Lista de cierre de mes para despachos contables

Para un despacho contable, el cierre de mes no es un cierre. Son veinte, o cincuenta, cada uno en un estado distinto. Un cliente lo ha enviado todo. Otro no abre la conexión bancaria desde la primavera. Otro manda los recibos como fotos por WhatsApp a las once de la noche. El trabajo en sí rara vez es difícil; lo difícil es saber en qué punto está cada cliente.

La respuesta a la que llegan la mayoría de las firmas es una lista de verificación: los mismos pasos, en el mismo orden, para cada cliente, con un registro de quién hizo cada paso y cuándo. Este artículo le ofrece un cierre práctico en siete pasos, los hábitos que lo mantienen en marcha y una forma de ver el avance de todos sus clientes a la vez.

Por qué importa la misma lista para cada cliente

Cuando cada contador cierra a sus clientes a su manera, la firma depende de la memoria. Las vacaciones y los cambios de personal hacen daño, las revisiones tardan más y los socios no pueden saber de un vistazo qué clientes van atrasados. Una lista compartida convierte el cierre de mes en una rutina que cualquiera de la firma puede retomar, y acelera mucho la revisión, porque el revisor sabe exactamente qué se hizo.

La lista no tiene que ser larga. Tiene que ser la misma en todas partes y debe terminar con el período bloqueado, para que nadie cambie por accidente cifras ya cerradas.

Los siete pasos

1. Banco conciliado. Cada cuenta bancaria y de tarjeta conciliada con el estado de cuenta bancario hasta el último día del mes. Las líneas sin conciliar son la primera señal de facturas que faltan, facturas de proveedor que faltan o pagos registrados en el cliente equivocado. Haga esto primero: la mayoría de los pasos siguientes dependen de él.

2. Facturas de proveedor registradas. Cada factura de proveedor fechada en el mes está registrada, incluidas las que el cliente olvidó enviar. Compare con los proveedores habituales del mes anterior: alquiler, servicios públicos, software, la empresa de limpieza. Un proveedor que facturó todos los meses y falta este mes suele ser una factura olvidada en la bandeja de entrada de alguien.

3. Devengos. Costos que pertenecen al mes pero aún no se han facturado, e ingresos ganados pero todavía no facturados. Mantenga una breve lista fija por cliente, para no reinventar los devengos cada mes.

4. IVA revisado. IVA de ventas y de compras revisado en busca de tipos extraños, números de IVA que faltan y documentos en el período equivocado. Incluso en los meses sin declaración, una revisión rápida evita un cierre de trimestre doloroso.

5. Depreciación ejecutada. La depreciación del mes contabilizada desde el registro de activos, con los activos nuevos añadidos y las bajas registradas.

6. Nómina contabilizada. Salarios, costos del empleador y cualquier provisión de fin de servicio o de ausencias contabilizados, y las cuentas de control de nómina cuadrando con los informes de nómina.

7. Período bloqueado. El mes cerrado en la contabilidad, de modo que no se pueda registrar nada en él sin reabrirlo a propósito. Este es el paso que convierte "creemos que está hecho" en "está hecho".

Si un paso no aplica a un cliente, márquelo como no necesario en lugar de saltarlo en silencio. La diferencia importa cuando alguien revisa el cierre tres meses después.

Reclamar al cliente sin perder el hilo

La mayoría de los retrasos del cierre de mes no son problemas contables; son problemas de espera. Un estado de cuenta bancario que falta, un pago sin explicar, una factura de proveedor que nadie encuentra. La forma habitual de reclamar, una mezcla de correos electrónicos y mensajes, dispersa las respuestas entre bandejas de entrada.

Un patrón mejor:

• Una solicitud por cada cosa que necesita, escrita con claridad: "Estado de cuenta bancario de septiembre, todas las cuentas", no "por favor, envíe los documentos".
• Una fecha de vencimiento en cada solicitud, sobre todo cuando un paso del cierre depende de ella.
• La respuesta en la propia solicitud, con el archivo adjunto, para que la siguiente persona de la firma vea toda la historia.
• Cierre la solicitud cuando haya revisado la respuesta, para que las solicitudes abiertas siempre signifiquen una espera real.

Los clientes responden más rápido cuando una solicitud es concreta y pueden contestarla desde el teléfono. También responden más rápido cuando se les avisa por el canal que de verdad leen.

Vea a todos los clientes en una página

Los socios y los gerentes necesitan una lista de trabajo, no cincuenta expedientes separados. Para cada cliente, las columnas útiles son:

• Avance del cierre: cuántos de los siete pasos están hechos en el mes que se está cerrando, por ejemplo 3 de 7.
• Solicitudes pendientes: cuántas solicitudes están abiertas y cuántas volvieron respondidas.
• Líneas bancarias por conciliar: una idea rápida de cuánta conciliación queda.
• Próxima fecha de vencimiento, con cuántos elementos van atrasados.

Ordenada por la fecha de vencimiento más cercana, esa página le dice cada mañana dónde poner a su gente.

Incorporar clientes nuevos de la misma manera

El mismo criterio sirve cuando se incorpora un cliente. Una breve lista de incorporación, con cada paso asignado a la firma o al cliente y con fecha de vencimiento, evita que el primer cierre se convierta en una operación de rescate. Pasos típicos: saldos iniciales, plan de cuentas, cuentas bancarias conectadas o importadas, configuración de impuestos, proveedores y clientes habituales, y quién responde las preguntas del lado del cliente.

Si el cliente todavía trabaja con hojas de cálculo, nuestro artículo Deje las hojas de cálculo en una semana es una buena lectura para enviarle antes de la primera reunión.

Un acceso que controla el cliente

Las firmas trabajan mejor con un acceso que el cliente concede y puede ver. El cliente debería poder elegir qué áreas puede leer o modificar la firma, qué sucursales y hasta cuándo, y debería poder retirar el acceso en un solo paso. Cada cambio que haga la firma debería quedar registrado con el nombre del contador. Esto protege al cliente, y protege a la firma cuando más tarde surge una pregunta sobre quién cambió qué.

Cómo hacerlo en Kluvan

El Espacio del contador está incluido en todos los planes de Kluvan: una firma contable o de implantación trabaja en la organización de un cliente con sus propios accesos, y las personas de la firma no ocupan ninguno de los puestos del cliente. Kluvan funciona en línea, así que no hay nada que instalar ni de su lado ni del lado del cliente.

• El cliente invita a la firma. El propietario introduce el código de socio o el correo electrónico de la firma, o aprueba su solicitud de acceso, y elige para cada área Sin acceso, Solo lectura o Completo (con una opción solo de nómina para RR. HH.), las sucursales y una fecha de fin opcional. Consulte Dar acceso a su contador.
• La lista de trabajo de la firma. En el Portal de socios, Clientes muestra cada cliente con su estado, los pasos de configuración abiertos, las solicitudes pendientes, el avance del cierre, las líneas bancarias por conciliar y la próxima fecha de vencimiento. Abra un cliente, trabaje en su Kluvan y cambie de cliente desde el banner. Consulte Trabajar en la organización de un cliente.
• El cierre de mes. Contador → Cierre de mes tiene los siete pasos anteriores: Banco conciliado, Facturas de proveedor registradas, Devengos, IVA revisado, Depreciación ejecutada, Nómina contabilizada y Período bloqueado. Cada paso abre su pantalla, admite una nota, registra quién lo marcó como hecho y puede marcarse como no necesario. Período bloqueado se marca solo cuando el mes se cierra en Contabilidad. Consulte Cerrar el mes de un cliente.
• Solicitudes al cliente. Envíe una solicitud con fecha de vencimiento desde Contador → Solicitudes. El propietario y los gerentes del cliente la ven en Hoy y reciben el aviso por correo electrónico o WhatsApp según sus propias preferencias de notificación; responden en la solicitud con un archivo. Consulte Pedir documentos a un cliente y revisar respuestas.
• Listas de incorporación. Inicie una lista de servicios o de comercio y asigne cada paso a la firma o al cliente con una fecha de vencimiento. Consulte Incorporar un cliente con una lista de verificación.
• Un registro de todo. Cada lectura y cada cambio de la firma quedan registrados con el nombre del contador y de la firma, y el propietario puede restringir o revocar el acceso al instante.

Dos límites actuales: una organización trabaja con una sola firma a la vez, y la lista de trabajo aún no muestra las fechas de vencimiento de las declaraciones de IVA ni el estado de las nóminas.

Para firmas con muchos clientes pequeños, el plan inicial gratuito de Contabilidad es una forma sencilla de llevar a cada cliente a una contabilidad digital limpia antes del primer cierre. Consulte los precios y la página de socios.

Elija su próximo cierre de mes y hágalo con los siete pasos en tres clientes. Al segundo mes, querrá usarlo en todos. Y cuando sus clientes le pregunten cómo cobrar más rápido, envíelos a Cobrar a tiempo sin convertirse en el malo de la película.