Biaya pekerjaan lapangan: lihat margin setiap pekerjaan

Tanyakan kepada pemilik bisnis pemeliharaan atau instalasi pekerjaan mana yang menghasilkan uang, dan biasanya Anda akan mendapat jawaban yang jujur: "Sebagian besar, saya kira." Faktur terkirim, teknisi sibuk, saldo bank terlihat baik-baik saja. Namun di antara semua itu ada pekerjaan yang biayanya lebih besar daripada pendapatannya, dan pekerjaan itu bersembunyi dengan baik.

Pekerjaan itu bersembunyi di satu jam tambahan yang tidak dicatat siapa pun, di suku cadang yang diambil dari mobil dan tidak pernah ditagih, di kunjungan kedua untuk memperbaiki kunjungan pertama, dan di harga tetap yang disepakati sebelum ada yang melihat lokasinya. Perhitungan biaya per pekerjaan membawa biaya-biaya itu ke permukaan, satu pekerjaan demi satu pekerjaan.

Panduan ini menjelaskan apa saja yang masuk ke biaya nyata sebuah pekerjaan, kebiasaan yang membuat angkanya dapat dipercaya, dan cara memanfaatkan hasilnya.

Berapa biaya sebuah pekerjaan sebenarnya

Pada prinsipnya, margin sebuah pekerjaan itu sederhana: apa yang Anda peroleh dari pekerjaan itu dikurangi biaya untuk mengerjakannya. Masalahnya, kedua sisi memiliki lebih banyak baris daripada yang diperkirakan orang.

Di sisi pendapatan:

• Harga yang disepakati. Pada pekerjaan berharga tetap, penawarannya. Pada pekerjaan waktu dan material, jam kerja dikali tarif tenaga kerja Anda ditambah material dengan harga jualnya.
• Perubahan yang disetujui. Pekerjaan tambahan yang ditemukan di lokasi dan disetujui pelanggan untuk dibayar.
• Dikurangi nota kredit. Apa pun yang Anda kembalikan setelah faktur terbit.

Di sisi biaya:

• Tenaga kerja. Setiap menit untuk pekerjaan itu, termasuk perjalanan jika Anda menghitungnya, dikali biaya orang tersebut bagi Anda per jam (gaji ditambah biaya yang menyertainya, bukan tarif tagihnya).
• Material. Suku cadang dan bahan habis pakai sebesar biayanya, baik dari gudang maupun dari mobil.
• Subkontraktor dan pengeluaran. Sewa derek, tenaga spesialis, parkir, dan izin.
• Pengerjaan ulang. Biaya kembali ke lokasi untuk memperbaiki sesuatu, ketika pelanggan tidak membayar kunjungan ulang tersebut.

Lewatkan salah satunya, dan margin Anda terlihat lebih baik daripada kenyataannya. Pengerjaan ulang adalah yang paling sering terlupakan, karena kunjungan ulang biasanya dicatat sebagai pekerjaan baru tanpa pendapatan, sementara pekerjaan aslinya mempertahankan margin yang sebenarnya tidak pernah diperolehnya.

Lima kebiasaan yang membuat angkanya benar

1. Catat waktu di tempat pekerjaan dilakukan. Waktu yang diketik di akhir minggu hanyalah tebakan. Teknisi yang mengetuk "mulai perjalanan", "tiba", "mulai bekerja", dan "selesai" di ponselnya menghasilkan menit yang nyata tanpa mengisi lembar waktu.

2. Perlakukan mobil sebagai gudang. Jika suku cadang di mobil tidak dilacak, setiap suku cadang yang dipakai di lokasi akan terlupakan atau dimasukkan berdasarkan ingatan. Mobil dengan stoknya sendiri berarti suku cadang yang dipakai keluar dari mobil satu kali, sebesar biayanya, ketika pekerjaan disetujui.

3. Sepakati tambahan sebelum mengerjakannya. Teknisi selalu menemukan pekerjaan tambahan di lokasi. Tambahan kecil dalam batas yang disepakati boleh langsung dikerjakan; tambahan yang lebih besar harus menunggu persetujuan kantor atau pelanggan. Apa pun caranya, tambahan itu harus dicatat pada pekerjaan, atau akan hilang dari faktur.

4. Tinjau sebelum membuat faktur. Pemeriksaan singkat oleh kantor pada setiap pekerjaan yang selesai akan menangkap foto yang hilang, suku cadang yang tidak tercatat, dan tambahan yang menunggu keputusan. Pemeriksaan ini juga mencegah faktur terkirim untuk pekerjaan yang belum diterima pelanggan.

5. Kaitkan pengerjaan ulang dengan pekerjaan aslinya. Ketika sebuah pekerjaan mengulang pekerjaan sebelumnya, tandai sebagai pengerjaan ulang dari pekerjaan itu, dengan alasan seperti kualitas pengerjaan, suku cadang rusak, atau kesalahan pemakaian oleh pelanggan. Biayanya lalu berada di tempat yang semestinya, dan alasannya memberi tahu Anda apa yang perlu diperbaiki.

Contoh perhitungan

Ambil contoh servis AC berharga tetap yang ditawarkan seharga 1,200 dalam mata uang Anda. Teknisi menghabiskan tiga jam di lokasi dan satu jam di perjalanan; biayanya bagi Anda 60 per jam, jadi tenaga kerjanya 240. Suku cadang dari mobil berbiaya 310. Produk pembersih khusus yang dibeli di jalan menambah 45. Di atas kertas, marginnya 1,200 − 240 − 310 − 45 = 605, sekitar 50 %.

Dua minggu kemudian unit itu bocor dan teknisi kembali selama dua jam, dengan suku cadang seharga 90, tanpa ditagihkan kepada pelanggan. Pengerjaan ulang itu berbiaya 210. Margin nyata pekerjaan aslinya adalah 395, sekitar 33 %. Masih pekerjaan yang menguntungkan, tetapi bukan yang Anda kira, dan jika model yang sama bocor pada setiap pekerjaan kedua, harga Anda untuk model itu keliru.

Semua ini tidak memerlukan gelar keuangan. Yang diperlukan adalah setiap biaya dicatat pada pekerjaannya, dan satu tempat yang menjumlahkannya dengan sendirinya.

Apa yang dilakukan dengan margin

Setelah setiap pekerjaan memiliki margin yang andal, pertanyaan yang berguna menyangkut kelompok pekerjaan:

• Menurut jenis pekerjaan. Apakah instalasi lebih menguntungkan daripada perbaikan? Apakah harga kontrak pemeliharaan tahunan Anda menutup kunjungan yang termasuk di dalamnya?
• Menurut pelanggan. Pelanggan mana yang paling banyak menimbulkan pengerjaan ulang atau tambahan yang tidak dibayar?
• Menurut teknisi. Bukan untuk menyalahkan siapa pun, melainkan untuk melihat siapa yang perlu pelatihan, siapa yang selalu melewati waktu, dan siapa yang diam-diam menjadi orang paling efisien Anda.
• Yang terburuk lebih dulu. Urutkan pekerjaan menurut margin dan baca sepuluh terbawah setiap bulan. Polanya biasanya jelas begitu Anda melihatnya.

Lalu bertindaklah berdasarkan temuan Anda: ubah harga suatu jenis pekerjaan, tambahkan biaya kunjungan, latih kru untuk kerusakan yang berulang, atau berhenti menerima jenis pekerjaan yang selalu merugikan Anda.

Jauhkan biaya dari orang yang tidak membutuhkannya

Teknisi perlu melihat pekerjaan mereka, alamat, daftar periksa, dan suku cadang. Sebagian besar dari mereka tidak perlu melihat harga yang Anda tagih atau margin yang Anda peroleh, dan menampilkannya dapat memicu percakapan canggung di lokasi. Tentukan secara terpisah siapa yang boleh melihat harga, dan siapa yang boleh melihat biaya dan margin. Aturan yang baik: staf lapangan melihat pekerjaannya, manajer melihat uangnya.

Cara melakukannya di Kluvan

Pekerjaan lapangan membawa pekerjaan dari penawaran hingga faktur dan menjaga marginnya tetap mutakhir sepanjang jalan. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun: teknisi memakai lembar pekerjaan di peramban ponsel mereka, dan lembar itu tetap berfungsi ketika sinyal hilang.

• Atur sekali saja. Di Pengaturan pekerjaan lapangan, tetapkan batas persetujuan tambahan, tarif tenaga kerja, biaya kunjungan, jenis pekerjaan, mobil, dan biaya per jam. Lihat Atur pekerjaan lapangan.
• Penawaran dan penugasan. Buat perintah kerja dengan baris tenaga kerja, suku cadang, dan layanan, catat persetujuan pelanggan, lalu tugaskan di papan penugasan harian atau mingguan. Pelanggan juga dapat menyetujui estimasi di Portal pelanggan.
• Catat di ponsel. Teknisi mengetuk perjalanan, kedatangan, pekerjaan, dan selesai sehingga waktu tercatat dengan sendirinya, mencentang daftar periksa, mengambil foto, mencatat material dari mobil mereka, dan merekam tanda tangan pelanggan. Lihat Kerjakan pekerjaan melalui ponsel.
• Tambahan dan peninjauan. Tambahan di atas batas Anda menunggu persetujuan kantor. Pekerjaan yang selesai masuk ke antrean tinjauan, tempat kantor menyetujui tambahan dan melepas pekerjaan untuk ditagih. Lihat Tinjau pekerjaan selesai dan setujui tambahan.
• Kartu margin. Setiap pekerjaan menampilkan pendapatan yang disepakati, perubahan yang disetujui, nota kredit, tenaga kerja (menit × biaya orang tersebut per jam), material sebesar biayanya, subkontraktor dan pengeluaran, serta pengerjaan ulang yang tidak ditagihkan kepada pelanggan, dengan catatan di balik setiap baris. Lihat Baca margin pekerjaan.
• Profitabilitas pekerjaan. Bandingkan margin menurut pekerjaan, pelanggan, teknisi, jenis pekerjaan, atau proyek untuk suatu periode, yang terburuk lebih dulu, dan ekspor ke CSV. Lihat Lihat dan ekspor profitabilitas pekerjaan.

Suku cadang keluar dari stok mobil atau cabang satu kali, sebesar biayanya, ketika pekerjaan disetujui, menggunakan Gudang. Pekerjaan yang disetujui menjadi faktur Pembukuan dalam satu langkah. Dua hak akses menentukan siapa yang melihat harga dan siapa yang melihat biaya dan margin, dan hak akses biaya tidak pernah dapat diberikan kepada kursi lapangan.

Pekerjaan lapangan dijual terpisah dan merupakan bagian dari paket bundel Service Business dan Kluvan One. Teknisi memakai kursi lapangan, yang lebih murah daripada kursi penuh; lihat harga.

Jika dukungan pelanggan sering berujung pada kunjungan ke lokasi, lihat bagaimana tiket dan permintaan portal mengalir ke pekerjaan lapangan dalam tulisan kami tentang Portal pelanggan untuk faktur, penawaran, dan pembayaran. Dan jika teknisi Anda memerlukan sertifikat keselamatan sebelum diberangkatkan, baca Matriks pelatihan staf yang menjaga sertifikat tetap berlaku.

Mulailah dengan satu jenis pekerjaan bulan ini. Catat setiap biayanya, baca marginnya, dan putuskan apakah harganya sudah tepat.