Rapprochement à trois niveaux : commande, livraison, facture

Une facture fournisseur arrive pour 100 unités au prix convenu. Elle semble correcte, quelqu'un l'approuve, et elle est payée. Ce que personne n'a vérifié : seules 92 unités sont arrivées, et six d'entre elles étaient abîmées à la réception. Multipliez cela par quelques centaines de factures par an et cela devient de l'argent réel, payé discrètement pour des marchandises que vous n'avez jamais eues.

Le rapprochement à trois niveaux est le contrôle de référence contre ce problème. Avant qu'une facture soit payée, elle est comparée à deux autres documents : ce que vous avez commandé et ce que vous avez réellement reçu. Si les trois concordent, la facture passe. Sinon, quelqu'un décide de la suite avant que l'argent ne quitte l'entreprise.

Ce guide présente les trois documents, explique comment les tolérances évitent que le processus devienne un goulot d'étranglement, ce qu'il faut faire des factures qui ne concordent pas, et comment démarrer même si vos achats passent aujourd'hui par e-mail.

Les trois documents

• Le bon de commande (PO) : ce que vous avez convenu d'acheter, en quelle quantité, à quel prix, pour quand. C'est votre part de l'accord, envoyée au fournisseur avant la livraison.
• Le bon de livraison ou la réception de marchandises : ce qui est réellement arrivé, compté à la réception. Les marchandises abîmées ou manquantes sont enregistrées ici, pas plus tard.
• La facture fournisseur : ce que le fournisseur vous demande de payer.

Un rapprochement à deux niveaux ne compare que la commande et la facture. Il repère les changements de prix, mais pas les livraisons incomplètes. Le troisième document, la réception, est celui qui vous dit si vous payez des marchandises que vous avez réellement.

Ce que vérifie le rapprochement

Pour chaque ligne, le rapprochement compare :

• La quantité : la quantité facturée est-elle identique à la quantité acceptée sur le bon de livraison ?
• Le prix : le prix de la facture est-il identique au prix de la commande ?
• Le produit : la facture ne porte-t-elle que sur des produits figurant sur la commande ?

Il repère aussi les problèmes évidents : une facture pour une commande dont rien n'est encore arrivé, et le même numéro de facture fournisseur saisi deux fois.

Les tolérances : strictes là où c'est important, souples ailleurs

Si chaque écart d'arrondi d'un centime bloquait une facture, la comptabilité se noierait dans les exceptions et les gens se mettraient à tout approuver sans lire. Les tolérances règlent ce problème. Un petit écart dans la tolérance est accepté automatiquement ; un écart plus important attend une décision.

Points de départ typiques :

• Tolérance de prix : environ 1 %, pour absorber les arrondis et les petits écarts de change.
• Tolérance de quantité : zéro pour les marchandises comptées. Si vous avez commandé 100 et reçu 92, vous payez 92. Les marchandises vendues au poids ou au volume peuvent nécessiter une petite tolérance.

Passez les exceptions en revue au bout d'un mois. Si la plupart sont minimes et toujours acceptées, élargissez un peu la tolérance. Si un fournisseur se retrouve sans cesse juste à l'intérieur de la limite, regardez ce fournisseur de plus près.

C'est à la réception que se gagne le rapprochement

Le rapprochement ne vaut que ce que vaut le bon de livraison. Un réceptionnaire qui signe pour « 100 unités » sans compter rend tout le contrôle inutile. Faites de la réception une routine courte et ferme :

• Comptez avant de signer, ou signez « sous réserve de comptage ».
• Enregistrez les marchandises abîmées séparément des marchandises en bon état. Les marchandises abîmées doivent être refusées et ne jamais entrer en stock.
• Enregistrez ce qui est réellement arrivé, même s'il ne s'agit que d'une partie de la commande. Une livraison en plusieurs fois reçoit un bon de livraison pour chaque partie.
• Inspectez là où c'est important : denrées périssables, articles de sécurité, marchandises de grande valeur. Notre article Inspections et actions correctives qui bouclent la boucle montre comment faire en sorte qu'un contrôle en échec débouche sur une correction.

Que faire d'une facture qui ne concorde pas

Une facture hors tolérances ne doit être ni comptabilisée ni payée. Elle part dans une courte file avec quatre décisions possibles :

• Accepter en l'état, avec une note expliquant pourquoi : par exemple, une hausse de prix convenue que la commande n'avait pas prise en compte. Accepter un écart doit nécessiter une personne ayant le droit de l'approuver.
• Contester auprès du fournisseur : vous avez posé une question et attendez la réponse. La facture reste dans la file.
• Retourner au fournisseur : la facture est erronée et vous voulez une facture corrigée. Rien n'est comptabilisé.
• Rapprocher à nouveau : le bon de livraison manquait et il a maintenant été enregistré.

Chaque décision doit être enregistrée avec son auteur et son motif. Quand l'auditeur demande pourquoi vous avez payé 4 % de plus que la commande, la réponse est à un clic.

Avant la commande : demandes, approbations et devis

Le rapprochement à trois niveaux fonctionne mieux quand la commande elle-même était juste. Deux étapes en amont du bon de commande aident :

• Des demandes d'achat avec des seuils d'approbation. Les petits achats dans le budget passent tout de suite ; les plus importants nécessitent une approbation, les très importants deux. Personne n'approuve sa propre demande. Notre article Des approbations qui ne vous ralentissent pas explique comment fixer ces seuils.
• Des devis de plusieurs fournisseurs. Au-delà d'un montant fixé, demandez à deux ou trois fournisseurs de chiffrer et comparez-les côte à côte, pas seulement sur le prix mais aussi sur le délai de livraison et la qualité passée.

Commencez petit

Vous n'avez pas besoin de changer tous vos achats d'un coup. Un démarrage pratique :

• Semaine 1 : utilisez des bons de commande pour vos cinq plus gros fournisseurs, envoyés par lien ou par e-mail.
• Semaine 2 : enregistrez un bon de livraison pour chaque livraison de ces fournisseurs, avec les marchandises abîmées et manquantes.
• Semaine 3 : rapprochez leurs factures et fixez vos tolérances.
• Semaine 4 : passez les exceptions en revue et étendez la démarche aux fournisseurs suivants.

Comment faire dans Kluvan

Achats gère les demandes d'achat, les devis, les bons de commande, les bons de livraison et le rapprochement à trois niveaux, et comptabilise les factures rapprochées dans Comptabilité. L'application fonctionne avec Stocks, dont elle a besoin pour les produits et le stock. Kluvan fonctionne en ligne, sans rien à installer, et les fournisseurs répondent depuis leur téléphone sans compte.

• Paramètres. Dans Paramètres → Paramètres des achats, définissez les montants d'approbation, les approbateurs, les tolérances de quantité et de prix, les budgets mensuels, les conditions de paiement et les alertes. Par défaut, la tolérance de prix est de 1 % et la tolérance de quantité de 0. Voir "Configurer Achats".
• Demandes et approbations. Les demandes sont approuvées en une ou deux étapes selon vos montants et vos budgets ; personne n'approuve sa propre demande. Voir "Créer et approuver une demande d'achat".
• Devis par lien. Envoyez une demande de devis par lien à huit fournisseurs au maximum, comparez leurs prix côte à côte et commandez auprès du meilleur. Voir "Demander des devis aux fournisseurs".
• Bons de commande par lien. Le fournisseur confirme, modifie ou refuse la commande depuis un lien privé, sans connexion, ou dans le portail fournisseur. Voir "Envoyer un bon de commande par lien".
• Bon de livraison et rapprochement. Enregistrez ce qui a été livré et ce qui était abîmé ; les marchandises abîmées n'entrent jamais en stock. Enregistrez ensuite la facture du fournisseur, ou remplissez-la à partir d'une photo avec le lecteur de factures, et sélectionnez Rapprocher et enregistrer. Dans les tolérances, elle est comptabilisée comme facture fournisseur dans Comptabilité avec sa TVA et sa date d'échéance. Voir "Réceptionner la marchandise et rapprocher la facture".
• Factures à vérifier. Les factures hors tolérances attendent avec ce qui ne va pas et l'écart ; acceptez, contestez, retournez ou rapprochez à nouveau, avec une note et l'historique de chaque décision. Voir "Traiter les factures à vérifier".
• Fiches d'évaluation fournisseurs. Voyez ce que vous devez à chaque fournisseur par jours de retard, et la performance de chacun en délai de livraison, taux de service, prix et marchandises abîmées.

Les prix TVA comprise, courants aux Émirats arabes unis et en Égypte, sont pris en charge, la TVA récupérable étant extraite lors de la comptabilisation de la facture fournisseur. Achats est vendu séparément (avec Stocks) et est inclus dans le pack Trade Business et dans Kluvan One ; voir tarifs.

Les fournisseurs peuvent aussi répondre aux demandes de devis, confirmer les commandes et envoyer les bons de livraison dans le portail, décrit dans Un portail client pour les factures, les devis et les paiements.

Choisissez votre plus gros fournisseur et rapprochez ses dix prochaines factures. Si les dix concordent, vous avez l'esprit tranquille. Sinon, le contrôle s'est déjà rentabilisé.