Qui nous sommes
Kluvan est fourni par BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (licence commerciale n° 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Pour les données de votre compte (qui vous êtes, ce que vous payez), c'est nous qui décidons de la manière dont elles sont utilisées. Pour les données de votre organisation (vos clients, factures, employés, documents), c'est vous qui décidez ; nous les traitons uniquement pour votre compte, afin de faire fonctionner le service. La présente politique explique les deux.
Ce que nous collectons
- Données du compte : le nom et le pays de l'organisation, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du propriétaire, la langue que vous avez choisie, votre formule, vos factures et vos références de paiement. Nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte ; c'est Stripe qui traite la carte.
- Données de l'organisation que vous saisissez : clients, fournisseurs et contacts, produits et prix, stock, factures, devis et factures fournisseurs, projets et interventions, employés avec leurs données de rémunération et de congés, documents et fichiers, dépenses, les utilisateurs que vous invitez (noms, adresses e-mail et rôles ; tout mot de passe est stocké sous forme hachée), vos paramètres — y compris un compte e-mail (SMTP) si vous en fournissez un pour le rapport quotidien ; il est stocké chiffré.
- Données techniques : l'adresse IP et la version du navigateur ou de l'application de chaque requête, les heures de connexion, et un journal d'activité indiquant qui a fait quoi dans le compte, conservé pour des raisons de sécurité et pour que vous puissiez le consulter sur la page Équipe.
Pourquoi nous les utilisons
Pour faire fonctionner le service pour vous ; pour vous facturer et tenir les registres exigés par la loi ; pour assurer la sécurité du service et prévenir la fraude ; pour répondre à vos demandes de support ; pour vous envoyer les e-mails transactionnels énumérés ci-dessous ; et pour respecter nos obligations légales. Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires, nous n'établissons pas de profils à partir de celles-ci et nous ne les vendons jamais.
Où elles sont stockées
La base principale et les fichiers de l’application sont hébergés sur AWS dans l’Union européenne, à Milan, Italie (DynamoDB et S3), ce qui, pour la plupart des organisations, est hors de leur propre pays. Sauvegardes quotidiennes conservées 35 jours. Des services externes activés, notamment les fournisseurs LLM décrits ci-dessous, peuvent traiter des données pertinentes dans d’autres régions.
Les paiements sont traités par Stripe et Paymob, conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Les e-mails que nous envoyons passent par Amazon SES (AWS) ; le rapport quotidien de votre organisation est envoyé depuis votre propre compte e-mail lorsque vous en configurez un.
Sous-traitants ultérieurs et transferts hors de votre pays
Nous faisons appel à ces sous-traitants ultérieurs pour faire fonctionner le service :
- Amazon Web Services (AWS), Union européenne (Milan, Italie) : hébergement, base de données, stockage de fichiers et sauvegardes
- Amazon SES (AWS) : envoi des e-mails que nous expédions
- Stripe et Paymob : paiements
- Le fournisseur de modèles d’IA, pour les fonctions IA une fois que le propriétaire les active : Anthropic, et OpenAI lorsque l’organisation le choisit ou pour la transcription vocale
- Les services que votre organisation connecte elle-même, par exemple WhatsApp (Meta) ou Google : ils reçoivent ce dont la connexion a besoin, selon leurs propres conditions* Amazon Web Services (AWS), Union européenne (Milan, Italie) : hébergement, base de données, stockage de fichiers et sauvegardes
- Amazon SES (AWS) : envoi des e-mails que nous expédions
- Stripe et Paymob : paiements
- Le fournisseur de modèles d’IA, pour les fonctions IA une fois que le propriétaire les active : Anthropic, et OpenAI lorsque l’organisation le choisit ou pour la transcription vocale
- Les services que votre organisation connecte elle-même, par exemple WhatsApp (Meta) ou Google : ils reçoivent ce dont la connexion a besoin, selon leurs propres conditions
- Microsoft Azure (service vocal) : les résumés hebdomadaires parlés facultatifs, lorsque l’organisation les active
Les données de votre organisation sont donc stockées et traitées hors de votre propre pays. La base de ce transfert est l’acceptation par votre organisation de nos Conditions d’utilisation (/legal/terms), qui comprennent son consentement à ce stockage, à ce traitement et à ce transfert. Chaque sous-traitant ultérieur est lié par un contrat qui le limite à nos instructions ; pour les services que vous connectez vous-même, votre propre accord avec ce service s’applique également.
Comment nous les protégeons
Toutes les connexions sont chiffrées (TLS). Les données de chaque organisation sont isolées de celles des autres organisations côté serveur. Les secrets que vous nous confiez (un mot de passe SMTP, des identifiants de l'administration fiscale ou d'un prestataire) sont stockés chiffrés et ne sont jamais écrits dans les journaux. Notre personnel n'accède à vos données que pour vous aider ou pour corriger une panne, et chacun de ces accès est journalisé.
Qui peut les voir
- Votre équipe, selon les droits que vous accordez à chaque utilisateur, ainsi que le cabinet comptable ou partenaire auquel vous donnez accès.
- Notre équipe de support, uniquement lorsque vous demandez de l'aide ou lorsque nous corrigeons un problème dans votre compte : avec un code que vous fournissez, ou — pour des éléments simples comme les produits, les prix et les paramètres des documents — sans code, sauf si vous avez désactivé cette option dans Aide → Support.
- Nos sous-traitants, énumérés sous « Sous-traitants ultérieurs et transferts hors de votre pays », chacun en vertu d'un contrat qui les limite à nos instructions.
- Les autorités, uniquement lorsque la loi nous y oblige.
Les fournisseurs activés décrits ci-dessous reçoivent également les données nécessaires à leurs fonctions. Nous ne vendons pas les dossiers de l’organisation aux annonceurs ou courtiers en données.
Traitement LLM et votre choix
Après consentement versionné du propriétaire, le fournisseur LLM reçoit les entrées nécessaires : questions et notes, lignes de rapports et détails pertinents, noms, coordonnées ou messages si nécessaires et autorisés, images/PDF de factures ou reçus et champs extraits, en-têtes et petit échantillon explicitement approuvé pour le mappage. Les fonctions en arrière-plan, notamment la synthèse quotidienne, peuvent envoyer des données avant l’ouverture de l’app. L’IA Claude incluse utilise Anthropic ; OpenAI peut être configuré, y compris avec votre clé. Les connexions sont chiffrées ; les traitements peuvent avoir lieu hors de notre région AWS principale.
Conservation, surveillance des abus, obligations légales et amélioration des modèles dépendent du contrat commercial/API et des paramètres du compte. Ces services n’entraînent généralement pas leurs modèles sur le contenu client par défaut ; cela ne garantit ni absence de conservation, ni résidence régionale universelle, ni traitement identique de toutes les fonctions ou clés. Consultez les notices liées dans nos Conditions. Nous conservons les dossiers, brouillons ou sorties en cache nécessaires au service, ainsi que la version du consentement et les journaux d’usage, de coût, de sécurité et d’audit. Les durées varient selon la fonction et nos obligations de suppression ; toutes les réponses ne sont pas immédiatement supprimées.
Le propriétaire peut refuser l’IA ou retirer son consentement dans Paramètres → IA. Aucune nouvelle demande LLM, même en arrière-plan ou avec votre clé, n’est permise sans consentement actuel. Le retrait est prospectif ; il n’efface pas les dossiers existants ni les données déjà envoyées. Saisie, mappage classique et imports sans IA restent disponibles.
Votre Réception IA sur WhatsApp
Lorsque vous connectez votre propre numéro WhatsApp Business à la Réception, les messages de vos clients nous parviennent par WhatsApp (Meta), et les réponses partent par Meta depuis votre numéro. Pour répondre, l'application envoie à Anthropic, via une connexion chiffrée, les derniers messages de la conversation (numéros de carte et mots de passe retirés), les photos envoyées par le client, les informations et réponses de votre organisation, ainsi que ce que l'application recherche pour y répondre : les prix et la disponibilité des produits de votre catalogue, vos horaires d'ouverture et vos zones de livraison, et les commandes et réservations de ce client. Les messages vocaux sont envoyés à OpenAI pour être transcrits en texte, uniquement lorsque l'option vocale est configurée.
Les conditions de conservation et d’utilisation des données du paragraphe LLM s’appliquent également à ces demandes. Nous conservons les conversations et les photos pendant 90 jours (ou la durée de 30 à 365 jours que vous choisissez dans Paramètres → Réception), afin que vous et votre équipe puissiez les consulter dans la boîte de réception ; l'audio d'un message vocal n'est pas conservé, seul son texte l'est. Un client qui écrit STOP ne reçoit plus de messages, et vous pouvez effacer la conversation d'un client depuis la boîte de réception à tout moment. Pour éviter de redemander les mêmes choses à un client, la Réception conserve également un bref résumé de ses conversations précédentes (ses préférences, ses questions en suspens, ses numéros de commande et de réservation — jamais de numéros de carte, de mots de passe ni de codes) jusqu'à ce que vous effaciez ce client ou que vous demandiez à la Réception de l'oublier depuis la boîte de réception ; les questions auxquelles elle n'a pas pu répondre sont listées pour vous dans Paramètres → Réception.
La Réception répond aux clients et envoie des mises à jour de commande. Si vous activez les campagnes CRM, les messages ne sont envoyés qu'aux clients dont vous avez enregistré le consentement ; les désinscriptions et les demandes STOP sont respectées, et les enregistrements CRM sont supprimés avec votre compte. La Réception n'est active que pour les organisations qui l'ont activée ; une organisation qui ne l'utilise pas n'envoie rien, par son intermédiaire, à Meta, à Anthropic ni à OpenAI.
Durée de conservation
Tant que votre compte est actif. Lorsqu'un abonnement prend fin ou que l'essai expire, le compte passe en lecture seule ; ses données sont supprimées 90 jours plus tard. Si vous nous demandez de supprimer le compte, nous attendons 7 jours au cas où vous changeriez d'avis, puis nous supprimons tout ; les sauvegardes expirent dans les 35 jours qui suivent. Les factures et les justificatifs de paiement sont conservés pendant la durée exigée par la législation comptable (cinq ans).
Les données de vos clients, fournisseurs et employés
Les personnes que vous enregistrez dans le service — clients avec leurs numéros de téléphone et leurs soldes, fournisseurs, employés — constituent vos données, et il vous appartient de disposer du droit de les saisir. Nous ne les traitons que sur vos instructions, pour faire fonctionner le service ; nous ne contactons jamais nous-mêmes vos clients ni vos employés. Si une personne vous demande de consulter, de corriger ou de supprimer ses données, l'application et Paramètres → Données vous permettent de le faire, et nous vous aiderons si nécessaire.
Les e-mails que nous envoyons
Uniquement ce dont le service a besoin : codes de connexion, invitations, factures et reçus de paiement, rappels lorsqu'un essai arrive à échéance ou qu'un paiement est dû, et avis concernant le service (une interruption planifiée, une modification des présentes politiques). Nous n'envoyons pas d'e-mails marketing sauf si vous le demandez, et vous pouvez toujours répondre pour nous demander d'arrêter.
Vos droits
Vous pouvez consulter et corriger les données de votre compte dans Paramètres, tout exporter depuis Paramètres → Données et nous demander de supprimer votre compte. Vous pouvez également vous opposer à une utilisation de vos données ou nous poser des questions à leur sujet en écrivant à hello@kluvan.com. Si vous estimez que nous avons traité vos données de manière inappropriée, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays.
Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique ; la date figurant en haut indique quand. Toute modification qui vous concerne est annoncée par e-mail avant son entrée en vigueur.
Contact
BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (licence commerciale n° 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Questions relatives à la confidentialité : hello@kluvan.com. Support : WhatsApp +1 (650) 442-5630, kluvan.com et la page Aide dans l'application.
Portail client
Les codes envoyés par e-mail aux clients et les sessions servent à l'accès au portail. Le personnel choisit le client, la succursale et les sections partagées, et peut révoquer l'accès. L'accès au portail est distinct du consentement marketing ; les enregistrements suivent les règles de conservation et de suppression du compte.
Place de marché fournisseurs
La Place de marché fournisseurs ne publie que le profil d'entreprise et les offres de produits que vous soumettez expressément pour vérification et publication, y compris leurs coordonnées professionnelles. L'envoi d'une demande sur la place de marché communique au fournisseur sélectionné le nom de l'acheteur, le contact, l'adresse de livraison, les marchandises demandées et les conditions convenues. Chaque participant peut voir la demande qui le concerne ; le stock interne, les listes de clients et les autres enregistrements de l'organisation ne sont pas publiés. La suppression du compte retire les soumissions publiques et les demandes partagées sur la place de marché. L'autre entreprise conserve ses propres documents d'achat ou de vente selon les règles de conservation de son compte.
Imports et données liées
Vous pouvez importer des données autorisées depuis CSV, Excel ou des cellules copiées, notamment Google Sheets. L’analyse et le mappage classiques n’exigent pas de LLM. Le mappage IA facultatif envoie uniquement l’échantillon limité annoncé après accord. Vérifiez aperçu, doublons, soldes initiaux et résultats avant validation ; vous êtes responsable des sources et des choix.
Les produits concernés partagent les mêmes dossiers de l’organisation afin qu’un client, fournisseur ou mouvement apparaisse là où il est utile, selon les droits. Les liens pris en charge qui créent des écritures Books sont activés par défaut ; les utilisateurs autorisés peuvent les désactiver individuellement dans Paramètres → Données connectées (/settings/data-links). Cela concerne les opérations futures, pas les écritures existantes, et ne sépare ni ne duplique les fichiers de référence partagés. Vérifiez écritures et rapprochements avant modification ; corriger une source peut nécessiter une extourne ou correction explicite.
Synthèses audio facultatives
Les synthèses audio hebdomadaires facultatives envoient le texte au service vocal Microsoft Azure. Texte et audio restent dans votre compte comme dossiers de la fonction ; le fournisseur applique ses conditions et paramètres. Toute synthèse produite par LLM exige d’abord le consentement IA de l’organisation.
Se connecter avec Google ou Facebook
Si vous choisissez Continuer avec Google ou Continuer avec Facebook, ce service nous envoie votre nom, votre adresse e-mail (en indiquant s'il l'a vérifiée), un lien vers votre photo de profil et un identifiant de compte qu'il attribue à notre application. Nous conservons votre nom, votre adresse e-mail et cet identifiant sur votre utilisateur, pour vous connecter et afficher la liaison dans Modes de connexion ; nous ne conservons pas la photo, nous ne recevons ni votre mot de passe, ni vos contacts, ni vos publications, et nous ne publions jamais rien en votre nom. Google et Facebook traitent la connexion selon leur propre politique de confidentialité.
Vous pouvez dissocier Google ou Facebook à tout moment dans Modes de connexion : nous supprimons alors l'identifiant de compte ainsi que le nom et l'e-mail reçus avec lui. Vous pouvez aussi retirer notre application dans vos paramètres Facebook et demander à Facebook de supprimer les données ; Facebook nous en informe, nous supprimons la liaison et vous donnons un code de confirmation et une page de suivi.