Üç yönlü eşleştirme: PO, irsaliye ve fatura

Kararlaştırılan fiyattan 100 birimlik bir tedarikçi faturası gelir. Doğru görünür, biri onaylar ve ödenir. Kimsenin kontrol etmediği şey: yalnızca 92 birim gelmiştir ve bunların altısı kapıda hasarlıdır. Bunu yılda birkaç yüz faturayla çarpın; hiç sahip olmadığınız mallar için sessizce ödenen gerçek bir paraya dönüşür.

Üç yönlü eşleştirme buna karşı standart kontroldür. Bir fatura ödenmeden önce iki başka belgeyle karşılaştırılır: ne sipariş ettiğiniz ve gerçekte ne teslim aldığınız. Üçü de uyuşuyorsa fatura geçer. Uyuşmuyorsa, para şirketten çıkmadan önce biri ne yapılacağına karar verir.

Bu rehber üç belgeyi, toleransların süreci bir darboğaz olmaktan nasıl koruduğunu, uyuşmayan faturalarla ne yapılacağını ve satın almanız bugün e-postayla yürüyor olsa bile nasıl başlanacağını anlatıyor.

Üç belge

• Satın alma siparişi (PO): neyi, kaç adet, hangi fiyattan, ne zamana kadar almayı kabul ettiğiniz. Anlaşmanın sizin tarafınızdır ve teslimattan önce tedarikçiye gönderilir.
• İrsaliye veya mal kabul: kapıda sayılarak gerçekte ne geldiği. Hasarlı veya eksik mallar sonra değil, burada kaydedilir.
• Tedarikçi faturası: tedarikçinin sizden ödemenizi istediği.

İki yönlü eşleştirme yalnızca siparişi ve faturayı karşılaştırır. Fiyat değişikliklerini yakalar, ama eksik teslimatları yakalamaz. Üçüncü belge olan mal kabul, gerçekten elinizde olan mallar için ödeme yapıp yapmadığınızı söyleyen belgedir.

Eşleştirme neyi kontrol eder?

Her satır için eşleştirme şunları karşılaştırır:

• Miktar: faturalanan miktar, irsaliyede kabul edilen miktarla aynı mı?
• Fiyat: fatura fiyatı, siparişteki fiyatla aynı mı?
• Ürün: fatura yalnızca siparişte bulunan ürünleri mi faturalıyor?

Bariz sorunları da yakalar: henüz hiçbir şeyin gelmediği bir sipariş için kesilen fatura ve iki kez girilen aynı tedarikçi fatura numarası.

Toleranslar: önemli olduğu yerde sıkı, olmadığı yerde esnek

Her bir kuruşluk yuvarlama farkı bir faturayı durdursaydı, finans istisnalarda boğulur ve insanlar her şeyi okumadan onaylamaya başlardı. Toleranslar bunu düzeltir. Tolerans içindeki küçük bir fark otomatik olarak kabul edilir; daha büyüğü bir kararı bekler.

Tipik başlangıç noktaları:

• Fiyat toleransı: yuvarlamayı ve küçük kur farklarını karşılamak için 1 % civarı.
• Miktar toleransı: sayılan mallar için sıfır. 100 sipariş edip 92 teslim aldıysanız, 92 için ödersiniz. Ağırlık veya hacimle satılan mallar küçük bir tolerans gerektirebilir.

Bir ay sonra istisnaları gözden geçirin. Çoğu çok küçükse ve hep kabul ediliyorsa, toleransı biraz genişletin. Bir tedarikçi sürekli sınırın hemen içinde kalıyorsa, o tedarikçiye daha yakından bakın.

Eşleştirme mal kabulde kazanılır

Eşleştirme, irsaliye kadar iyidir. Saymadan "100 birim" için imza atan bir teslim alan kişi, tüm kontrolü değersiz kılar. Mal kabulü kısa ve kararlı bir rutin hâline getirin:

• İmzalamadan önce sayın ya da "sayım şartıyla" diye imzalayın.
• Hasarlı malları sağlam olanlardan ayrı kaydedin. Hasarlı mallar reddedilmeli ve asla stoğa girmemelidir.
• Gerçekte ne geldiyse onu kaydedin, siparişin yalnızca bir kısmı olsa bile. Parça parça gelen bir teslimat, her parça için bir irsaliye alır.
• Önemli olduğu yerde denetleyin: bozulabilir ürünler, güvenlik ürünleri, yüksek değerli mallar. Döngüyü kapatan denetimler ve düzeltici faaliyetler yazımız, başarısız bir kontrolün nasıl bir düzeltmeye yol açacağını gösteriyor.

Uyuşmayan bir faturayla ne yapmalı?

Toleransların dışındaki bir fatura deftere işlenmemeli veya ödenmemelidir. Dört olası kararın olduğu kısa bir kuyruğa gider:

• Olduğu gibi kabul et; nedenini açıklayan bir notla: örneğin siparişe yansıtılmamış, kararlaştırılmış bir fiyat artışı. Bir farkı kabul etmek, onaylama yetkisi olan bir kişiyi gerektirmelidir.
• Tedarikçiye itiraz et: bir soru sordunuz ve bekliyorsunuz. Fatura kuyrukta kalır.
• Tedarikçiye iade et: fatura yanlıştır ve düzeltilmiş bir fatura istiyorsunuz. Hiçbir şey deftere işlenmez.
• Yeniden eşleştir: irsaliye eksikti ve şimdi kaydedildi.

Her karar, kimin verdiği ve nedeniyle birlikte kaydedilmelidir. Denetçi neden siparişten 4 % fazla ödediğinizi sorduğunda, yanıt bir tık uzaktadır.

Siparişten önce: talepler, onaylar ve teklifler

Üç yönlü eşleştirme, siparişin kendisi doğru olduğunda en iyi şekilde çalışır. PO'dan önceki iki adım yardımcı olur:

• Onay sınırlarıyla satın alma talepleri. Bütçe içindeki küçük alımlar hemen geçer; daha büyükleri bir onay, çok büyükleri iki onay gerektirir. Kimse kendi talebini onaylamaz. İşleri yavaşlatmayan onaylar yazımız bu sınırların nasıl belirleneceğini anlatıyor.
• Birkaç tedarikçiden teklifler. Belirli bir tutarın üzerindeki her şey için iki veya üç tedarikçiden teklif isteyin ve bunları yalnızca fiyata göre değil, teslim süresine ve geçmiş kaliteye göre de yan yana karşılaştırın.

Küçük başlayın

Tüm satın almayı bir kerede değiştirmeniz gerekmez. Pratik bir başlangıç:

• 1. hafta: en büyük beş tedarikçiniz için bağlantı veya e-postayla gönderilen satın alma siparişleri kullanın.
• 2. hafta: bu tedarikçilerden gelen her teslimat için, hasarlı ve eksik mallarla birlikte bir irsaliye kaydedin.
• 3. hafta: faturalarını eşleştirin ve toleranslarınızı belirleyin.
• 4. hafta: istisnaları gözden geçirin ve sonraki tedarikçilere genişletin.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Satın Alma; satın alma taleplerini, teklifleri, satın alma siparişlerini, irsaliyeleri ve üç yönlü eşleştirmeyi yürütür ve eşleşen faturaları Muhasebe içine işler. Ürünler ve stok için ihtiyaç duyduğu Stok ile birlikte çalışır. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur; tedarikçiler hesap açmadan telefonlarından yanıt verir.

• Ayarlar. Ayarlar → Satın Alma ayarları'nda onay tutarlarını, kimin onaylayacağını, miktar ve fiyat toleranslarını, aylık bütçeleri, ödeme koşullarını ve uyarıları belirleyin. Varsayılan olarak fiyat toleransı 1 %, miktar toleransı 0'dır. Bkz. Satın Alma'yı kurma.
• Talepler ve onaylar. Talepler, tutarlarınıza ve bütçelerinize göre bir veya iki adımda onaylanır; kimse kendi talebini onaylamaz. Bkz. satın alma talebi oluşturma ve onaylama.
• Bağlantıyla teklifler. En fazla sekiz tedarikçiye bağlantıyla teklif talebi gönderin, fiyatlarını yan yana karşılaştırın ve en iyisinden sipariş verin. Bkz. tedarikçilerden teklif isteme.
• Bağlantıyla satın alma siparişleri. Tedarikçi siparişi, giriş gerektirmeyen özel bir bağlantıdan ya da tedarikçi portalında onaylar, değiştirir veya reddeder. Bkz. bir satın alma siparişini bağlantıyla gönderme.
• İrsaliye ve eşleştirme. Neyin teslim edildiğini ve neyin hasarlı olduğunu kaydedin; hasarlı mallar asla stoğa girmez. Ardından tedarikçinin faturasını kaydedin ya da fatura okuyucuyla bir fotoğraftan doldurun ve Eşleştir ve kaydet'i seçin. Toleranslar içindeyse KDV'si ve vade tarihiyle birlikte Muhasebe'ye tedarikçi faturası olarak işlenir. Bkz. malları teslim alma ve faturayı eşleştirme.
• Kontrol edilecek faturalar. Toleransların dışındaki faturalar, neyin yanlış olduğu ve farkla birlikte bekler; her kararın bir notu ve geçmişiyle kabul edin, itiraz edin, iade edin veya yeniden eşleştirin. Bkz. kontrol edilecek faturaları ele alma.
• Tedarikçi karneleri. Her tedarikçiye ne kadar borçlu olduğunuzu vadeyi geçen gün sayısına göre ve her birinin teslim süresi, karşılama oranı, fiyat ve hasar açısından nasıl performans gösterdiğini görün.

BAE'de ve Mısır'da yaygın olan KDV dahil fiyatlar desteklenir; tedarikçi faturası işlenirken indirilebilir KDV ayrıştırılır. Satın Alma tek başına (Stok ile birlikte) satılır; Trade Business paketiyle ve Kluvan One ile birlikte gelir. Bkz. fiyatlandırma.

Tedarikçiler teklifleri yanıtlamayı, siparişleri onaylamayı ve irsaliye göndermeyi Faturalar, teklifler ve ödemeler için müşteri portalı yazısında anlatılan portalda da yapabilir.

En büyük tedarikçinizi seçin ve sonraki on faturasını eşleştirin. On faturanın tamamı uyuşuyorsa içiniz rahat eder. Uyuşmuyorsa, kontrol kendi maliyetini çoktan çıkarmış demektir.