Quem somos
O Kluvan é fornecido pela BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (Licença comercial nº 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Quanto aos dados da sua conta (quem você é, o que você paga), nós decidimos como são usados. Quanto aos dados da sua organização (seus clientes, faturas, funcionários, documentos), quem decide é você; nós apenas os tratamos em seu nome para operar o serviço. Esta política explica ambos os casos.
O que coletamos
- Dados da conta: o nome e o país da organização, o nome, o endereço de e-mail e o telefone do proprietário, o idioma que você escolheu, o seu plano, as faturas e as referências de pagamento. Nunca vemos nem guardamos números de cartão; a Stripe cuida do cartão.
- Dados da organização que você insere: clientes, fornecedores e contatos, produtos e preços, estoque, faturas, orçamentos e contas a pagar, projetos e serviços, funcionários com os registros de salário e de ausências, documentos e arquivos, despesas, os usuários que você convida (nomes, endereços de e-mail e funções; qualquer senha é armazenada em forma de hash), as suas configurações — incluindo uma conta de e-mail (SMTP), se você informar uma para o relatório diário; ela é armazenada criptografada.
- Dados técnicos: o endereço IP e a versão do navegador ou do aplicativo de cada solicitação, os horários de acesso e um registro de atividades de quem fez o quê na conta, mantido por segurança e para que você possa consultá-lo na página Equipe.
Por que os usamos
Para operar o serviço para você; para cobrar você e manter os registros exigidos por lei; para manter o serviço seguro e prevenir fraudes; para responder às suas solicitações de suporte; para enviar os e-mails transacionais listados abaixo; e para cumprir obrigações legais. Não usamos os seus dados para publicidade, não criamos perfis com base neles e nunca os vendemos.
Onde são armazenados
O banco principal e os arquivos usam AWS na União Europeia, em Milão, Itália (DynamoDB e S3), o que para a maioria das organizações fica fora do seu próprio país. Fazemos backups diários, mantidos por 35 dias. Serviços externos habilitados, incluindo os provedores LLM descritos abaixo, podem processar dados pertinentes em outras regiões.
Os pagamentos são processados pela Stripe e pela Paymob, de acordo com as respectivas políticas de privacidade. Os e-mails que enviamos passam pelo Amazon SES (AWS); o relatório diário da sua organização é enviado pela sua própria conta de e-mail, quando você configura uma.
Suboperadores e transferências para fora do seu país
Usamos estes suboperadores para operar o serviço:
- Amazon Web Services (AWS), União Europeia (Milão, Itália): hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos e cópias de segurança
- Amazon SES (parte da AWS): entrega dos e-mails que enviamos
- Stripe e Paymob: pagamentos
- O provedor de modelos de IA, para os recursos de IA depois que o proprietário os ativa: Anthropic, e OpenAI quando a organização o escolhe ou para a transcrição de voz
- Serviços que a sua organização conecta por conta própria, por exemplo WhatsApp (Meta) ou Google: recebem o que a conexão exige, conforme os seus próprios termos* Amazon Web Services (AWS), União Europeia (Milão, Itália): hospedagem, banco de dados, armazenamento de arquivos e cópias de segurança
- Amazon SES (parte da AWS): entrega dos e-mails que enviamos
- Stripe e Paymob: pagamentos
- O provedor de modelos de IA, para os recursos de IA depois que o proprietário os ativa: Anthropic, e OpenAI quando a organização o escolhe ou para a transcrição de voz
- Serviços que a sua organização conecta por conta própria, por exemplo WhatsApp (Meta) ou Google: recebem o que a conexão exige, conforme os seus próprios termos
- Microsoft Azure (serviço de fala): os resumos semanais falados opcionais, quando a organização os ativa
Portanto, os dados da sua organização são armazenados e processados fora do seu próprio país. A base dessa transferência é a aceitação, pela sua organização, dos nossos Termos de serviço (/legal/terms), que incluem a sua concordância com esse armazenamento, processamento e transferência. Cada suboperador está vinculado a um contrato que o limita às nossas instruções; para os serviços que você mesmo conecta, aplica-se também o seu próprio acordo com esse serviço.
Como os protegemos
Toda conexão é criptografada (TLS). Os dados de cada organização ficam isolados dos dados das demais organizações no lado do servidor. As informações sigilosas que você nos fornece (uma senha SMTP, credenciais da autoridade fiscal ou de provedores) são armazenadas criptografadas e nunca são gravadas nos registros do sistema. A nossa equipe acessa os seus dados apenas para ajudar você ou corrigir uma falha, e todo acesso desse tipo é registrado.
Quem pode vê-los
- A sua equipe, de acordo com as permissões que você concede a cada usuário, e o contador ou a empresa parceira a quem você conceder acesso.
- A nossa equipe de suporte, somente quando você pede ajuda ou quando corrigimos um problema na sua conta: com um código fornecido por você ou — para coisas simples, como produtos, preços e configurações de documentos — sem código, a menos que você tenha desativado essa opção em Ajuda → Suporte.
- Os nossos suboperadores, relacionados em "Suboperadores e transferências para fora do seu país", cada um sob um contrato que os limita às nossas instruções.
- As autoridades, somente quando a lei nos obrigar.
Os provedores habilitados descritos abaixo também recebem os dados necessários às suas funções. Não vendemos registros da organização a anunciantes ou corretores de dados.
Processamento LLM e sua escolha
Com consentimento versionado do proprietário, o provedor recebe entradas necessárias: perguntas e notas, linhas de relatórios e detalhes pertinentes, nomes, contatos ou mensagens quando relevantes e permitidos, imagens/PDFs de faturas e recibos com campos extraídos, e cabeçalhos com pequena amostra explicitamente aprovada para mapear colunas. Recursos em segundo plano, como o resumo diário, podem enviar dados antes de abrir o aplicativo. Claude incluído usa Anthropic; OpenAI pode ser configurado, inclusive com chave própria. As conexões são criptografadas; o processamento pode ocorrer fora da região principal da AWS.
Retenção, monitoramento de abuso, preservação legal e melhoria de modelos dependem do contrato comercial/API e das configurações. Esses serviços geralmente não treinam com conteúdo do cliente por padrão, mas isso não garante retenção zero, residência regional universal ou tratamento idêntico para toda função ou chave. Consulte os avisos vinculados nos Termos. Mantemos registros, rascunhos ou resultados em cache necessários, além da versão do consentimento e dos registros de uso, custo, segurança e auditoria. Os prazos variam conforme a função e obrigações de exclusão; nem toda resposta é descartada imediatamente.
O proprietário pode recusar IA ou retirar o consentimento em Configurações → IA. Sem consentimento atual, nenhuma nova solicitação LLM é permitida, mesmo em segundo plano ou com chave própria. A retirada é prospectiva e não apaga registros existentes nem dados já enviados. Entrada, mapeamento padrão e importações sem IA continuam disponíveis.
Sua Recepção com IA no WhatsApp
Quando você conecta o seu próprio número do WhatsApp Business à recepção, as mensagens dos seus clientes chegam até nós pelo WhatsApp (Meta), e as respostas saem pela Meta a partir do seu número. Para responder, o aplicativo envia à Anthropic, por uma conexão criptografada, as últimas mensagens da conversa (sem números de cartão e senhas), as imagens que o cliente enviou, os dados e as respostas da sua organização e o que o aplicativo consulta para isso: os preços e a disponibilidade do seu catálogo, o seu horário de funcionamento e as áreas de entrega, e os pedidos e agendamentos daquele cliente. As mensagens de voz são enviadas à OpenAI para serem convertidas em texto, somente quando a opção de voz estiver configurada.
As condições de retenção e uso de dados da seção LLM também se aplicam a essas solicitações. Guardamos as conversas e as imagens por 90 dias (ou pelo período de 30 a 365 dias que você escolher em Configurações → Recepção), para que você e a sua equipe possam vê-las na caixa de entrada; o áudio de uma mensagem de voz não é guardado, apenas o seu texto. Um cliente que escreve STOP não recebe mais mensagens, e você pode apagar a conversa de um cliente na caixa de entrada a qualquer momento. Para não perguntar de novo as mesmas coisas a um cliente, a recepção também guarda um breve resumo das conversas anteriores dele (preferências, perguntas em aberto, números de pedidos e de agendamentos — nunca números de cartão, senhas ou códigos) até que você apague esse cliente ou faça a recepção esquecê-lo pela caixa de entrada; as perguntas que ela não conseguiu responder ficam listadas para você em Configurações → Recepção.
A Recepção responde aos clientes e envia atualizações de pedidos. Se você ativar as campanhas do CRM, as mensagens são enviadas somente aos clientes cujo consentimento você registrou; os descadastramentos e os pedidos de STOP são respeitados, e os registros do CRM são excluídos junto com a sua conta. Ela fica ativa apenas para as organizações que a ativaram; uma organização sem ela não envia nada à Meta, à Anthropic ou à OpenAI por meio dela.
Por quanto tempo os guardamos
Enquanto a sua conta estiver ativa. Quando uma assinatura termina ou o teste expira, a conta passa a ser somente leitura; os seus dados são excluídos 90 dias depois. Se você nos pedir para excluir a conta, aguardamos 7 dias, caso você mude de ideia, e então excluímos tudo; as cópias de segurança expiram em até 35 dias depois disso. As faturas e os registros de pagamento são mantidos pelo período exigido pela legislação contábil (cinco anos).
Dados dos seus clientes, fornecedores e funcionários
As pessoas que você registra no serviço — clientes com os seus telefones e saldos, fornecedores, funcionários — são dados seus, e você é responsável por ter o direito de inseri-los. Nós os tratamos apenas segundo as suas instruções, para operar o serviço; nunca entramos em contato por conta própria com os seus clientes ou funcionários. Se uma pessoa pedir a você para ver, corrigir ou excluir os dados dela, o aplicativo e Configurações → Dados permitem que você o faça, e nós ajudaremos se necessário.
E-mails que enviamos
Somente o que o serviço precisa: códigos de acesso, convites, faturas e recibos de pagamento, lembretes de que um teste ou um pagamento está vencendo e avisos sobre o serviço (uma indisponibilidade programada, uma alteração nestas políticas). Não enviamos e-mails promocionais, a menos que você os solicite, e você sempre pode responder pedindo que paremos.
Os seus direitos
Você pode ver e corrigir os dados da sua conta em Configurações, exportar tudo em Configurações → Dados e nos pedir para excluir a sua conta. Você também pode se opor a um uso dos seus dados ou nos fazer perguntas sobre eles escrevendo para hello@kluvan.com. Se você achar que tratamos os seus dados de forma incorreta, também pode apresentar uma reclamação à autoridade de proteção de dados do seu país.
Alterações desta política
Podemos atualizar esta política; a data no topo indica quando. Uma alteração que afete você é anunciada por e-mail antes de entrar em vigor.
Contato
BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (Licença comercial nº 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Dúvidas sobre privacidade: hello@kluvan.com. Suporte: WhatsApp +1 (650) 442-5630, kluvan.com e a página Ajuda dentro do aplicativo.
Portal do cliente
Os códigos enviados por e-mail aos clientes e as sessões são usados para o acesso ao portal. A equipe escolhe o cliente, a filial e as seções compartilhadas e pode revogar o acesso. O acesso ao portal é independente do consentimento para comunicações promocionais; os registros seguem os controles de retenção e exclusão da conta.
Mercado de fornecedores
O Mercado de fornecedores publica apenas o perfil da empresa e os anúncios de produtos que você enviar expressamente para análise e publicação, incluindo os respectivos dados de contato comerciais. O envio de uma solicitação no mercado compartilha com o fornecedor selecionado o nome do comprador, o contato, o endereço de entrega, os produtos solicitados e as condições acordadas. Cada participante pode ver a solicitação compartilhada com ele; o estoque interno, as listas de clientes e outros registros da organização não são publicados. A exclusão da conta remove os envios públicos e as solicitações de mercado compartilhadas. A outra empresa mantém os seus próprios documentos de compra ou de venda de acordo com as regras de retenção da conta dela.
Importações e registros conectados
Você pode trazer dados autorizados de CSV, Excel ou células coladas, incluindo Google Sheets. A análise e o mapeamento padrão não exigem LLM. O mapeamento opcional com IA envia somente a amostra limitada informada após aprovação. Revise prévia, duplicatas, saldos iniciais e resultados antes de confirmar; você responde pelas fontes e escolhas.
Os produtos compatíveis compartilham registros canônicos da organização para que o mesmo cliente, fornecedor ou transação apareça onde for relevante, conforme permissões. Os vínculos compatíveis que criam lançamentos no Books ficam ativados por padrão; usuários autorizados podem desativá-los individualmente em Configurações → Dados conectados (/settings/data-links). Isso afeta atividades futuras, não lançamentos existentes, e não separa nem duplica cadastros compartilhados. Revise lançamentos e conciliação antes de mudar vínculos; corrigir uma origem pode exigir estorno ou correção explícita.
Resumos falados opcionais
Os resumos de áudio semanais opcionais enviam o texto ao serviço de fala Microsoft Azure. Texto e áudio permanecem na conta como registros do recurso; o provedor segue seus termos e configurações. Todo resumo gerado por LLM exige antes o consentimento de IA da organização.
Entrar com o Google ou o Facebook
Se você escolher Continuar com o Google ou Continuar com o Facebook, esse serviço nos envia seu nome, seu endereço de e-mail (informando se o verificou), um link para sua foto de perfil e um identificador de conta que ele atribui ao nosso aplicativo. Guardamos seu nome, seu e-mail e esse identificador no seu usuário, para fazer sua entrada e mostrar o vínculo em Formas de entrar; não guardamos a foto, não recebemos sua senha, seus contatos nem suas publicações, e nunca publicamos nada em seu nome. O Google e o Facebook tratam a entrada segundo as próprias políticas de privacidade.
Você pode desvincular o Google ou o Facebook a qualquer momento em Formas de entrar: então excluímos o identificador de conta e o nome e o e-mail que vieram com ele. Você também pode remover nosso aplicativo nas configurações do Facebook e pedir ao Facebook que exclua os dados; o Facebook nos avisa, excluímos o vínculo e damos a você um código de confirmação e uma página de status.