação por link para até oito fornecedores, compare os preços lado a lado e faça o pedido ao melhor. Veja Solicitar cotações aos fornecedores.
• Pedidos de compra por link. O fornecedor confirma, altera ou recusa o pedido por um link privado, sem login, ou no portal de fornecedores. Veja Enviar um pedido de compra por link.
• Nota de entrega e conferência. Registre o que foi entregue e o que chegou danificado; mercadorias danificadas nunca entram no estoque. Depois, registre a fatura do fornecedor, ou preencha-a a partir de uma foto com o leitor de faturas, e selecione Conferir e salvar. Dentro das tolerâncias, ela é lançada como conta a pagar na Contabilidade, com o IVA e a data de vencimento. Veja Receber mercadorias e conferir a fatura.
• Faturas a verificar. As faturas fora das tolerâncias aguardam com o que está errado e a diferença; aceite, conteste, devolva ou confira de novo, com uma observação e um histórico de cada decisão. Veja Tratar faturas a conferir.
• Avaliação de fornecedores. Veja quanto você deve a cada fornecedor por dias de atraso e o desempenho de cada um em prazo de entrega, índice de atendimento, preço e avarias.

Preços com IVA incluído, comuns nos Emirados Árabes Unidos e no Egito, são tratados, com o IVA recuperável separado quando a conta é lançada. O Compras é vendido avulso (com o Estoque) e vem com o pacote Trade Business e com o Kluvan One; veja os preços.

Os fornecedores também podem responder a cotações, confirmar pedidos e enviar notas de entrega pelo portal, descrito em Um portal do cliente para faturas, orçamentos e pagamentos.

Escolha o seu maior fornecedor e confira as próximas dez faturas dele. Se as dez baterem, você ganha tranquilidade. Se não baterem, o controle já se pagou.