Alur rekrutmen sederhana untuk tim kecil

Di organisasi kecil, rekrutmen biasanya terjadi di kotak masuk seseorang. Iklan lowongan disebarkan, CV datang sebagai lampiran, beberapa diteruskan ke manajer dengan pesan "bagaimana menurut Anda?", wawancara diatur lewat pesan, dan tiga minggu kemudian tidak ada yang ingat kandidat mana mengatakan apa. Kandidat yang bagus menerima tawaran lain selagi Anda masih mencari CV-nya.

Anda tidak memerlukan sistem pelacakan pelamar kelas perusahaan besar untuk memperbaikinya. Yang Anda perlukan adalah alur sederhana: beberapa tahap yang jelas, satu catatan per kandidat, cara yang adil untuk membandingkan wawancara, dan penawaran kerja yang terkirim pada hari yang sama dengan keputusan Anda. Panduan ini membahas setiap bagiannya.

Mulai dari lowongan, bukan dari iklannya

Sebelum apa pun diterbitkan, tuliskan empat hal tentang posisi tersebut:

Apa pekerjaannya, dengan kata-kata sederhana yang dapat dipahami kandidat: pekerjaannya, timnya, tempatnya.
Siapa yang memutuskan. Sebutkan manajer perekrut dan, jika perlu, satu orang lain. Lebih dari tiga pengambil keputusan memperlambat segalanya.
Rentang gaji, meskipun tidak Anda umumkan. Menyepakatinya sejak awal mencegah negosiasi yang canggung di kemudian hari, dan rentang ini hanya boleh terlihat oleh orang yang membutuhkannya.
Tahap-tahap yang akan dilalui kandidat, dan kira-kira berapa lama setiap tahap.

Menulis ini butuh setengah jam dan mencegah sebagian besar keterlambatan yang muncul kemudian.

Buat tahapnya sedikit dan jelas

Sebagian besar tim kecil hanya membutuhkan empat tahap antara "melamar" dan keputusan akhir:

Melamar: lamaran sudah masuk dan belum ada yang membacanya.
Lolos seleksi awal: seseorang sudah membaca CV-nya dan layak diajak bicara.
Wawancara: satu atau beberapa wawancara sudah dijadwalkan atau dilakukan.
Penawaran kerja: penawaran kerja sudah dikirim.

Setiap kandidat berakhir sebagai Direkrut atau Tidak terpilih, dengan alasannya. Jika proses rekrutmen Anda memerlukan langkah khusus, seperti tes praktik atau izin kerja, tambahkan sebagai tahap tersendiri alih-alih melacaknya di catatan sampingan.

Aturan yang paling penting: setiap kandidat berada di tepat satu tahap pada satu waktu, dan ada orang yang bertanggung jawab memindahkannya. Kandidat yang dua minggu tertahan di "Lolos seleksi awal" adalah kandidat yang sebentar lagi lepas dari tangan Anda.

Satu catatan per kandidat

Semua informasi tentang seorang kandidat harus berada di satu tempat: CV, tahapnya, catatan dari tim, wawancara, kartu penilaian, penawaran kerja, dan riwayat kejadian. Ketika manajer perekrut sedang cuti, orang lain dapat melanjutkannya dalam lima menit.

Ini juga melindungi kandidat. CV yang diteruskan ke sana kemari lewat email berakhir di kotak masuk pribadi dan tidak pernah dihapus. CV dalam satu catatan dapat disimpan tepat selama waktu yang Anda sebutkan, lalu dihapus ketika waktunya habis.

Jadwalkan wawancara tanpa bolak-balik

Penjadwalan wawancara adalah tempat tim kecil paling banyak kehilangan hari. Beberapa kebiasaan membantu:

Sepakati dengan pewawancara slot waktu mana yang mereka kosongkan selama satu putaran rekrutmen.
Pesan wawancara langsung di kalender pewawancara agar tidak ada yang memesan mereka dua kali.
Jaga panel tetap kecil: satu sampai tiga orang untuk sebagian besar posisi.
Kirimkan kepada kandidat satu konfirmasi yang jelas berisi waktu, tempat atau tautan, dan siapa yang akan ditemuinya.

Gunakan kartu penilaian agar perbandingan adil

Setelah wawancara, ingatan memudar dan bercampur. Satu pewawancara menyukai semangat kandidat; yang lain mengingat satu jawaban yang lemah. Tanpa struktur, pendapat yang paling lantang yang menang.

Kartu penilaian memperbaikinya. Setiap pewawancara menjawab pertanyaan yang sama untuk setiap kandidat, misalnya keterampilan, pengalaman, komunikasi, dan kecocokan dengan tim, dengan nilai 1 sampai 5, lalu memberi rekomendasi: sangat ya, ya, tidak, atau sangat tidak. Pewawancara mengisi kartunya sebelum membahas kandidat dengan rekan lain, agar pendapat pertama tidak membentuk pendapat sisanya.

Dua aturan menjaga kartu penilaian tetap adil:

Tanyakan hanya tentang pekerjaan. Jangan pernah tentang usia, agama, rencana berkeluarga, atau penampilan, dan jangan pernah meminta foto. Banyak negara melarang pertanyaan semacam ini, dan pertanyaan itu tidak mengatakan apa pun tentang bagaimana seseorang akan bekerja.
Baca nilai rata-rata dan komentarnya bersama-sama. Nilai 3.8 dengan catatan "sangat baik dengan pelanggan, perlu pelatihan untuk sistem kita" memberi tahu Anda lebih banyak daripada angkanya saja.

Kirim penawaran kerja pada hari yang sama

Ketika Anda sudah memutuskan, bergeraklah cepat. Surat penawaran kerja yang jelas berisi gaji, tanggal mulai, dan posisinya, yang dikirim pada hari yang sama, sering kali menjadi penentu bagi kandidat yang punya pilihan lain. Tautan pribadi tempat kandidat membaca surat itu, mengunduhnya, dan menerimanya dengan mengetikkan namanya lebih cepat daripada mencetak, menandatangani, dan memindai.

Ketika kandidat menerima, proses rekrutmen belum selesai: orang baru itu memerlukan catatan karyawan, dokumen-dokumennya, dan rencana orientasi untuk minggu-minggu pertama. Jika informasi itu harus diketik ulang dari berkas kandidat, kesalahan mudah menyusup.

Hormati data kandidat

Kandidat memercayakan data pribadi mereka kepada Anda. Beri tahu mereka berapa lama Anda menyimpannya, simpan hanya selama itu, dan hapus ketika waktunya habis. Pengaturan bawaan yang masuk akal adalah menyimpan data kandidat yang tidak Anda rekrut selama satu tahun, dan lebih lama hanya bagi mereka yang meminta untuk dipertimbangkan pada lowongan berikutnya. Menghapus sesuai jadwal jauh lebih mudah bagi perangkat lunak daripada bagi manajer sibuk dengan satu map berisi CV lama.

Ukur beberapa hal

Anda tidak memerlukan dasbor rekrutmen. Setiap kuartal, lihat:

Waktu untuk merekrut: jumlah hari dari dibukanya lowongan hingga penawaran kerja diterima.
Dari mana kandidat yang bagus berasal: situs web Anda, papan lowongan, rekomendasi.
Di mana kandidat berguguran: banyaknya penawaran yang ditolak menunjuk pada gaji atau kecepatan; banyaknya kandidat yang tidak datang menunjuk pada penjadwalan Anda.

Cara melakukannya di Kluvan

Rekrutmen tersedia bersama aplikasi SDM & Penggajian, termasuk paket awal SDM yang gratis, sehingga tim kecil dapat memulai tanpa membeli apa pun lagi. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun: kandidat melamar dari peramban apa pun, dan pewawancara mengisi kartu penilaian di ponsel mereka.

Buat lowongan. Beri nama jabatan, cabang, jenis pekerjaan, dan deskripsi, sebutkan manajer perekrut, dan tambahkan rentang gaji yang hanya dapat dilihat oleh orang dengan hak akses gaji. Lihat Membuat lowongan kerja.
Terbitkan di halaman karier Anda. Halaman karier Anda mencantumkan lowongan yang terbuka; pelamar mengirim CV dengan kotak persetujuan yang menyebutkan berapa lama Anda menyimpan data mereka. Lihat Menerima lamaran di halaman karier.
Pindahkan kandidat melalui tahap. Tahap bawaannya adalah Melamar, Lolos seleksi awal, Wawancara, dan Penawaran kerja, lalu Direkrut atau Tidak terpilih dengan alasan; ganti namanya atau tambahkan tahap Anda sendiri per lowongan. Lihat Memindahkan kandidat melalui tahap.
Jadwalkan wawancara. Pesan satu sampai enam pewawancara; jika Reservasi aktif, wawancara masuk ke kalender setiap pewawancara dan tidak ada yang dapat memesan mereka pada waktu itu. Lihat Menjadwalkan wawancara.
Isi kartu penilaian. Setiap pewawancara menilai pertanyaan lowongan dari 1 sampai 5 dan memberi rekomendasi; halaman kandidat menampilkan setiap kartu dan nilai rata-ratanya. Lihat Menulis kartu penilaian.
Kirim penawaran kerja. Susun surat dari templat, kirimkan, dan berikan tautan pribadinya kepada kandidat; kandidat menerima dengan mengetikkan nama lengkapnya atau menolak. Saat ini Anda menyalin tautan itu dan mengirimkannya sendiri, lewat email atau chat. Lihat Mengirim surat penawaran.
Rekrut ke SDM. Rekrut membuat orang tersebut di SDM dengan berkasnya dan daftar periksa orientasi, serta menjaga CV dan penawaran kerja tetap tertaut. Lihat Merekrut kandidat ke HR.
Hapus tepat waktu. Kandidat yang tidak Anda rekrut dihapus setelah jumlah bulan yang Anda tetapkan: 12 secara bawaan, atau 24 bagi mereka yang meminta disimpan untuk lowongan berikutnya.

Begitu orang baru Anda mulai bekerja, tugas berikutnya adalah melatihnya. Tulisan kami tentang Matriks pelatihan staf yang menjaga sertifikat tetap berlaku menunjukkan cara menjadikan orientasi sebuah rutinitas, dan Mengelola tim yang berbicara dalam empat bahasa membahas anggota tim lainnya.

Buka posisi berikutnya sebagai lowongan dengan empat tahap dan satu kartu penilaian. Anda akan merasakan bedanya pada diskusi pertama setelah wawancara.