Quiénes somos
Kluvan lo presta BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (licencia comercial n.º 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Respecto de los datos de su cuenta (quién es usted, lo que paga), nosotros decidimos cómo se utilizan. Respecto de los datos de su organización (sus clientes, facturas, empleados, documentos), usted decide; nosotros solo los tratamos en su nombre para prestar el servicio. Esta política explica ambos casos.
Qué datos recopilamos
- Datos de la cuenta: el nombre y el país de la organización, el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del propietario, el idioma que usted eligió, su plan, sus facturas y las referencias de pago. Nunca vemos ni conservamos números de tarjeta; Stripe gestiona la tarjeta.
- Datos de la organización que usted introduce: clientes, proveedores y contactos, productos y precios, existencias, facturas, cotizaciones y facturas de proveedor, proyectos y trabajos, empleados con sus registros de salario y de ausencias, documentos y archivos, gastos, los usuarios que usted invita (nombres, direcciones de correo electrónico y roles; toda contraseña se almacena en forma de hash), su configuración, incluida una cuenta de correo electrónico (SMTP) si nos la facilita para el informe diario, que se almacena cifrada.
- Datos técnicos: la dirección IP y la versión del navegador o de la aplicación de cada solicitud, las horas de inicio de sesión y un registro de actividad de quién hizo qué en la cuenta, que se conserva por motivos de seguridad y para que usted pueda consultarlo en la página Equipo.
Para qué los utilizamos
Para prestarle el servicio; para facturarle y conservar los registros que exige la ley; para mantener la seguridad del servicio y prevenir el fraude; para responder a sus solicitudes de soporte; para enviarle los correos electrónicos transaccionales que se indican más abajo; y para cumplir obligaciones legales. No utilizamos sus datos con fines publicitarios, no elaboramos perfiles a partir de ellos y nunca los vendemos.
Dónde se almacenan
La base principal y los archivos usan AWS en la Unión Europea, en Milán, Italia (DynamoDB y S3), lo que para la mayoría de las organizaciones está fuera de su propio país. Hacemos copias diarias y las conservamos 35 días. Los servicios externos habilitados, incluidos proveedores LLM descritos abajo, pueden procesar datos pertinentes en otras regiones.
Los pagos los procesan Stripe y Paymob conforme a sus propias políticas de privacidad. Los correos electrónicos que enviamos pasan por Amazon SES (AWS); el informe diario de su organización se envía a través de su propia cuenta de correo electrónico cuando usted la configura.
Subencargados y transferencias fuera de su país
Utilizamos estos subencargados del tratamiento para prestar el servicio:
- Amazon Web Services (AWS), Unión Europea (Milán, Italia): alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos y copias de seguridad
- Amazon SES (parte de AWS): entrega de los correos electrónicos que enviamos
- Stripe y Paymob: pagos
- El proveedor de modelos de IA, para las funciones de IA una vez que el propietario las activa: Anthropic, y OpenAI cuando la organización lo elige o para la transcripción de voz
- Los servicios que su organización conecta por su cuenta, por ejemplo WhatsApp (Meta) o Google: reciben lo que la conexión necesita, según sus propias condiciones* Amazon Web Services (AWS), Unión Europea (Milán, Italia): alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos y copias de seguridad
- Amazon SES (parte de AWS): entrega de los correos electrónicos que enviamos
- Stripe y Paymob: pagos
- El proveedor de modelos de IA, para las funciones de IA una vez que el propietario las activa: Anthropic, y OpenAI cuando la organización lo elige o para la transcripción de voz
- Los servicios que su organización conecta por su cuenta, por ejemplo WhatsApp (Meta) o Google: reciben lo que la conexión necesita, según sus propias condiciones
- Microsoft Azure (servicio de voz): los resúmenes semanales hablados opcionales, cuando la organización los activa
Por tanto, los datos de su organización se almacenan y procesan fuera de su propio país. La base de esta transferencia es la aceptación por su organización de nuestros Términos del servicio (/legal/terms), que incluyen su consentimiento a este almacenamiento, tratamiento y transferencia. Cada subencargado está obligado por un contrato que lo limita a nuestras instrucciones; para los servicios que usted conecta, se aplica además su propio acuerdo con ese servicio.
Cómo los protegemos
Todas las conexiones están cifradas (TLS). Los datos de cada organización están aislados de los de las demás organizaciones en el servidor. Los secretos que usted nos facilita (una contraseña SMTP, credenciales de la autoridad tributaria o de proveedores) se almacenan cifrados y nunca se escriben en los registros del sistema. Nuestro personal accede a sus datos únicamente para ayudarle o para corregir un fallo, y cada uno de esos accesos queda registrado.
Quién puede verlos
- Su equipo, según los permisos que usted otorgue a cada usuario, y la firma contable o firma asociada a la que usted dé acceso.
- Nuestro personal de soporte, solo cuando usted solicita ayuda o cuando corregimos un problema en su cuenta: con un código que usted facilita o, para cuestiones sencillas como productos, precios y configuración de documentos, sin código, salvo que usted lo haya desactivado en Ayuda → Soporte.
- Nuestros subencargados del tratamiento, enumerados en «Subencargados y transferencias fuera de su país», cada uno en virtud de un contrato que los limita a nuestras instrucciones.
- Las autoridades, solo cuando la ley nos obliga.
Los proveedores habilitados descritos abajo también reciben los datos necesarios para sus funciones. No vendemos registros de la organización a anunciantes ni intermediarios de datos.
Procesamiento LLM y su elección
Con consentimiento versionado del propietario, el proveedor recibe los datos necesarios: preguntas y notas, filas de informes y detalles pertinentes, nombres, contactos o mensajes cuando sean necesarios y estén permitidos, imágenes/PDF de facturas y recibos con campos extraídos, y encabezados con una pequeña muestra aprobada expresamente para asignar columnas. Los procesos en segundo plano, como el resumen diario, pueden enviar datos antes de abrir la app. Claude incluido usa Anthropic; OpenAI puede configurarse, también con clave propia. Las conexiones están cifradas; el procesamiento puede ocurrir fuera de nuestra región principal de AWS.
La retención, vigilancia de abusos, conservación legal y mejora de modelos dependen del contrato comercial/API y de los ajustes. Generalmente estos servicios no entrenan con contenido del cliente por defecto, pero ello no garantiza retención cero, residencia regional universal ni idéntico tratamiento para toda función o clave. Consulte los avisos enlazados en las Condiciones. Conservamos registros, borradores o resultados en caché necesarios, además de la versión del consentimiento y registros de uso, coste, seguridad y auditoría. Los plazos varían según la función y obligaciones de eliminación; no se descartan inmediatamente todas las respuestas.
El propietario puede rechazar la IA o retirar el consentimiento en Configuración → IA. Sin consentimiento vigente no se permite ninguna solicitud LLM nueva, incluso en segundo plano o con clave propia. La retirada es prospectiva y no borra registros existentes ni datos ya enviados. Siguen disponibles la entrada, asignación estándar e importación sin IA.
Su Recepción con IA en WhatsApp
Cuando usted conecta su propio número de WhatsApp Business a la Recepción, los mensajes de sus clientes nos llegan a través de WhatsApp (Meta) y las respuestas salen a través de Meta desde su número. Para responder, la aplicación envía a Anthropic, mediante una conexión cifrada, los últimos mensajes de la conversación (sin números de tarjeta ni contraseñas), las imágenes que envió el cliente, los datos y las respuestas de su organización, y lo que la aplicación consulta para ello: los precios y la disponibilidad de su catálogo, su horario de apertura y sus zonas de entrega, y los pedidos y reservas de ese mismo cliente. Las notas de voz se envían a OpenAI para convertirlas en texto, solo cuando la opción de voz está configurada.
También se aplican a estas solicitudes las condiciones de retención y uso de datos del apartado LLM. Nosotros conservamos las conversaciones y las imágenes durante 90 días (o los 30 a 365 días que usted elija en Configuración → Recepción), para que usted y su equipo puedan verlas en la bandeja de entrada; el audio de una nota de voz no se conserva, solo su texto. Un cliente que escribe STOP no recibe más mensajes, y usted puede borrar la conversación de un cliente desde la bandeja de entrada en cualquier momento. Para no volver a preguntar a un cliente lo mismo, la Recepción también conserva un breve resumen de sus conversaciones anteriores (sus preferencias, las preguntas pendientes, los números de pedido y de reserva; nunca números de tarjeta, contraseñas ni códigos) hasta que usted borre a ese cliente o haga que lo olvide desde la bandeja de entrada; las preguntas que no pudo responder se le muestran en Configuración → Recepción.
La Recepción responde a los clientes y envía actualizaciones de pedidos. Si usted habilita campañas de CRM, los mensajes solo se envían a los clientes cuyo consentimiento haya registrado; se respetan las bajas y las solicitudes STOP, y los registros de CRM se eliminan junto con su cuenta. Solo está activada para las organizaciones que la hayan activado; una organización que no la tenga no envía nada a Meta, Anthropic ni OpenAI a través de ella.
Cuánto tiempo los conservamos
Mientras su cuenta esté activa. Cuando finaliza una suscripción o vence la prueba, la cuenta pasa a ser de solo lectura; sus datos se eliminan 90 días después. Si nos solicita eliminar la cuenta, esperamos 7 días por si cambia de opinión y después lo eliminamos todo; las copias de seguridad caducan en un plazo de 35 días a partir de ese momento. Las facturas y los registros de pago se conservan durante el periodo que exige la legislación contable (cinco años).
Datos de sus clientes, proveedores y empleados
Las personas que usted registra en el servicio (clientes con sus números de teléfono y saldos, proveedores, empleados) son sus datos, y usted es responsable de tener derecho a introducirlos. Los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones, para prestar el servicio; nunca nos ponemos en contacto por nuestra cuenta con sus clientes ni con sus empleados. Si una persona le solicita ver, corregir o eliminar sus datos, la aplicación y Configuración → Datos le permiten hacerlo, y le ayudaremos si es necesario.
Correos electrónicos que enviamos
Solo los que el servicio necesita: códigos de inicio de sesión, invitaciones, facturas y recibos de pago, recordatorios de que vence una prueba o un pago, y avisos sobre el servicio (una interrupción programada, una modificación de estas políticas). No enviamos correos electrónicos de marketing salvo que usted lo solicite, y siempre puede responder para pedirnos que dejemos de hacerlo.
Sus derechos
Usted puede ver y corregir los datos de su cuenta en Configuración, exportarlo todo desde Configuración → Datos y solicitarnos que eliminemos su cuenta. También puede oponerse a un uso de sus datos o hacernos preguntas sobre ellos escribiendo a hello@kluvan.com. Si considera que hemos tratado sus datos de forma indebida, también puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país.
Modificaciones de esta política
Podemos actualizar esta política; la fecha que figura al principio indica cuándo. Toda modificación que le afecte se anuncia por correo electrónico antes de su entrada en vigor.
Contacto
BytesGlue Software Services and Solutions FZCO (licencia comercial n.º 44334, TRN 104978379600003), Dtec G-1B, Nadd Hessa, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Consultas sobre privacidad: hello@kluvan.com. Soporte: WhatsApp +1 (650) 442-5630, kluvan.com y la página de Ayuda dentro de la aplicación.
Portal del cliente
Para el acceso al portal se utilizan códigos enviados al correo electrónico del cliente y sesiones. El personal elige el cliente, la sucursal y las secciones compartidas, y puede revocar el acceso. El acceso al portal es independiente del consentimiento de marketing; los registros siguen los controles de conservación y eliminación de la cuenta.
Mercado de proveedores
El Mercado de proveedores publica únicamente el perfil empresarial y los anuncios de productos que usted envíe expresamente para su revisión y publicación, incluidos sus datos de contacto comerciales. Al enviar una solicitud en el mercado se comparten con el proveedor seleccionado el nombre del comprador, el contacto, la dirección de entrega, los bienes solicitados y las condiciones acordadas. Cada participante puede ver la solicitud que comparte; no se publican las existencias internas, las listas de clientes ni otros registros de la organización. La eliminación de la cuenta retira las publicaciones públicas y las solicitudes compartidas en el mercado. La otra empresa conserva sus propios documentos de compra o de venta conforme a las normas de conservación de su cuenta.
Importaciones y registros conectados
Puede traer datos autorizados de CSV, Excel o celdas pegadas, incluido Google Sheets. El análisis y asignación estándar no requieren LLM. La ayuda opcional de IA envía solo la muestra limitada anunciada después de aprobarla. Revise vista previa, duplicados, saldos iniciales y resultados antes de confirmar; responde por las fuentes y decisiones.
Los productos compatibles comparten registros canónicos de la organización para que el mismo cliente, proveedor o transacción aparezca donde corresponda, según permisos. Los enlaces compatibles que crean asientos en Books están activos por defecto; usuarios autorizados pueden desactivarlos individualmente en Configuración → Datos conectados (/settings/data-links). Afecta a actividad futura, no a asientos existentes, y no separa ni duplica datos maestros compartidos. Revise asientos y conciliación antes de cambiar enlaces; corregir una fuente puede exigir una reversión o corrección explícita.
Resúmenes de voz opcionales
Los resúmenes de voz semanales opcionales envían el texto al servicio de voz Microsoft Azure. Texto y audio permanecen en su cuenta como registros de la función; el proveedor aplica sus condiciones y ajustes. Todo resumen generado por LLM requiere primero el consentimiento de IA de la organización.
Iniciar sesión con Google o Facebook
Si eliges Continuar con Google o Continuar con Facebook, ese servicio nos envía tu nombre, tu dirección de correo (indicando si la verificó), un enlace a tu foto de perfil y un identificador de cuenta que asigna a nuestra aplicación. Guardamos tu nombre, tu correo y ese identificador en tu usuario, para iniciar tu sesión y mostrar la vinculación en Formas de iniciar sesión; no guardamos la foto, no recibimos tu contraseña, tus contactos ni tus publicaciones, y nunca publicamos nada por ti. Google y Facebook tratan el inicio de sesión según sus propias políticas de privacidad.
Puedes desvincular Google o Facebook en cualquier momento en Formas de iniciar sesión: entonces eliminamos el identificador de cuenta y el nombre y el correo que llegaron con él. También puedes quitar nuestra aplicación en la configuración de Facebook y pedir a Facebook que elimine los datos; Facebook nos avisa, eliminamos la vinculación y te damos un código de confirmación y una página de estado.