Biz kimiz
Kluvan, Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates adresinde bulunan "BytesGlue Software Services and Solutions FZCO" unvanlı şirket (Ticaret lisansı no. 44334, TRN 104978379600003) tarafından sağlanır. Hesabınıza ait verilerin (kim olduğunuz, ne ödediğiniz) nasıl kullanılacağına biz karar veririz. Kuruluşunuza ait verilerin (müşterileriniz, faturalarınız, çalışanlarınız, belgeleriniz) nasıl kullanılacağına ise siz karar verirsiniz; biz bu verileri yalnızca hizmeti yürütmek için sizin adınıza işleriz. Bu politika her ikisini de açıklar.
Topladığımız veriler
- Hesap verileri: kuruluşun adı ve ülkesi, sahibin adı, e-posta adresi ve telefon numarası, seçtiğiniz dil, planınız, faturalar ve ödeme referansları. Kart numaralarını hiçbir zaman görmeyiz ve saklamayız; kart işlemlerini Stripe yürütür.
- Girdiğiniz kuruluş verileri: müşteriler, tedarikçiler ve kişiler, ürünler ve fiyatlar, stok, faturalar, teklifler ve tedarikçi faturaları, projeler ve işler, ücret ve izin kayıtlarıyla birlikte çalışanlar, belgeler ve dosyalar, giderler, davet ettiğiniz kullanıcılar (adlar, e-posta adresleri ve roller; her parola karma değer olarak saklanır), ayarlarınız — günlük rapor için bir e-posta (SMTP) hesabı verirseniz bu hesap da dahil; bu hesap şifrelenmiş olarak saklanır.
- Teknik veriler: her isteğin IP adresi ve tarayıcı veya uygulama sürümü, oturum açma zamanları ve hesapta kimin ne yaptığını gösteren bir etkinlik günlüğü; bu günlük güvenlik amacıyla ve Ekip sayfasında görebilmeniz için tutulur.
Verileri neden kullanırız
Hizmeti sizin için yürütmek; sizi faturalandırmak ve yasanın gerektirdiği kayıtları tutmak; hizmeti güvende tutmak ve dolandırıcılığı önlemek; destek taleplerinizi yanıtlamak; size aşağıda listelenen işlemsel e-postaları göndermek; ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek için. Verilerinizi reklam amacıyla kullanmayız, bu verilerden profil oluşturmayız ve onları hiçbir zaman satmayız.
Verilerin saklandığı yer
Ana uygulama veritabanı ve dosyalar Avrupa Birliği’nde, İtalya, Milano’daki AWS DynamoDB ve S3 üzerinde tutulur; bu, çoğu kuruluş için kendi ülkesinin dışıdır. Günlük yedekler 35 gün saklanır. Aşağıda açıklanan LLM sağlayıcıları dahil etkin dış hizmetler ilgili verileri başka bölgelerde işleyebilir.
Ödemeler, kendi gizlilik politikaları kapsamında Stripe ve Paymob tarafından işlenir. Gönderdiğimiz e-postalar Amazon SES (AWS) üzerinden iletilir; kuruluşunuzun günlük raporu ise, bir e-posta hesabı ayarladığınızda kendi e-posta hesabınız üzerinden gönderilir.
Alt işleyenler ve ülkeniz dışına aktarım
Hizmeti yürütmek için şu alt işleyenleri kullanırız:
- Amazon Web Services (AWS), Avrupa Birliği (Milano, İtalya): barındırma, veritabanı, dosya depolama ve yedekler
- Amazon SES (AWS’nin parçası): gönderdiğimiz e-postaların iletilmesi
- Stripe ve Paymob: ödemeler
- Yapay zekâ model sağlayıcısı, sahip etkinleştirdikten sonra yapay zekâ özellikleri için: Anthropic ve kuruluş seçtiğinde ya da ses dökümü için OpenAI
- Kuruluşunuzun kendisinin bağladığı hizmetler, örneğin WhatsApp (Meta) veya Google: bağlantının gerektirdiğini kendi koşulları kapsamında alır* Amazon Web Services (AWS), Avrupa Birliği (Milano, İtalya): barındırma, veritabanı, dosya depolama ve yedekler
- Amazon SES (AWS’nin parçası): gönderdiğimiz e-postaların iletilmesi
- Stripe ve Paymob: ödemeler
- Yapay zekâ model sağlayıcısı, sahip etkinleştirdikten sonra yapay zekâ özellikleri için: Anthropic ve kuruluş seçtiğinde ya da ses dökümü için OpenAI
- Kuruluşunuzun kendisinin bağladığı hizmetler, örneğin WhatsApp (Meta) veya Google: bağlantının gerektirdiğini kendi koşulları kapsamında alır
- Microsoft Azure (konuşma hizmeti): kuruluş açtığında isteğe bağlı sesli haftalık özetler
Bu nedenle kuruluşunuzun verileri kendi ülkeniz dışında saklanır ve işlenir. Bu aktarımın dayanağı, kuruluşunuzun bu saklama, işleme ve aktarıma onayını içeren Hizmet koşullarımızı (/legal/terms) kabul etmesidir. Her alt işleyen, kendisini talimatlarımızla sınırlayan bir sözleşmeye tabidir; sizin bağladığınız hizmetler için o hizmetle yaptığınız anlaşma da geçerlidir.
Verileri nasıl koruruz
Her bağlantı şifrelenir (TLS). Her kuruluşun verileri sunucu tarafında diğer kuruluşların verilerinden yalıtılır. Bize verdiğiniz gizli bilgiler (bir SMTP parolası, vergi idaresi veya hizmet sağlayıcı kimlik bilgileri) şifrelenmiş olarak saklanır ve hiçbir zaman günlüklere yazılmaz. Çalışanlarımız verilerinize yalnızca size yardım etmek veya bir arızayı gidermek için erişir ve bu tür her erişim günlüğe kaydedilir.
Verileri kimler görebilir
- Ekibiniz, her kullanıcıya verdiğiniz yetkilere göre, ve erişim verdiğiniz muhasebeci veya iş ortağı firma.
- Destek ekibimiz, yalnızca yardım istediğinizde veya hesabınızdaki bir sorunu giderdiğimizde: sizin verdiğiniz bir kodla ya da — ürünler, fiyatlar ve belge ayarları gibi basit şeyler için — Yardım → Destek altında bunu kapatmadıysanız kod olmadan.
- Veri işleyenlerimiz "Alt işleyenler ve ülkeniz dışına aktarım" bölümünde listelenir; her biri, kendilerini talimatlarımızla sınırlayan bir sözleşmeye tabidir.
- Yetkili makamlar, yalnızca yasa bizi zorunlu kıldığında.
Aşağıda açıklanan etkin sağlayıcılar da işlevleri için gereken verileri alır. Kuruluş kayıtlarını reklamcılara veya veri aracılarına satmayız.
LLM işleme ve seçiminiz
Sahibin sürümlü onayıyla LLM sağlayıcısı gerekli girdileri alır: sorular ve notlar; ilgili rapor satırları ve kayıt ayrıntıları; ilgili ve izinli adlar, iletişim bilgileri veya mesajlar; fatura/fiş görüntüleri, PDF ve çıkarılan alanlar; eşleme için açıkça onaylanan küçük örnek ile tablo başlıkları. Günlük özet gibi etkin arka plan özellikleri uygulama açılmadan veri gönderebilir. Dahil Claude için Anthropic kullanılır; kendi anahtarınız dahil OpenAI yapılandırılabilir. Bağlantılar şifrelidir; işleme ana AWS bölgemizin dışında olabilir.
Saklama, kötüye kullanım izleme, hukuki muhafaza ve model geliştirme ticari/API sözleşmesine ve hesap ayarlarına bağlıdır. Bu hizmetler genellikle varsayılan olarak müşteri içeriğiyle eğitim yapmaz; bu, sıfır saklama, her yerde bölgesel veri ikameti veya her özellik/anahtar için aynı işleme garantisi değildir. Koşullardaki sağlayıcı bildirimlerini inceleyin. İş akışı için gerekli kayıtları, taslakları veya önbellek çıktılarını; onay sürümünü ve kullanım, maliyet, güvenlik, denetim kayıtlarını saklarız. Süreler özelliğe ve silme yükümlülüklerine göre değişir; tüm yanıtlar hemen silinmez.
Sahip Ayarlar → Yapay zekâ bölümünden reddedebilir veya onayı geri çekebilir. Güncel onay olmadan arka plan ve kendi anahtarınız dahil yeni kuruluş LLM isteğine izin verilmez. Geri çekme ileriye dönüktür; mevcut iş kayıtlarını veya gönderilmiş bilgileri silmez. Yapay zekâsız giriş, standart eşleme ve aktarım kullanılabilir.
WhatsApp üzerindeki yapay zekâ Ön Büronuz
Kendi WhatsApp Business numaranızı Ön Büro'ya bağladığınızda, müşterilerinizin mesajları WhatsApp (Meta) üzerinden bize ulaşır ve yanıtlar sizin numaranızdan Meta üzerinden gönderilir. Uygulama, yanıt verebilmek için şifrelenmiş bir bağlantı üzerinden Anthropic'e şunları gönderir: konuşmanın son mesajları (kart numaraları ve parolalar çıkarılmış olarak), müşterinin gönderdiği resimler, kuruluşunuzun bilgileri ve yanıtları ve uygulamanın bunun için baktığı bilgiler: kataloğunuzdaki fiyatlar ve stok durumu, çalışma saatleriniz ve teslimat bölgeleriniz ve o müşterinin kendi siparişleri ve randevuları. Sesli mesajlar, yalnızca ses seçeneği kuruluysa, metne dönüştürülmek üzere OpenAI'ye gönderilir.
Yukarıdaki LLM bölümünün saklama ve veri kullanımı koşulları bu istekler için de geçerlidir. Siz ve ekibiniz gelen kutusunda görebilesiniz diye konuşmaları ve resimleri 90 gün (veya Ayarlar → Ön Büro bölümünde seçtiğiniz 30 ila 365 gün) saklarız; sesli mesajın sesi saklanmaz, yalnızca metni saklanır. STOP yazan bir müşteriye artık mesaj gönderilmez ve bir müşterinin konuşmasını istediğiniz zaman gelen kutusundan silebilirsiniz. Ön Büro, bir müşteriye aynı şeyleri yeniden sormamak için o müşteriyle yapılan önceki konuşmaların kısa bir özetini de (tercihleri, açık soruları, sipariş ve randevu numaraları — hiçbir zaman kart numaraları, parolalar veya kodlar değil), siz o müşteriyi silene veya gelen kutusundan Ön Büro'nun onu unutmasını sağlayana kadar saklar; Ön Büro'nun yanıtlayamadığı sorular Ayarlar → Ön Büro bölümünde sizin için listelenir.
Ön Büro müşterilere yanıt verir ve sipariş güncellemeleri gönderir. CRM kampanyalarını etkinleştirirseniz, mesajlar yalnızca iznini kaydettiğiniz müşterilere gönderilir; abonelikten çıkma ve STOP talepleri yerine getirilir ve CRM kayıtları hesabınızla birlikte silinir. Ön Büro yalnızca onu açan kuruluşlar için açıktır; Ön Büro'yu açmamış bir kuruluş onun aracılığıyla Meta'ya, Anthropic'e veya OpenAI'ye hiçbir şey göndermez.
Verileri ne kadar süre saklarız
Hesabınız etkin olduğu sürece. Bir abonelik sona erdiğinde veya deneme süresi dolduğunda hesap salt okunur olur; verileri 90 gün sonra silinir. Hesabın silinmesini isterseniz, fikrinizi değiştirmeniz ihtimaline karşı 7 gün bekler ve ardından her şeyi sileriz; yedekler bundan sonraki 35 gün içinde sona erer. Faturalar ve ödeme kayıtları, muhasebe mevzuatının gerektirdiği süre boyunca (beş yıl) saklanır.
Müşterilerinizin, tedarikçilerinizin ve çalışanlarınızın verileri
Hizmete kaydettiğiniz kişiler — telefon numaraları ve bakiyeleriyle müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar — sizin verilerinizdir ve bu verileri girme hakkına sahip olmaktan siz sorumlusunuz. Bu verileri yalnızca sizin talimatlarınız doğrultusunda, hizmeti yürütmek için işleriz; müşterilerinizle veya çalışanlarınızla hiçbir zaman kendimiz iletişime geçmeyiz. Bir kişi sizden verilerini görmek, düzeltmek veya silmek isterse, uygulama ve Ayarlar → Veriler bunu yapmanızı sağlar; gerekirse biz de yardımcı oluruz.
Gönderdiğimiz e-postalar
Yalnızca hizmetin gerektirdikleri: oturum açma kodları, davetler, faturalar ve ödeme makbuzları, deneme süresinin bitmek üzere olduğuna veya bir ödemenin vadesinin geldiğine dair hatırlatmalar ve hizmetle ilgili bildirimler (planlı bir kesinti, bu politikalarda bir değişiklik). Siz istemedikçe pazarlama e-postası göndermeyiz ve göndermeyi bırakmamızı istemek için her zaman yanıt verebilirsiniz.
Haklarınız
Hesap verilerinizi Ayarlar'da görebilir ve düzeltebilir, her şeyi Ayarlar → Veriler bölümünden dışa aktarabilir ve hesabınızın silinmesini bizden isteyebilirsiniz. Ayrıca hello@kluvan.com adresine yazarak verilerinizin bir kullanımına itiraz edebilir veya verileriniz hakkında bize sorular sorabilirsiniz. Verilerinizi yanlış işlediğimizi düşünüyorsanız, ülkenizin veri koruma otoritesine de şikâyette bulunabilirsiniz.
Bu politikadaki değişiklikler
Bu politikayı güncelleyebiliriz; en üstteki tarih ne zaman güncellendiğini gösterir. Sizi etkileyen bir değişiklik, yürürlüğe girmeden önce e-postayla duyurulur.
İletişim
"BytesGlue Software Services and Solutions FZCO" (Ticaret lisansı no. 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Gizlilik soruları: hello@kluvan.com. Destek: WhatsApp +1 (650) 442-5630, kluvan.com ve uygulama içindeki Yardım sayfası.
Müşteri Portalı
Portal erişimi için müşteri e-posta kodları ve oturumları kullanılır. Çalışanlar müşteriyi, şubeyi ve paylaşılan bölümleri seçer ve erişimi iptal edebilir. Portal erişimi pazarlama izninden ayrıdır; kayıtlar hesabın saklama ve silme ayarlarına tabidir.
Tedarikçi Pazarı
Tedarikçi Pazarı yalnızca, inceleme ve yayın için açıkça gönderdiğiniz işletme profilini ve ürün ilanlarını, işletme iletişim bilgileriyle birlikte yayımlar. Bir pazar talebi gönderildiğinde alıcı adı, iletişim bilgileri, teslimat adresi, talep edilen mallar ve kararlaştırılan koşullar seçilen tedarikçiyle paylaşılır. Her katılımcı kendisiyle paylaşılan talebi görebilir; dahili stok, müşteri listeleri ve kuruluşa ait diğer kayıtlar yayımlanmaz. Hesabın silinmesi, herkese açık gönderimleri ve paylaşılan pazar taleplerini kaldırır. Diğer işletme, kendi satın alma veya satış belgelerini kendi hesabının saklama kurallarına göre saklamaya devam eder.
Aktarımlar ve bağlantılı kayıtlar
Yetkili verileri CSV, Excel veya Google Sheets dahil yapıştırılan hücrelerden getirebilirsiniz. Standart ayrıştırma ve eşleme LLM gerektirmez. İsteğe bağlı yapay zekâ eşlemesi yalnızca bildirilen sınırlı örneği onaydan sonra gönderir. Aktarımı onaylamadan önce önizlemeyi, tekrarları, açılış bakiyelerini ve bulguları inceleyin; kaynak ve seçimlerden siz sorumlusunuz.
Uygun ürünler kuruluşun temel kayıtlarını paylaşır; aynı müşteri, tedarikçi veya işlem erişim haklarına göre ilgili yerlerde görünür. Books kaydı oluşturan desteklenen bağlantılar varsayılan olarak açıktır; yetkililer bunları Ayarlar → Bağlantılı veriler (/settings/data-links) bölümünde ayrı ayrı kapatabilir. Bu, mevcut kayıtları değil gelecekteki etkinlikleri etkiler ve paylaşılan ana kayıtları bölmez veya çoğaltmaz. Bağlantıyı değiştirmeden önce kayıtları ve mutabakatı inceleyin; kaynak düzeltmesi açık bir ters kayıt veya düzeltme gerektirebilir.
İsteğe bağlı sesli özetler
İsteğe bağlı haftalık sesli özetler metni Microsoft Azure konuşma hizmetine gönderir. Metin ve ses hesabınızda özellik kayıtları olarak kalır; sağlayıcının geçerli koşulları ve ayarları uygulanır. LLM ile oluşturulan her özet önce kuruluşun yapay zekâ onayını gerektirir.
Google veya Facebook ile giriş
Google ile devam et veya Facebook ile devam et seçeneğini seçerseniz, o hizmet bize adınızı, e-posta adresinizi (doğrulayıp doğrulamadığıyla birlikte), profil fotoğrafınızın bağlantısını ve uygulamamıza verdiği bir hesap kimliğini gönderir. Adınızı, e-posta adresinizi ve bu hesap kimliğini, giriş yapmanız ve bağlantıyı Giriş yöntemleri bölümünde göstermek için kullanıcınızda saklarız; fotoğrafı saklamayız, parolanızı, kişilerinizi veya paylaşımlarınızı almayız ve sizin adınıza asla bir şey paylaşmayız. Google ve Facebook girişi kendi gizlilik politikalarına göre işler.
Google veya Facebook bağlantısını istediğiniz zaman Giriş yöntemleri bölümünden kaldırabilirsiniz: bu durumda hesap kimliğini ve onunla gelen adı ve e-postayı sileriz. Ayrıca Facebook ayarlarınızdan uygulamamızı kaldırıp Facebook'tan verilerin silinmesini isteyebilirsiniz; Facebook bize bildirir, bağlantıyı sileriz ve size bir onay kodu ile bir durum sayfası veririz.