Deje las hojas de cálculo en una semana

Las hojas de cálculo son el punto de partida de la mayoría de las empresas, y no hay nada de malo en ello. Son flexibles, todo el mundo las conoce y no cuestan nada. El problema empieza cuando tres personas editan tres copias, las fórmulas fallan sin avisar y nadie sabe decir cuáles son las existencias reales o el saldo real.

Pasar a un sistema adecuado suena a gran proyecto. Para la mayoría de las pequeñas empresas puede hacerse en una semana, si se mantiene sencillo.

Día 1: anote lo que realmente usa

Abra cada hoja de cálculo con la que funciona la empresa y anote lo que contiene: clientes, proveedores, artículos y precios, existencias, facturas pendientes, empleados. Ignore las pestañas antiguas que nadie ha abierto en un año.

Día 2: limpie las listas

Elimine duplicados, corrija las erratas evidentes y complete los números de teléfono que falten y que pueda conseguir. No busque la perfección: busque "lo bastante bueno como para fiarnos".

Día 3: elija la fecha de cambio

Elija una fecha clara, idealmente el inicio de un mes. Todo lo anterior es historial; todo lo que ocurra a partir de ella se hace en el nuevo sistema.

Día 4: importe y compruebe

Importe clientes, proveedores, artículos y saldos iniciales. Revise la vista previa antes de confirmar, lea el informe de errores y corrija las filas que señale. Si algo sale mal, deshaga la importación y vuelva a ejecutarla.

Día 5: concilie

Compare los saldos iniciales del nuevo sistema con su último balance de comprobación y con su recuento de inventario. Deberían coincidir. Si no coinciden, averigüe el motivo ahora, no al cierre del ejercicio.

Días 6 y 7: trabaje una semana real

Emita cotizaciones y facturas reales, registre pagos reales y mantenga las hojas de cálculo antiguas en solo lectura como referencia. Al final de la semana, el equipo dejará de abrirlas.

Cómo ayuda Kluvan

Las herramientas de importación de Kluvan detectan sus columnas, muestran observaciones y una simulación antes de escribir nada, detectan si el mismo archivo se importa dos veces y le permiten deshacer una importación durante 30 días. Los clientes y proveedores se importan con sus saldos iniciales; las existencias, con sus cantidades iniciales.

Si prefiere que lo hagamos nosotros, nuestros paquetes de migración hacen el traslado en línea y terminan con un informe de conciliación que usted aprueba. Pronto llegarán perfiles de importación para exportaciones de Zoho, Odoo, QuickBooks, Daftra, Wafeq y Tally.