এক সপ্তাহে স্প্রেডশিট ছেড়ে আসা

বেশিরভাগ ব্যবসা স্প্রেডশিট দিয়ে শুরু করে, আর এতে লজ্জার কিছু নেই। এগুলো নমনীয়, সবাই চেনে, আর খরচ নেই। সমস্যা শুরু হয় যখন তিনজন তিনটি কপি বদলান, সূত্র নিঃশব্দে ভেঙে যায়, আর কেউ বলতে পারে না আসল স্টক বা আসল ব্যালান্স কত।

একটি সঠিক সিস্টেমে যাওয়া বড় প্রকল্প মনে হয়। বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার জন্য এটি এক সপ্তাহেই সম্ভব, যদি সহজ রাখা যায়।

প্রথম দিন: যা সত্যিই ব্যবহার হয় তার তালিকা

ব্যবসার প্রতিটি স্প্রেডশিট খুলুন এবং লিখুন তাতে কী আছে: গ্রাহক, সরবরাহকারী, পণ্য ও দাম, স্টক, খোলা ইনভয়েস, কর্মী। যে পুরোনো শিট এক বছরে কেউ খোলেনি সেগুলো বাদ দিন।

দ্বিতীয় দিন: তালিকা পরিষ্কার করুন

ডুপ্লিকেট সরান, স্পষ্ট ভুল ঠিক করুন, যতটা পারেন বাদ পড়া ফোন নম্বর পূরণ করুন। নিখুঁত হওয়ার লক্ষ্য নয় — লক্ষ্য «এতটা ভালো যে আমরা ভরসা করতে পারি»।

তৃতীয় দিন: বদলের তারিখ বাছুন

একটি পরিষ্কার তারিখ বাছুন, সম্ভব হলে মাসের শুরু। তার আগের সবকিছু ইতিহাস; তার পরের সবকিছু নতুন সিস্টেমে।

চতুর্থ দিন: ইমপোর্ট ও যাচাই

গ্রাহক, সরবরাহকারী, পণ্য ও প্রারম্ভিক ব্যালান্স ইমপোর্ট করুন। নিশ্চিত করার আগে প্রিভিউ দেখুন, ত্রুটির রিপোর্ট পড়ুন এবং চিহ্নিত সারিগুলো ঠিক করুন। কিছু ভুল হলে ইমপোর্ট আনডু করে আবার চালান।

পঞ্চম দিন: মিলকরণ

নতুন সিস্টেমের প্রারম্ভিক ব্যালান্স আপনার শেষ ট্রায়াল ব্যালান্স ও স্টক গণনার সাথে তুলনা করুন। এগুলো মেলা উচিত। না মিললে কারণ এখনই খুঁজুন — বছরের শেষে নয়।

ষষ্ঠ ও সপ্তম দিন: একটি সত্যিকারের সপ্তাহ চালান

সত্যিকারের কোটেশন ও ইনভয়েস দিন, সত্যিকারের পেমেন্ট রেকর্ড করুন, আর পুরোনো স্প্রেডশিট শুধু দেখার জন্য রেখে দিন। সপ্তাহ শেষে টিম সেগুলো খোলা বন্ধ করবে।

Kluvan কীভাবে সাহায্য করে

Kluvan-এর ইমপোর্ট টুল আপনার কলাম চিনে নেয়, কিছু লেখার আগে ফলাফল ও পরীক্ষামূলক রান দেখায়, একই ফাইল দুবার ইমপোর্ট হলে ধরে ফেলে, আর 30 দিন পর্যন্ত ইমপোর্ট আনডু করতে দেয়। গ্রাহক ও সরবরাহকারী আসে তাদের প্রারম্ভিক ব্যালান্স সহ; স্টক আসে প্রারম্ভিক পরিমাণ সহ।

আপনি চাইলে কাজটি আমরা করি: আমাদের মাইগ্রেশন প্যাকেজ আপনাকে অনলাইনে নিয়ে আসে এবং একটি মিলকরণ রিপোর্টে শেষ হয়, যা আপনি অনুমোদন করেন। Zoho, Odoo, QuickBooks, Daftra, Wafeq ও Tally এক্সপোর্টের জন্য ইমপোর্ট প্রোফাইল শীঘ্রই আসছে।