Matriks pelatihan staf yang menjaga sertifikat tetap berlaku

Setiap organisasi memiliki pelatihan yang wajib diikuti orang-orangnya: keselamatan kebakaran, bekerja di ketinggian, higiene pangan, cara menangani data pelanggan, prosedur untuk mesin baru, orientasi bagi karyawan baru. Sebagian besar tim kecil melacaknya di spreadsheet dengan nama-nama di sisi kiri dan kursus di bagian atas. Cara itu berhasil untuk sementara waktu. Lalu ada yang keluar, ada yang bergabung, prosedurnya berubah, dan spreadsheet itu diam-diam tidak lagi mencerminkan kenyataan.

Hari ketika hal ini menjadi penting adalah hari ketika seseorang bertanya: auditor, perusahaan asuransi, pelanggan besar, atau lebih buruk lagi, penyelidik setelah terjadi kecelakaan. "Siapa yang sudah menyelesaikan versi terbaru prosedur forklift, dan kapan?" Jika jawaban jujurnya adalah "Saya kira semua orang sudah mengikutinya tahun lalu", Anda punya masalah.

Matriks pelatihan yang tetap mutakhir memerlukan tiga hal: daftar yang jelas tentang apa yang wajib diikuti setiap peran, penyegaran yang datang tepat waktu tanpa ada yang perlu mengingatnya, dan catatan tentang siapa menyelesaikan versi yang mana. Panduan ini menunjukkan cara menyiapkannya.

Langkah 1: daftar apa yang wajib diikuti setiap peran

Mulailah dari persyaratannya, bukan dari kursusnya. Untuk setiap peran atau tim, tuliskan pelatihan yang dibutuhkan dan seberapa sering:

Semua orang: orientasi, keselamatan kebakaran, perlindungan data, mungkin kode etik. Sering kali sekali saat bergabung, lalu setiap satu atau dua tahun.
Staf lapangan dan gudang: penanganan barang secara manual, bekerja di ketinggian, penggunaan kendaraan atau forklift, pertolongan pertama bagi sebagian orang. Sering kali setiap tahun.
Staf dapur atau klinik: higiene, pengendalian infeksi. Sering kali setiap tahun atau sesuai ketentuan.
Manajer: aturan persetujuan dan pengeluaran, penanganan keluhan, perlindungan kelompok rentan bila relevan.

Periksa apa yang diwajibkan oleh peraturan setempat, perusahaan asuransi Anda, dan pelanggan terbesar Anda. Sebagian pelatihan diwajibkan oleh hukum di negara Anda; sebagian lagi merupakan janji kontraktual kepada pelanggan. Tandai mana yang mana.

Langkah 2: susun kursus singkat dari bahan yang sudah ada

Kemungkinan besar Anda sudah memiliki bahannya: dokumen prosedur, selebaran keselamatan, video dari pemasok peralatan. Kursus tidak harus berupa produksi besar. Kursus kerja yang baik terdiri atas:

Dokumen atau prosedur yang disetujui, versi yang sama dengan yang sedang berlaku.
Penjelasan singkat dengan kata-kata sederhana: mengapa hal itu penting dan apa yang harus dilakukan secara berbeda.
Kuis singkat, lima sampai sepuluh pertanyaan, yang memeriksa poin-poin yang benar-benar penting. "Apa yang Anda lakukan jika alarm berbunyi saat Anda berada di atap?" lebih baik daripada "Pada tahun berapa prosedur ini ditulis?"
Nilai kelulusan, sering kali 80 %, agar kursus tidak dapat diselesaikan hanya dengan mengeklik terus.

Batasi setiap kursus pada apa yang dapat diselesaikan seseorang dalam sepuluh atau lima belas menit di ponsel. Kursus yang panjang cenderung ditunda.

Langkah 3: tugaskan berdasarkan peran, bukan nama

Menugaskan kursus orang per orang langsung gagal begitu ada yang bergabung. Tugaskan berdasarkan peran, cabang, atau tim: "semua orang di tim gudang mengikuti penanganan barang secara manual dalam 14 hari." Karyawan baru di tim itu mendapat kursusnya secara otomatis, dengan 14 hari penuh dihitung dari tanggal mulai kerjanya.

Ketika seseorang pindah ke tim lain, orang itu mendapat kursus-kursus tim barunya. Ketika seseorang keluar, namanya hilang dari matriks tanpa ada yang perlu membereskannya.

Langkah 4: tetapkan penyegaran dan pengingat

Penyelesaian yang tidak pernah kedaluwarsa cocok untuk sebagian pelatihan, seperti orientasi. Untuk pelatihan keselamatan, tetapkan interval penyegaran, misalnya setiap 12 bulan. Matriks lalu tahu kapan setiap penyelesaian tidak berlaku lagi.

Orang harus diingatkan sebelum tanggal jatuh tempo atau penyegaran, bukan sesudahnya. Pengingat beberapa minggu sebelumnya memberi mereka waktu untuk menyelipkannya. Pelatihan yang terlambat dan yang akan kedaluwarsa juga harus sampai ke manajer orang tersebut, karena manajerlah yang dapat menyediakan waktu untuknya dalam jadwal kerja.

Langkah 5: baca matriksnya setiap minggu

Matriks adalah sebuah kisi: satu baris per orang, satu kolom per kursus, setiap sel menunjukkan status dan tanggalnya. Status yang berguna adalah:

Selesai: sudah diselesaikan dan masih berlaku.
Segera tenggat: sudah ditugaskan, dan tanggal jatuh temponya sudah dekat.
Terlambat: tanggal jatuh temponya sudah lewat.
Akan kedaluwarsa: sudah diselesaikan, tetapi waktu penyegarannya sudah dekat.
Kedaluwarsa: tanggal penyegarannya sudah lewat.

Urutkan yang kedaluwarsa dan terlambat ke atas, dan luangkan lima menit setiap minggu untuk menanganinya. Persentase orang yang patuh per cabang adalah satu angka yang bagus untuk rapat manajemen bulanan.

Langkah 6: jaga kejujuran versi

Prosedur berubah. Ketika prosedur forklift mendapat langkah baru, apakah semua orang perlu mengulanginya, atau hanya karyawan baru? Itu bergantung pada perubahannya. Perbaikan salah ketik tidak mengharuskan siapa pun mengulang apa pun; langkah keselamatan baru mengharuskannya.

Catatan Anda harus menyimpan setiap penyelesaian beserta versi yang diikuti. Ketika Anda menerbitkan versi baru, putuskan secara tegas apakah semua orang harus mengikutinya lagi. Jangan pernah menulis ulang catatan lama: fakta bahwa seseorang menyelesaikan versi 2 pada bulan Maret lalu justru itulah yang perlu Anda tunjukkan kepada auditor.

Pelatihan yang diberikan di ruang kelas

Tidak semua pelatihan berlangsung di ponsel. Kursus pertolongan pertama dengan pelatih, sesi praktik di mesin, pengarahan singkat keselamatan di lokasi: catat juga penyelesaian-penyelesaian itu, dengan tanggal dan siapa yang mencatatnya, agar matriks menampilkan gambaran yang lengkap.

Sertifikat

Ketika sebuah penyelesaian sah, karyawan dan manajer harus dapat mengunduh sertifikat. Sertifikat itu berguna untuk berkas karyawan, untuk pelanggan yang meminta bukti, dan untuk staf yang berpindah-pindah lokasi.

Cara melakukannya di Kluvan

Pelatihan ditujukan untuk pelatihan yang wajib diikuti tim Anda, dengan catatan yang dapat Anda buktikan. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun: semua orang mengikuti pelatihannya di ponsel atau komputer, termasuk pemakai kursi lapangan dan kursi terbatas.

Buat kursus. Tambahkan materi dari dokumen yang sudah disetujui di Dokumen, tautan, dan teks singkat, lalu kuis dengan nilai kelulusan (80 % secara bawaan), interval penyegaran dalam bulan, dan jumlah hari untuk menyelesaikannya. Lihat Membuat kursus dengan materi dan kuis.
Terbitkan versi. Orang hanya mengikuti versi yang sudah diterbitkan. Setiap penyelesaian menyimpan versi yang diikuti, dan ketika Anda menerbitkan versi baru, Anda memilih apakah semua orang harus mengikutinya lagi. Lihat Menerbitkan kursus dan versi barunya.
Tugaskan berdasarkan peran, cabang, atau tim. Tugaskan kursus kepada seseorang, sebuah peran, cabang, tim, atau semua orang, dengan tanggal jatuh tempo atau jumlah hari; karyawan baru mendapat jangka waktu penuh sejak tanggal mulai kerjanya. Peran dan tim berasal dari SDM & Penggajian. Lihat Menugaskan kursus kepada orang, peran, atau tim.
Penyegaran dan pengingat. Tetapkan penyegaran setiap sekian bulan, berapa hari sebelumnya orang diingatkan, dan apakah pelatihan yang terlambat dan akan kedaluwarsa masuk ke daftar perhatian manajer. Lihat Menetapkan penyegaran, pengingat, dan kedaluwarsa.
Matriks kepatuhan. Satu baris per orang dan satu kolom per kursus, dengan ubin untuk patuh, kedaluwarsa, terlambat, akan kedaluwarsa, dan segera tenggat, filter menurut cabang, tim, dan status, serta catatan setiap orang dengan versi, nilai, dan sertifikatnya. Lihat Membaca matriks kepatuhan.
Pelatihan di ruang kelas. Catat penyelesaian yang diberikan di ruangan atau di atas kertas, dengan hari, nilai, dan siapa yang mencatatnya.
Di ponsel. Pelatihan saya mencantumkan kursus setiap orang, yang terlambat lebih dulu; mereka membaca materinya, menjawab kuis, dan langsung mendapatkan penyelesaiannya. Lihat Mengikuti kursus di ponsel.

Pelatihan dijual terpisah dan tersedia dalam Kluvan One dan masa uji coba; lihat harga. Hanya dokumen yang sudah diterbitkan dengan tingkat kerahasiaan normal yang dapat menjadi materi kursus, sehingga berkas yang dibatasi tidak pernah ditampilkan kepada semua orang yang dijangkau sebuah kursus.

Pelatihan dimulai pada hari pertama. Tulisan kami tentang Alur rekrutmen sederhana untuk tim kecil membahas cara mendapatkan orang yang tepat, dan Biaya pekerjaan lapangan: lihat margin setiap pekerjaan menunjukkan dampak kru yang terlatih baik terhadap margin Anda.

Ambil prosedur keselamatan Anda yang paling penting, ubah menjadi kursus sepuluh menit dengan lima pertanyaan, dan tugaskan kepada tim yang membutuhkannya. Minggu depan, baca matriksnya.