ইনভয়েস, কোটেশন ও পেমেন্টের জন্য গ্রাহক পোর্টাল

গত সপ্তাহে আপনার টিম কতগুলো ই-মেইলের উত্তর দিয়েছে যেগুলো শুরু হয়েছিল "আমাকে কি একটু পাঠাতে পারবেন…" দিয়ে, গুনে দেখুন। একটি ইনভয়েসের কপি। অডিটরের জন্য স্টেটমেন্ট। আবার সেই কোটেশন, কারণ প্রথমটি কোনো থ্রেডে হারিয়ে গেছে। প্রতিটি অনুরোধে দুই মিনিট লাগে, কিন্তু সেগুলো সারাদিন আসতে থাকে, আর গিয়ে পড়ে ঠিক সেই মানুষদের ঘাড়ে যাদের আপনার আসল কাজের জন্য দরকার।

গ্রাহক পোর্টাল এই অনুরোধগুলোকে এমন জায়গায় নিয়ে যায় যেখানে গ্রাহক নিজেই নিজের কাজ সেরে নেন। ঠিকভাবে করলে এটি আপনার আয়ের কাজগুলোও দ্রুত করে: কোটেশন আগে গৃহীত হয়, ইনভয়েস আগে পরিশোধ হয়, আর সমস্যা রেকর্ডসহ সঠিক মানুষের কাছে পৌঁছায়। ভুলভাবে করলে এটি হয়ে ওঠে আরেকটি পাসওয়ার্ড, যা কেউ মনে রাখে না।

এই গাইডে আছে পোর্টালের কী করা উচিত, কে কী দেখবে তা কীভাবে ঠিক করবেন, আর এমন একটি চালুর পরিকল্পনা যা ছোট টিমেও কাজ করে।

গ্রাহক আসলে কীসের জন্য পোর্টালে আসেন

কোনো কিছু চালু করার আগে লিখে ফেলুন আপনার গ্রাহকরা সবচেয়ে বেশি কী চান। বেশিরভাগ সার্ভিস ও ট্রেডিং ব্যবসার জন্য তালিকাটি ছোট:

• ইনভয়েস দেখা ও ডাউনলোড করা, কোনটি পরিশোধিত আর কোনটি এখনো বাকি তা সহ।
• স্টেটমেন্ট পাওয়া, সব খোলা হিসাবের, চাইতে না হয়েই।
• কোটেশন বা প্রস্তাব গ্রহণ করা, কে কখন গ্রহণ করেছেন তার স্পষ্ট রেকর্ডসহ।
• পেমেন্ট করা, পুরোটা বা আংশিক, ই-মেইলে ব্যাংকের বিবরণের অপেক্ষা না করে।
• সাহায্য বা সার্ভিস ভিজিট চাওয়া, এবং উত্তরের খোঁজ রাখা।
• একটি নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট নিয়ে কিছু বলা: "এই ইনভয়েসে PO নম্বর ভুল", "আমরা 15 তারিখে পেমেন্ট করব"।

বাকি সবকিছু বাড়তি সুবিধা। আপনার পোর্টাল যদি এই ছয়টি কাজ ভালোভাবে করে, তাহলে "আমাকে কি একটু পাঠাতে পারবেন…" ধরনের বেশিরভাগ ই-মেইল বন্ধ হয়ে যায়।

প্রতিটি কন্টাক্টকে রোল দিন, শেয়ার করা লগইন নয়

সবচেয়ে সাধারণ ভুল হলো প্রতিটি গ্রাহক কোম্পানির জন্য একটি লগইন, যার যখন দরকার সে-ই ব্যবহার করে। তখন কে কী করেছে তার খোঁজ থাকে না, যে চলে যায় তার অ্যাক্সেস থেকে যায়, আর ফাইন্যান্স ম্যানেজার এমন সাপোর্ট টিকিট দেখেন যা নিয়ে তাঁর কোনো মাথাব্যথা নেই।

তার বদলে গ্রাহক প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেক ব্যক্তিকে আলাদাভাবে যোগ করুন এবং তাঁর কাজের সাথে মিলিয়ে রোল দিন:

• দর্শক: আপনি তাঁর কোম্পানির জন্য যে অংশগুলো খুলেছেন সেগুলো দেখেন, কিছু বদলান না।
• অনুমোদক: কোম্পানির পক্ষে কোটেশন ও প্রস্তাব গ্রহণ করেন।
• পেমেন্টকারী: ইনভয়েস পরিশোধ করেন এবং পেমেন্টের তারিখের প্রতিশ্রুতি দিতে বা কোনো ইনভয়েসে আপত্তি তুলতে পারেন।
• অনুরোধকারী: সাপোর্ট টিকিট ও সার্ভিস অনুরোধ খোলেন, আর আপনি অনুমতি দিলে অর্ডার দেন।
• অ্যাডমিন: নিজের কোম্পানির অন্য মানুষদের পরিচালনা করেন।

একটি সাধারণ উদাহরণ: যে ক্লায়েন্ট আপনার কাছ থেকে মেইনটেন্যান্স সার্ভিস নেয়, সেখানে অপারেশনস ম্যানেজার অনুমোদক, ফাইন্যান্স অফিসার পেমেন্টকারী, আর দুজন সাইট ইঞ্জিনিয়ার অনুরোধকারী। প্রত্যেকে এমন একটি হোম পেজ দেখেন যেখানে শুধু তাঁর জন্য অপেক্ষমাণ কাজগুলো থাকে।

প্রতিটি কোম্পানি কী দেখবে ঠিক করুন

প্রত্যেক গ্রাহকের সব অংশ দরকার হয় না। এককালীন প্রজেক্টের গ্রাহকের দরকার ইনভয়েস, প্রস্তাব আর প্রজেক্টের অগ্রগতি। মেইনটেন্যান্স গ্রাহকের দরকার টিকিট, সার্ভিস অনুরোধ আর অনুমোদনের জন্য এস্টিমেট। পাইকারি ক্রেতার দরকার অর্ডার ও স্টেটমেন্ট।

নতুন কোম্পানির জন্য একটি ছোট ডিফল্ট সেট দিয়ে শুরু করুন, সাধারণত ইনভয়েস, স্টেটমেন্ট ও সাপোর্ট, আর কারণ থাকলে কোম্পানি অনুযায়ী তা বাড়ান। কম অংশ মানে পরিষ্কার হোম পেজ, আর কোনো স্ক্রিনের মানে নিয়ে কম প্রশ্ন।

লগইন সহজ করুন

গ্রাহক আরেকটি পাসওয়ার্ড মনে রাখবেন না, আর আপনিও প্রতি সপ্তাহে পাসওয়ার্ড রিসেট করতে চান না। ই-মেইলে পাঠানো লগইন কোড ভালো কাজ করে: ব্যক্তি নিজের ঠিকানা লেখেন, একটি ছোট কোড পান, আর ঢুকে পড়েন। ভুলে যাওয়ার কিছু নেই, শেয়ার করারও কিছু নেই।

যে গ্রাহক শুধু একটি ইনভয়েস পরিশোধ করতে চান, তাঁর জন্য এটুকুও বেশি। সেই একটি ইনভয়েসের একটি নিরাপদ লিংক, যার মেয়াদ শেষ হয় এবং যা আপনি ফিরিয়ে নিতে পারেন, তাঁকে কোনো অ্যাকাউন্ট ছাড়াই ফোন থেকে পেমেন্ট করতে দেয়।

চার সপ্তাহে চালু করুন

সপ্তাহ 1: কন্টাক্টের ডেটা পরিষ্কার করুন। পোর্টাল ততটাই ভালো, যতটা ভালো তার পেছনের ই-মেইল ঠিকানাগুলো। দেখে নিন প্রতিটি সক্রিয় গ্রাহকের সঠিক মানুষরা নিজেদের ঠিকানাসহ আছেন কি না, শেয়ার করা info@ মেইলবক্স নয়। ডুপ্লিকেট একত্র করার জন্যও এটি ভালো সময়; কেন, তা আমাদের লেখা এক গ্রাহক, এক রেকর্ড-এ ব্যাখ্যা করা আছে।

সপ্তাহ 2: পাঁচজন আন্তরিক গ্রাহককে নিয়ে পরীক্ষা করুন। এমন গ্রাহক বাছুন যাঁরা ফোন ধরেন এবং সত্যি কথা বলবেন। তাঁদের অ্যাক্সেস দিন, পোর্টালের মাধ্যমে একটি ইনভয়েস পরিশোধ ও একটি কোটেশন গ্রহণ করতে বলুন, আর তাঁদের প্রতিটি প্রশ্ন লিখে রাখুন।

সপ্তাহ 3: যা তাঁদের বিভ্রান্ত করেছে তা ঠিক করুন। সাধারণত সমস্যা শব্দচয়নে: আমন্ত্রণের ই-মেইল, কোনো অংশের নাম, তাঁদের ভাষায় "স্টেটমেন্ট" মানে কী। ঠিক করুন, তারপর তিন লাইনের একটি ব্যাখ্যা লিখুন যা ই-মেইলে পেস্ট করা যায়।

সপ্তাহ 4: সবাইকে আমন্ত্রণ জানান এবং নিজেদের অভ্যাস বদলান। ইনভয়েসের ই-মেইল ও ই-মেইল সিগনেচারে পোর্টালের লিংক যোগ করুন। কেউ কপি চাইলে আবার ফাইল অ্যাটাচ না করে একবার, নম্রভাবে, লিংক দিয়ে উত্তর দিন।

পোর্টালের বার্তার উত্তর কে দেবেন

পোর্টাল একটি নতুন জায়গা তৈরি করে যেখানে গ্রাহক আপনাকে লেখেন। চালুর আগেই ঠিক করুন প্রতিদিন কে এই বার্তাগুলো পড়বেন, আর কত দ্রুত উত্তর দেবেন। ইনভয়েস নিয়ে বার্তা যাবে ফাইন্যান্সে; টিকিটের বার্তা সাপোর্টে। সারির দায়িত্ব কারও না থাকলে গ্রাহক শিখে নেন যে পোর্টালে লেখা বৃথা, আর আবার ই-মেইলে ফিরে যান।

বিরোধ ও পরিশোধের প্রতিশ্রুতিতে বিশেষ যত্ন দরকার, কারণ এগুলো পাওনা আদায়ের ধরন বদলে দেয়। বিরোধ মেটা পর্যন্ত সেই ইনভয়েসের রিমাইন্ডার বন্ধ থাকা উচিত; প্রতিশ্রুতির দিন পর্যন্ত রিমাইন্ডার থেমে থাকা উচিত। দুটোই কীভাবে সামলাবেন, তা আমাদের গাইড পরিশোধের প্রতিশ্রুতি ও পরিশোধ পরিকল্পনা, যা সত্যিই কাজ করে-এ আছে।

সাপ্লায়াররাও একই পোর্টাল ব্যবহার করতে পারেন

কেনার দিকেও একই ধারণা কাজ করে। সাপ্লায়াররা আপনার কোটেশনের অনুরোধের উত্তর দিতে, পারচেজ অর্ডার কনফার্ম বা পরিবর্তন করতে, ডেলিভারি নোট ও ডকুমেন্ট পাঠাতে, এবং তাঁদের বিল কবে পরিশোধ হবে তা দেখতে পারেন। এতে আপনার পারচেজ টিম উল্টো দিক থেকে আসা সেই একই "আমাকে কি একটু পাঠাতে পারবেন…" ই-মেইল থেকে বাঁচে, আর এটি আমাদের লেখা থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং: PO, ডেলিভারি নোট ও ইনভয়েস-এ বর্ণিত যাচাইগুলোতেও তথ্য জোগায়।

কাজ করছে কি না কীভাবে মাপবেন

দুই মাস পর কয়েকটি সহজ সংকেত দেখুন:

• কতজন গ্রাহক অন্তত একবার লগইন করেছেন।
• আপনার টিম এখনো প্রতি সপ্তাহে কতগুলো "একটা কপি পাঠান" ই-মেইলের উত্তর দেয়।
• পোর্টালে কতগুলো কোটেশন গৃহীত হয়েছে, আর আগের তুলনায় গ্রহণ করতে কত সময় লেগেছে।
• পোর্টাল বা পেমেন্ট লিংক থেকে কতগুলো ইনভয়েস পরিশোধ হয়েছে।

নিখুঁত সংখ্যার দরকার নেই। ই-মেইল কমে গেলে আর কোটেশন গ্রহণ দ্রুত হলে, এটি কাজ করছে।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

গ্রাহক পোর্টাল একটি ব্যক্তিগত জায়গা, আপনার প্রতিষ্ঠানের নাম ও রঙে, যেখানে আপনার গ্রাহক ও সাপ্লায়ার কোম্পানির মানুষরা নিজেদের রেকর্ড দেখেন, পেমেন্ট করেন, অনুমোদন দেন ও প্রশ্ন করেন। Kluvan অনলাইনে চলে, তাই আপনার বা আপনার গ্রাহকদের কিছু ইনস্টল করতে হয় না: পোর্টাল যেকোনো ব্রাউজারে খোলে এবং ফোনের জন্য তৈরি।

• চালু করুন ও অ্যাক্সেস দিন। একজন মালিক সেটিংস → অ্যাপ-এ গ্রাহক পোর্টাল চালু করেন। তারপর পোর্টাল → সারসংক্ষেপ খুলুন, অ্যাক্সেস দিন বাছুন, কোম্পানিটি খুঁজে নিন এবং তার মানুষরা যে অংশগুলো দেখবেন সেগুলোতে টিক দিন। দেখুন গ্রাহক বা সরবরাহকারীকে পোর্টালে প্রবেশ দিন।
• রোলসহ মানুষ যোগ করুন। প্রত্যেক ব্যক্তি দর্শক, অনুমোদক, পেমেন্টকারী, অনুরোধকারী ও অ্যাডমিন রোলগুলোর এক বা একাধিক পান, এবং নিজের ই-মেইলে পাঠানো কোড দিয়ে লগইন করেন। দেখুন পোর্টালের মানুষ যোগ ও ভূমিকা বাছুন।
• গ্রাহক কী দেখেন। একটি হোম পেজ, যেখানে তাঁদের করণীয় থাকে, তারপর ব্যালেন্সসহ ইনভয়েস, স্টেটমেন্ট, সাপোর্ট ও সার্ভিস, প্রস্তাব ও চুক্তি, প্রজেক্ট, অর্ডার, বুকিং, সাবস্ক্রিপশন এবং শেয়ার করা ডকুমেন্ট, আপনি যে অংশগুলো খুলেছেন সেই অনুযায়ী। দেখুন গ্রাহকরা পোর্টালে কী দেখেন।
• পেমেন্ট। একজন পেমেন্টকারী আপনার নিজের Paymob অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে হিসাব-এর কোনো ইনভয়েসের পুরোটা বা অংশ অনলাইনে পরিশোধ করতে পারেন, আর একটি ইনভয়েসের পেমেন্ট লিংক অ্যাকাউন্ট ছাড়াই কাজ করে। দুটোই আজ আর্লি অ্যাক্সেসে আছে।
• বিরোধ ও প্রতিশ্রুতি। একজন পেমেন্টকারী কোনো ইনভয়েসে বিরোধ তুলতে বা পেমেন্টের তারিখের প্রতিশ্রুতি দিতে পারেন; আদায় চালু থাকলে সেগুলো গ্রাহকের কেসে যায়। আপনার টিম পোর্টাল → অনুরোধ থেকে, অথবা ইনবক্স চালু থাকলে সেখান থেকে, বার্তা, বিরোধ ও প্রতিশ্রুতির উত্তর দেয়: দেখুন পোর্টালের বার্তা, বিরোধ ও প্রতিশ্রুতির উত্তর দিন।
• সাপ্লায়ার। সাপ্লায়ার কোম্পানিগুলো কোটেশনের অনুরোধের উত্তর দেয়, পারচেজ অর্ডার কনফার্ম করে, ডেলিভারি নোট পাঠায় এবং নিজেদের বিলের খোঁজ রাখে।

পোর্টালের মানুষরা পেইড সিট নেন না। গ্রাহক পোর্টাল আলাদাভাবে বিক্রি হয় এবং বিক্রি ও গ্রাহকসেবা ও সার্ভিস ব্যবসা বান্ডেলে এবং Kluvan One-এ অন্তর্ভুক্ত; আপনার দেশের জন্য দেখুন মূল্য তালিকা।

দুটি সীমাবদ্ধতা জেনে রাখুন: পোর্টালের উপরের বারে আপনার পোর্টালের নাম দেখায়, লোগো নয়, আর পোর্টালের মানুষরা সবসময় ই-মেইল কোড দিয়ে লগইন করেন।

এই মাসে পাঁচজন গ্রাহক দিয়ে শুরু করুন। তাঁরা কপি চাওয়া বন্ধ করলে, বাকিদের নিয়ে কী করতে হবে আপনি জেনে যাবেন।