Le service
Kluvan est un service en ligne qui réunit les applications d'une entreprise — clients, ventes et support, comptabilité et factures, projets et interventions, stocks, RH et plus encore — sur un seul compte et un seul abonnement pour votre organisation : l'application web app.kluvan.com et les serveurs qui la font fonctionner. Il est fourni par BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (licence commerciale n° 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates, ci-après "nous" dans les présentes conditions.
En ouvrant un compte ou en utilisant le service, vous acceptez les présentes conditions ainsi que notre Politique de confidentialité. Si vous vous inscrivez pour le compte d'une société ou d'une autre organisation, vous confirmez être habilité à l'engager au titre des présentes conditions.
Votre compte
Vous vous inscrivez avec une adresse e-mail valide ; les codes de connexion y sont envoyés, veillez donc à la tenir à jour. Vous êtes responsable de tout ce qui est fait au moyen de votre compte et par les utilisateurs que vous invitez, ainsi que des droits que vous accordez à chacun d'eux.
Vous devez être âgé d'au moins 18 ans. Informez-nous immédiatement si vous pensez que quelqu'un utilise votre compte sans autorisation.
Formules et prix
Le service est vendu sous la forme d'un abonnement unique pour votre organisation, selon l'une des formules suivantes :
- une application seule : la formule de chaque application inclut les 3 premiers utilisateurs complets de l'organisation, partagés entre toutes les applications qu'elle achète
- le pack Sales & Customer Care : CRM, Boîte de réception, Support, Flux de travail, Portail
- le pack Service Business : CRM, Projets, Services et interventions, Comptabilité, Contrats et signature, Portail, Recouvrement, Qualité
- le pack Trade Business : Stocks, Achats, Commerce de gros, Comptabilité, Recouvrement, Qualité
- Kluvan One : toutes les applications
Les applications sont vendues séparément : l'achat d'une application n'en inclut jamais une autre, sauf dans un pack ou dans Kluvan One. Certaines applications ont besoin d'une autre application pour fonctionner (par exemple, Achats nécessite Stocks) ; la page Formule l'indique.
Chaque formule inclut un nombre d'utilisateurs : des utilisateurs complets (quel que soit le rôle que vous leur attribuez) et, dans les packs et Kluvan One, également des utilisateurs terrain (interventions, livraisons et listes de contrôle sur le téléphone) et des employés à accès restreint (libre-service : congés, bulletins de paie, notes de frais). Des utilisateurs supplémentaires de chaque type peuvent être ajoutés aux prix indiqués sur la page Formule ; les utilisateurs sont décomptés chaque mois sur la base du nombre le plus élevé atteint au cours de ce mois. Les utilisateurs du portail (les personnes de vos clients et fournisseurs) ainsi qu'un cabinet comptable ou partenaire auquel vous donnez accès sont gratuits.
Les prix sont exprimés par mois et facturés annuellement : l'année est payée d'avance. Une formule peut aussi être facturée mensuellement, moyennant une majoration de 20 % par mois.
Codes promo : un code valide, saisi lors de l'inscription ou sur les pages Facturation avant le paiement, donne droit à la remise qu'il indique — sur la formule, les utilisateurs supplémentaires et les modules complémentaires sans distinction — pendant le nombre de mois payés qu'il indique, décomptés à partir du premier paiement qui l'utilise (résilier puis revenir ne fait pas repartir ce décompte) ; les prix pleins s'appliquent ensuite. Un seul code par organisation (un code d'invitation d'une autre organisation peut néanmoins y être ajouté : il donne droit à un mois de crédit gratuit au lieu d'une seconde remise). Un code peut être limité à certaines formules, aux nouveaux abonnements, à une période ou à un nombre d'organisations, et nous pouvons mettre fin à un code ; la fin d'un code ne modifie pas la remise dont bénéficie déjà une organisation.
Les prix sont affichés et facturés en dollars américains (USD) et s'entendent hors TVA : la TVA est ajoutée sur la facture lorsque la loi l'exige. Notre TRN : 104978379600003. Le contenu de chaque formule (applications, utilisateurs, quotas, fonctionnalités) est indiqué sur la page Formule dans l'application ; cette liste fait partie des présentes conditions.
Nous pouvons modifier les prix. Une modification s'applique à compter de votre prochaine période de facturation (année ou mois) suivant notre notification par e-mail adressée au moins 30 jours à l'avance ; une période déjà payée conserve son prix. Si vous ne souhaitez pas le nouveau prix, résiliez avant son entrée en vigueur.
Essai gratuit
Une nouvelle organisation bénéficie gratuitement de 30 jours de Kluvan One — toutes les applications —, sans carte et sans engagement. Pendant l'essai, toutes les applications et fonctions restent ouvertes quelle que soit la formule choisie, et changer de formule ne désactive jamais une application ; les limites de la formule s'appliquent dès le paiement. Si vous choisissez et payez une formule pendant l'essai, vous conservez les jours d'essai restants : la période payée commence à la fin de l'essai.
Ce qui nous coûte de l'argent est plafonné pendant l'essai : 100 crédits IA pour toute la durée de l'essai, 50 e-mails par jour à vos clients via notre service d'envoi et 1 Go de stockage de fichiers. WhatsApp fonctionne avec votre propre compte WhatsApp Business, et la synchronisation bancaire et la facturation électronique via notre compte s'ouvrent avec l'abonnement (la facturation électronique avec la propre clé de prestataire de votre organisation fonctionne pendant l'essai). Les paiements, l'invitation de membres de l'équipe et les e-mails aux clients attendent la confirmation de l'adresse e-mail utilisée à l'inscription.
Lorsque l'essai prend fin sans formule payante, le compte passe en lecture seule : vous pouvez toujours consulter et exporter vos données, et le choix d'une formule le réactive. Rien n'est facturé tant que vous ne choisissez pas de formule.
Paiement et renouvellement
Les formules sont payées d'avance, pour l'année ou pour le mois. Vous pouvez payer par carte via Stripe — nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte — ou par virement bancaire en utilisant la référence indiquée sur la page de paiement.
Un abonnement payé par carte se renouvelle automatiquement à la fin de chaque période — chaque année en facturation annuelle, chaque mois en facturation mensuelle — jusqu'à ce que vous le résiliiez depuis la page Facturation. Un virement bancaire paie la période qu'il couvre (une année ou un mois) ; vous payez de nouveau pour la suivante. Vos factures se trouvent sur la page Facturation.
En cas de retard de paiement, une courte période de grâce s'applique ; à son issue, le compte passe en lecture seule jusqu'au paiement. Tout reprend dès réception du paiement.
Remboursements
Les remboursements — y compris le remboursement sous 14 jours de votre premier paiement — et les crédits en cas d'interruption sont décrits dans notre Politique de remboursement (/legal/refunds), qui fait partie des présentes conditions.
Utilisation acceptable
Utilisez le service pour votre propre organisation, ou pour les organisations de votre groupe, et dans le respect de la loi. Il vous est interdit de :
- tenter de pénétrer, de surcharger ou de perturber le service ou les comptes d'autres clients
- copier, revendre ou partager l'accès au service avec des personnes extérieures à votre organisation (le cabinet comptable ou partenaire auquel vous donnez accès dans l'application est autorisé)
- procéder à l'ingénierie inverse du logiciel au-delà de ce que la loi autorise
- utiliser le service à des fins de fraude, de blanchiment d'argent ou pour toute activité illégale
Vous êtes responsable des obligations légales et fiscales de votre propre entreprise, telles que l'émission de factures correctes et, lorsque votre pays l'exige, de factures électroniques, ainsi que de la vérification des montants fiscaux et de paie avec votre comptable. Le service est un outil ; vous demeurez responsable envers vos clients, vos employés et les autorités.
Nous pouvons suspendre un compte qui enfreint ces règles après vous en avoir informé, ou immédiatement lorsque l'infraction porte préjudice au service ou à d'autres clients.
Quotas et usage raisonnable
Les crédits IA forment un solde unique partagé par l’organisation et utilisé par toutes les fonctions IA : le lecteur de factures et le passage des factures en comptabilité, Demander, le brief quotidien, l’atelier IA, la transcription vocale et la Réception. Un crédit représente 0,01 USD. Facturation → Crédits IA affiche les crédits inclus, achetés, restants et réservés. Une conversation écrite de la Réception utilise 15 crédits pour jusqu’à 8 réponses en 24 heures, et un appel en direct 8 crédits par minute ; les autres usages sont facturés au coût mesuré du fournisseur du modèle, converti en crédits et arrondi au crédit entier supérieur. Une réserve prudente précède l’envoi, puis est régularisée selon l’usage déclaré ; les demandes non résolues peuvent conserver une réserve. L’essai inclut 100 crédits pour toute sa durée ; les forfaits gratuits HR Starter et Books Starter incluent 150 crédits une seule fois ; les forfaits payants incluent les crédits indiqués sur la page du forfait pour chaque période de facturation, plus une allocation IA mensuelle qui augmente avec le montant net de l’abonnement. Les crédits inclus sont renouvelés à chaque période de facturation et ne sont pas reportés. Les crédits achetés sont vendus par packs de 1 000, 5 000 ou 10 000 au prix et à la taxe affichés avant paiement et n’expirent jamais. L’usage au-delà des crédits inclus est désactivé par défaut et exige un plafond mensuel fixé par le propriétaire ; aucune recharge ni aucun dépassement n’est facturé automatiquement sans consentement. L’IA s’arrête si le solde est insuffisant. Avec votre propre clé, les demandes ne consomment aucun crédit Kluvan et relèvent de la facturation du fournisseur et de limites de sécurité distinctes. La saisie, les imports et les calculs sans IA restent accessibles selon votre forfait. Stockage et signature suivent les limites du forfait.
Le menu en ligne et la boutique en ligne sont destinés aux visiteurs habituels d'une organisation : jusqu'à 50 000 pages vues et 1 500 commandes en ligne par mois. Au-delà de ces chiffres, rien ne s'arrête : vos pages continuent de fonctionner. Nous vous en informons par e-mail et pouvons discuter avec vous de la formule adaptée à votre trafic.
Nous ne modifions ces chiffres que moyennant un préavis, comme indiqué sous "Modifications des présentes conditions".
Disponibilité et support
Nous nous efforçons de maintenir le service en fonctionnement en permanence, mais nous ne pouvons pas garantir qu'il ne sera jamais interrompu. Nous annonçons les opérations de maintenance planifiées lorsque cela est possible.
Si le service est indisponible pendant plus de 24 heures au cours d'un même mois de facturation, vous bénéficiez d'un crédit au prorata, comme le décrit notre Politique de remboursement. Le support est accessible via kluvan.com et la page Aide dans l'application.
Aide sans code : lorsque vous demandez de l'aide, notre équipe de support peut ouvrir votre compte et corriger des éléments simples — produits, prix, catégories, photos, stock, paramètres des documents et des taxes, et le menu en ligne — sans que vous ayez à lui communiquer un code. Elle ne peut jamais toucher à la facturation et au paiement, aux utilisateurs et aux mots de passe, aux exports ni à la suppression. Chaque modification est inscrite dans votre journal d'activité, et vous recevez un e-mail récapitulant les modifications lorsqu'elles sont terminées. Cette option est activée, sauf si vous la désactivez dans Aide → Support → «Autoriser le support Kluvan à m'aider sans code». Les interventions plus importantes nécessitent toujours un code valable une heure que vous fournissez.
Vos données
Les données que vous saisissez dans le service — clients, factures, projets, employés, documents, paramètres — vous appartiennent. Nous ne les utilisons que pour faire fonctionner le service pour vous, comme l'explique notre Politique de confidentialité.
Vous pouvez en exporter une copie complète à tout moment depuis Paramètres → Données, et vous pouvez nous demander de supprimer votre compte. Après une demande de suppression, nous conservons les données pendant 7 jours au cas où vous changeriez d'avis, puis nous les supprimons. Nous effectuons des sauvegardes quotidiennes afin qu'une défaillance de notre part n'entraîne pas la perte de vos enregistrements.
Où vos données sont stockées
Les données de votre organisation sont stockées et traitées sur des serveurs situés hors de votre propre pays : aujourd’hui chez Amazon Web Services (AWS) dans l’Union européenne (Milan, Italie). Certains des prestataires que nous utilisons, ainsi que les services que vous connectez vous-même, peuvent traiter des données dans d’autres pays ; notre Politique de confidentialité (/legal/privacy) les énumère.
En acceptant ces conditions, votre organisation consent à ce stockage et à ce traitement de ses données, ainsi qu’à leur transfert hors de son propre pays. La personne qui accepte ces conditions pour l’organisation confirme qu’elle peut donner ce consentement en son nom. Tout changement du lieu de stockage des données est annoncé comme décrit sous « Modifications des présentes conditions ».
Fin de l'abonnement
Vous pouvez résilier à tout moment depuis la page Facturation. La résiliation met fin au renouvellement : le service se poursuit jusqu'à la fin de la période payée (l'année en facturation annuelle, le mois en facturation mensuelle), puis le compte passe en lecture seule. Exportez vos données avant de partir ; les données d'un compte qui reste résilié ou impayé sont supprimées 90 jours plus tard.
Nous pouvons mettre fin au présent contrat moyennant un préavis de 30 jours par e-mail, ou immédiatement si vous enfreignez les présentes conditions. Si nous y mettons fin sans manquement de votre part, nous vous remboursons la partie non utilisée de la période payée.
Limitation de responsabilité
Le service est fourni en l'état. Dans toute la mesure permise par la loi, nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes telles que le manque à gagner, la perte d'activité pendant une interruption ou les données que vous avez saisies de manière erronée. Notre responsabilité totale envers vous, pour toute réclamation, est limitée au montant que vous nous avez payé au cours des trois mois précédant la réclamation.
Aucune disposition des présentes conditions n'exclut une responsabilité que la loi ne nous permet pas d'exclure.
Droit applicable
Les présentes conditions sont régies par les lois des Émirats arabes unis. En cas de litige, nous chercherons d'abord à le régler par la discussion ; à défaut, les tribunaux compétents des Émirats arabes unis trancheront.
Modifications des présentes conditions
Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions ; la date figurant en haut de cette page indique quand. Nous annonçons par e-mail toute modification qui vous concerne au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. L'utilisation du service après cette date vaut acceptation des nouvelles conditions.
Contact
BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (licence commerciale n° 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Notifications juridiques : hello@kluvan.com. Support : WhatsApp +1 (650) 442-5630, kluvan.com et la page Aide dans l'application.
Place de marché fournisseurs
L'acheteur et le fournisseur conviennent du paiement et le règlent directement. Ce marché enregistre les commandes et n'encaisse pas les paiements des fournisseurs.
La vérification avant publication ne garantit ni l'identité d'un fournisseur, ni son stock, ni sa livraison.
IA facultative et votre choix
Les fonctions IA utilisent des grands modèles de langage (LLM), notamment Anthropic Claude et OpenAI lorsqu’il est choisi ou configuré. Elles restent désactivées jusqu’à l’acceptation explicite, par le propriétaire, de la version actuelle de l’information IA dans Paramètres → IA. Cette activation autorise l’envoi des données pertinentes de l’organisation selon les droits et réglages. Vous devez disposer des droits et de la base légale nécessaires, informer les personnes concernées si requis et respecter les politiques d’utilisation applicables. L’inscription seule n’active pas l’IA.
Pour l’IA incluse, Kluvan contracte avec le fournisseur ; l’activation ne vous rend pas partie à toutes ses conditions commerciales. Les restrictions d’utilisation applicables doivent être respectées. Avec votre propre clé API, votre contrat, votre facturation et vos paramètres de données fournisseur s’appliquent aussi. Les conditions peuvent évoluer. Consultez les liens fournisseurs ci-dessous.
Le propriétaire peut désactiver tous les traitements LLM de l’organisation dans Paramètres → IA, y compris les synthèses en arrière-plan et les appels avec votre clé. Cela arrête les nouvelles demandes, sans rappeler celles déjà envoyées, effacer immédiatement les données chez le fournisseur ni annuler les écritures créées. Les fonctions déterministes restent accessibles. L’IA peut se tromper : vérifiez correspondances, tâches, messages et résultats comptables. La comptabilisation automatique applique les règles configurées ; les décisions commerciales, comptables et juridiques restent votre responsabilité.
Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms ; https://privacy.claude.com/ . OpenAI: https://openai.com/policies/services-agreement/ ; https://openai.com/enterprise-privacy/ .
Imports et données liées
Vous pouvez importer des données autorisées depuis CSV, Excel ou des cellules copiées, notamment Google Sheets. L’analyse et le mappage classiques n’exigent pas de LLM. Le mappage IA facultatif envoie uniquement l’échantillon limité annoncé après accord. Vérifiez aperçu, doublons, soldes initiaux et résultats avant validation ; vous êtes responsable des sources et des choix.
Les produits concernés partagent les mêmes dossiers de l’organisation afin qu’un client, fournisseur ou mouvement apparaisse là où il est utile, selon les droits. Les liens pris en charge qui créent des écritures Books sont activés par défaut ; les utilisateurs autorisés peuvent les désactiver individuellement dans Paramètres → Données connectées (/settings/data-links). Cela concerne les opérations futures, pas les écritures existantes, et ne sépare ni ne duplique les fichiers de référence partagés. Vérifiez écritures et rapprochements avant modification ; corriger une source peut nécessiter une extourne ou correction explicite.
Se connecter avec Google ou Facebook
Vous pouvez vous connecter avec un compte Google ou Facebook à la place, ou en plus, du code que nous vous envoyons par e-mail. Ce service confirme votre identité selon ses propres conditions ; vous assurez la sécurité de ce compte, et toute personne qui peut s'y connecter peut se connecter à votre compte Kluvan (la validation en deux étapes, si vous l'activez, s'applique toujours). Vous pouvez le dissocier à tout moment dans Modes de connexion ; le code par e-mail reste toujours disponible.