Una matriz de formación que mantiene los certificados al día

Toda organización tiene formación que su gente debe realizar: seguridad contra incendios, trabajo en altura, higiene alimentaria, cómo tratar los datos de los clientes, el procedimiento de la máquina nueva, la incorporación de quienes se unen al equipo. La mayoría de los equipos pequeños lo controlan en una hoja de cálculo con los nombres en un lado y los cursos arriba. Funciona durante un tiempo. Luego alguien se va, alguien llega, el procedimiento cambia y la hoja de cálculo deja de ser cierta sin que nadie lo note.

El día que importa es el día en que alguien pregunta: un auditor, una aseguradora, un cliente importante o, peor aún, un investigador después de un accidente. "¿Quién ha completado la versión vigente del procedimiento de la carretilla elevadora, y cuándo?" Si la respuesta sincera es "creo que todos lo hicieron el año pasado", tiene un problema.

Una matriz de formación que se mantenga al día necesita tres cosas: una lista clara de lo que debe realizar cada puesto, repasos que llegan a tiempo sin que nadie tenga que acordarse y un registro de quién completó qué versión. Esta guía muestra cómo organizarlo.

Paso 1: liste lo que debe realizar cada puesto

Empiece por los requisitos, no por los cursos. Para cada puesto o equipo, anote la formación que necesita y con qué frecuencia:

• Todos: incorporación, seguridad contra incendios, protección de datos y quizás un código de conducta. A menudo una vez al incorporarse y luego cada uno o dos años.
• Personal de campo y de almacén: manipulación manual de cargas, trabajo en altura, uso de vehículos o de carretilla elevadora y, para algunos, primeros auxilios. A menudo cada año.
• Personal de cocina o de clínica: higiene y control de infecciones. A menudo cada año o según lo exijan las normas.
• Gerentes: normas de aprobación y de gasto, gestión de reclamaciones y protección de personas vulnerables cuando corresponda.

Compruebe lo que exigen sus normas locales, su aseguradora y sus clientes más grandes. Parte de la formación es obligatoria por ley en su país; otra parte es un compromiso contractual con un cliente. Marque cuál es cuál.

Paso 2: cree cursos breves con lo que ya tiene

Probablemente ya tenga el material: un documento de procedimiento, un folleto de seguridad, un video del proveedor del equipo. Un curso no tiene que ser una superproducción. Un buen curso para el lugar de trabajo es:

• El documento o procedimiento aprobado, la misma versión que está en vigor.
• Una explicación breve con palabras sencillas: por qué importa y qué hacer de otra manera.
• Un cuestionario breve, de cinco a diez preguntas, que compruebe los puntos que de verdad importan. "¿Qué hace si suena la alarma mientras está en el tejado?" es mejor que "¿En qué año se redactó este procedimiento?".
• Una nota mínima para aprobar, a menudo del 80 %, para que un curso no pueda completarse haciendo clic sin leer.

Limite cada curso a lo que alguien pueda terminar en diez o quince minutos en un teléfono. Los cursos largos se aplazan.

Paso 3: asigne por puesto, no por nombre

Asignar cursos persona por persona falla en cuanto alguien se incorpora. Asigne en cambio por puesto, sucursal o equipo: "todos los del equipo del almacén realizan manipulación manual de cargas en un plazo de 14 días". Una persona nueva en ese equipo recibe el curso automáticamente, con los 14 días completos contados desde su fecha de incorporación.

Cuando alguien pasa a otro equipo, recibe los cursos de ese equipo. Cuando alguien se va, sale de la matriz sin que nadie tenga que hacer limpieza.

Paso 4: fije repasos y recordatorios

Una finalización que nunca caduca está bien para cierta formación, como la incorporación. Para la formación de seguridad, fije un intervalo de repaso, por ejemplo cada 12 meses. Así la matriz sabe cuándo caduca cada finalización.

Las personas deberían recibir el recordatorio antes de una fecha de vencimiento o de un repaso, no después. Un recordatorio un par de semanas antes les da tiempo para encajarlo. La formación atrasada y la que está por caducar también deberían llegar al gerente de la persona, porque el gerente puede hacerle hueco en el cuadrante de turnos.

Paso 5: lea la matriz cada semana

La matriz es una cuadrícula: una fila por persona, una columna por curso, y cada celda muestra el estado y la fecha. Los estados útiles son:

• Completado: realizado y todavía válido.
• Vence pronto: asignado, con la fecha de vencimiento cerca.
• Vencido: la fecha de vencimiento ya pasó.
• Por caducar: completado, pero el repaso está cerca.
• Caducado: la fecha de repaso ya pasó.

Ponga arriba lo caducado y lo vencido, y dedíqueles cinco minutos a la semana. Un porcentaje de personas que cumplen por sucursal es una buena cifra única para una reunión mensual de dirección.

Paso 6: mantenga honestas las versiones

Los procedimientos cambian. Cuando el procedimiento de la carretilla elevadora gana un paso nuevo, ¿todos deben repetirlo o solo quienes se incorporan? Depende del cambio. Corregir una errata no obliga a nadie a repetir nada; un nuevo paso de seguridad, sí.

Sus registros deberían conservar cada finalización con la versión con la que se realizó. Cuando publique una versión nueva, decida de forma explícita si todos deben volver a realizarla. No reescriba nunca los registros antiguos: el hecho de que alguien completó la versión 2 el pasado marzo es exactamente lo que necesita mostrar a un auditor.

Formación impartida en un aula

No toda la formación ocurre en un teléfono. Un curso de primeros auxilios con un formador, una sesión práctica en la máquina, una charla de seguridad en obra: registre también esas finalizaciones, con la fecha y quién las registró, para que la matriz muestre el panorama completo.

Certificados

Cuando una finalización cuenta, las personas y los gerentes deberían poder descargar un certificado. Es útil para el expediente de la persona, para los clientes que piden pruebas y para el personal que se mueve entre sedes.

Cómo hacerlo en Kluvan

Formación es para la formación que su equipo debe realizar, con un registro que usted puede demostrar. Kluvan funciona en línea, sin nada que instalar: cada persona realiza su formación en su teléfono o en una computadora, incluidos los puestos de campo y restringidos.

• Cree un curso. Añada material de sus documentos aprobados en Documentos, enlaces y textos breves, y después un cuestionario con una nota mínima (80 % por defecto), un intervalo de repaso en meses y los días para completarlo. Consulte Crear un curso con material y cuestionario.
• Publique versiones. Las personas solo realizan una versión publicada. Cada finalización conserva la versión con la que se realizó y, cuando publica una nueva, usted elige si todos deben volver a realizarla. Consulte Publicar un curso y sus nuevas versiones.
• Asigne por puesto, sucursal o equipo. Asigne un curso a una persona, un puesto, una sucursal, un equipo o a todos, con una fecha de vencimiento o un número de días; quienes se incorporan reciben el plazo completo desde su fecha de incorporación. Los puestos y los equipos vienen de RR. HH. y nómina. Consulte Asignar un curso a personas, puestos o equipos.
• Repasos y recordatorios. Fije un repaso cada cierto número de meses, los días de antelación con que se avisa a las personas y si la formación atrasada o por caducar va a la lista de atención del gerente. Consulte Configurar repasos, recordatorios y caducidad.
• La matriz de cumplimiento. Una fila por persona y una columna por curso, con indicadores de cumple, caducado, vencido, por caducar y vence pronto, filtros por sucursal, equipo y estado, y los registros de cada persona con la versión, la puntuación y un certificado. Consulte Consultar la matriz de cumplimiento.
• Formación en aula. Registre una finalización impartida en un aula o en papel, con el día, la puntuación y quién la registró.
• En el teléfono. Mi formación lista los cursos de cada persona, primero los atrasados; leen el material, responden el cuestionario y obtienen su finalización al instante. Consulte Realizar un curso en el teléfono.

Formación se vende por separado y viene con Kluvan One y con la prueba; consulte los precios. Solo los documentos publicados de confidencialidad normal pueden ser material de un curso, de modo que un archivo restringido nunca se muestra a todas las personas a las que llega un curso.

La formación empieza el primer día. Nuestro artículo Un proceso de selección sencillo para equipos pequeños trata sobre cómo incorporar a las personas adecuadas, y Costeo de trabajos de campo: vea el margen de cada trabajo muestra lo que unos equipos bien formados hacen por sus márgenes.

Tome su procedimiento de seguridad más importante, conviértalo en un curso de diez minutos con cinco preguntas y asígnelo al equipo que lo necesita. La semana que viene, lea la matriz.