Saha servisinde iş maliyeti: her işin marjını görün

Bir bakım veya kurulum işletmesinin sahibine hangi işlerin para kazandırdığını sorun; genellikle dürüst bir yanıt alırsınız: "Çoğu, sanırım." Faturalar gider, teknisyenler meşguldür, banka bakiyesi iyi görünür. Ama karışımın bir yerinde kazandırdığından fazlaya mal olan işler vardır ve bunlar iyi saklanır.

Kimsenin kaydetmediği fazladan saatte, araçtan alınıp hiç faturalanmayan parçada, ilk ziyareti düzeltmek için yapılan ikinci ziyarette ve kimse sahayı görmeden kararlaştırılan sabit fiyatta saklanırlar. İş maliyetlendirmesi bu maliyetleri, her seferinde bir iş olmak üzere gün ışığına çıkarır.

Bu rehber, bir işin gerçek maliyetine nelerin girdiğini, rakamları güvenilir kılan alışkanlıkları ve sonuçları nasıl kullanacağınızı anlatıyor.

Bir iş gerçekte neye mal olur?

Bir işin marjı ilke olarak basittir: işten kazandığınız eksi o işi yapmanın size maliyeti. Sorun, her iki tarafta da insanların beklediğinden fazla kalem olmasıdır.

Gelir tarafında:

• Kararlaştırılan fiyat. Sabit fiyatlı bir işte teklif. Zaman ve malzeme esaslı işte, işçilik ücretinizle çarpılmış saatler artı satış fiyatından malzemeler.
• Onaylanan değişiklikler. Sahada ortaya çıkan ve müşterinin ödemeyi kabul ettiği ek işler.
• Eksi iade faturaları. Faturadan sonra geri verdiğiniz her şey.

Maliyet tarafında:

• İşçilik. İşte geçen her dakika, eğer sayıyorsanız yol da dahil, o kişinin size saatlik maliyetiyle çarpılır (faturalama ücreti değil, maaşı artı onunla gelen maliyetler).
• Malzemeler. Depodan da gelse araçtan da gelse, maliyet fiyatından parçalar ve sarf malzemeleri.
• Taşeronlar ve giderler. Vinç kiralama, uzman, otopark ve izin.
• Yeniden işleme. Müşteri dönüş ziyaretini ödemediğinde, bir şeyi düzeltmek için geri gitmenin maliyeti.

Bunlardan herhangi birini dışarıda bırakırsanız marjınız olduğundan iyi görünür. En sık unutulan yeniden işlemedir, çünkü dönüş ziyareti genellikle geliri olmayan yeni bir iş olarak kaydedilir ve asıl iş hiç kazanmadığı bir marjı korur.

Rakamları doğru kılan beş alışkanlık

1. Zamanı işin yapıldığı yerde kaydedin. Hafta sonunda girilen zaman bir tahmindir. Telefonunda "yola çıktım", "vardım", "işe başladım" ve "bitti"ye dokunan bir teknisyen, zaman çizelgesi doldurmadan gerçek dakikalar üretir.

2. Aracı bir depo gibi ele alın. Araçtaki parçalar takip edilmiyorsa, sahada kullanılan her parça ya unutulur ya da hafızadan girilir. Kendi stoğu olan bir araç, kullanılan bir parçanın iş onaylandığında maliyet fiyatından bir kez araçtan düşmesi demektir.

3. Ek işleri yapmadan önce onaylatın. Teknisyenler sahada sürekli ek iş bulur. Kararlaştırılmış bir sınırın altındaki küçük ek işler yapılabilir; daha büyükleri ofisin veya müşterinin onayını beklemelidir. Her iki durumda da işin üzerine kaydedilmeleri gerekir, yoksa faturadan kaybolurlar.

4. Faturalamadan önce gözden geçirin. Biten her işte ofisin yaptığı kısa bir kontrol eksik fotoğrafları, kaydedilmemiş parçaları ve karar bekleyen ek işleri yakalar. Ayrıca müşterinin kabul etmediği bir iş için fatura çıkmasını da önler.

5. Yeniden işlemeyi asıl işe bağlayın. Bir iş daha önceki bir işi yeniden yapıyorsa, onu o işin yeniden işlemesi olarak işaretleyin; işçilik hatası, arızalı parça veya müşterinin hatalı kullanımı gibi bir nedenle birlikte. Böylece maliyet ait olduğu yerde durur ve nedenler size neyi düzeltmeniz gerektiğini söyler.

Hesaplanmış bir örnek

Kendi para biriminizde 1,200 olarak teklif verilmiş, sabit fiyatlı bir klima bakımını ele alalım. Teknisyen sahada üç saat, yolda bir saat geçirir; size saatlik maliyeti 60 olduğundan işçilik 240 eder. Araçtan alınan parçaların maliyeti 310'dur. Yolda alınan özel bir temizlik ürünü 45 ekler. Kâğıt üzerinde marj 1,200 − 240 − 310 − 45 = 605, yani yaklaşık 50 %.

İki hafta sonra cihaz su kaçırır ve teknisyen, müşteriye yansıtılmayan 90'lık bir parçayla iki saatliğine geri gider. Bu yeniden işleme 210'a mal olur. Asıl işin gerçek marjı 395, yani yaklaşık 33 % olur. Hâlâ kârlı bir iş, ama sandığınız iş değil; aynı model her iki işten birinde su kaçırıyorsa, o model için fiyatınız yanlıştır.

Bunların hiçbiri finans diploması gerektirmez. Her maliyetin işe karşı kaydedilmesini ve kendiliğinden toplandıkları bir yeri gerektirir.

Marjlarla ne yapmalı?

Her işin güvenilir bir marjı olduğunda, asıl işe yarayan sorular iş gruplarıyla ilgilidir:

• İş türüne göre. Kurulumlar onarımlardan daha mı kârlı? Yıllık bakım sözleşmenizin fiyatı, içerdiği ziyaretleri karşılıyor mu?
• Müşteriye göre. Hangi müşteriler en çok yeniden işleme ya da en çok ödenmeyen ek işe yol açıyor?
• Teknisyene göre. Kimseyi suçlamak için değil; kimin eğitime ihtiyacı olduğunu, kimin hep süreyi aştığını ve kimin sessizce en verimli kişiniz olduğunu görmek için.
• En kötüsü önce. İşleri marja göre sıralayın ve her ay en alttaki on işi okuyun. Bakınca örüntü genellikle açıktır.

Ardından bulduklarınıza göre harekete geçin: bir iş türünün fiyatını değiştirin, bir servis çağrı ücreti ekleyin, bir ekibi tekrarlayan bir arıza konusunda eğitin ya da her seferinde para kaybettiğiniz bir iş türünü kabul etmeyi bırakın.

Maliyetleri ihtiyacı olmayanlardan uzak tutun

Teknisyenlerin işlerini, adresi, kontrol listesini ve parçaları görmesi gerekir. Çoğunun aldığınız fiyatı veya elde ettiğiniz marjı görmesi gerekmez ve bunları göstermek sahada tatsız konuşmalara yol açabilir. Kimin fiyatları, kimin maliyet ve marjları göreceğine ayrı ayrı karar verin. İyi bir kural: saha personeli işi, yöneticiler parayı görür.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Saha işleri bir işi tekliften faturaya taşır ve yol boyunca marjı güncel tutar. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur: teknisyenler iş föyünü telefonlarının tarayıcısında kullanır ve sinyal kesildiğinde de çalışmaya devam eder.

• Bir kez kurun. Saha işi ayarları'nda ek iş onay sınırını, işçilik ücretini, servis çağrı ücretini, iş türlerini, araçları ve saatlik maliyetleri belirleyin. Bkz. saha işini kurma.
• Teklif verin ve sevk edin. İşçilik, parça ve hizmet satırlarıyla bir iş emri oluşturun ve müşterinin onayını kaydedin, ardından günlük veya haftalık sevk panosunda atayın. Müşteriler teklifleri Müşteri portalı üzerinden de onaylayabilir.
• Telefonda kaydedin. Teknisyenler yol, varış, iş ve bitiş adımlarına dokunarak zamanın kendiliğinden kaydedilmesini sağlar, kontrol listesini işaretler, fotoğraf çeker, araçlarından kullandıkları malzemeleri kaydeder ve müşterinin imzasını alır. Bkz. bir işi telefonunuzda yapma.
• Ek işler ve gözden geçirme. Sınırınızın üzerindeki ek işler ofisi bekler. Biten işler bir gözden geçirme kuyruğuna düşer; ofis burada ek işleri onaylar ve işi faturalamaya bırakır. Bkz. biten işleri gözden geçirme.
• Marj kartı. Her iş; kararlaştırılan geliri, onaylanan değişiklikleri, iade faturalarını, işçiliği (dakika × kişinin saatlik maliyeti), maliyet fiyatından malzemeleri, taşeronları ve giderleri ve müşteriye yansıtılmayan yeniden işlemeyi, her satırın arkasındaki kayıtlarla birlikte gösterir. Bkz. bir işin marjını okuma.
• İş kârlılığı. Bir dönem için marjları iş, müşteri, teknisyen, iş türü veya projeye göre en kötüsü önce gelecek şekilde karşılaştırın ve CSV olarak dışa aktarın. Bkz. iş kârlılığını görme.

Parçalar, iş onaylandığında Depolar kullanılarak araçtan veya şube stoğundan maliyet fiyatından bir kez düşer. Onaylanan iş tek adımda bir Muhasebe faturasına dönüşür. Kimin fiyatları, kimin maliyet ve marjları göreceğine iki ayrı yetki karar verir ve maliyet yetkisi hiçbir zaman bir saha lisansına verilemez.

Saha işleri tek başına satılır ve Service Business paketinin ve Kluvan One'ın bir parçasıdır. Teknisyenler, tam lisanslardan daha ucuz olan saha lisanslarını kullanır; bkz. fiyatlandırma.

Müşteri desteği sık sık saha ziyaretine dönüşüyorsa, destek taleplerinin ve portal taleplerinin saha işini nasıl beslediğini Faturalar, teklifler ve ödemeler için müşteri portalı yazımızda görün. Teknisyenlerinizin sahaya gönderilmeden önce güvenlik sertifikalarına ihtiyacı varsa, Sertifikaları güncel tutan personel eğitim matrisi yazısını okuyun.

Bu ay tek bir iş türüyle başlayın. Üzerindeki her maliyeti kaydedin, marjları okuyun ve fiyatın doğru olup olmadığına karar verin.