অ্যাকাউন্টিং ফার্মের জন্য মাস শেষের ক্লোজিং চেকলিস্ট

একটি অ্যাকাউন্টিং ফার্মের জন্য মাস শেষ মানে একটি ক্লোজিং নয়। এটি বিশটি, বা পঞ্চাশটি, প্রতিটি আলাদা অবস্থায়। এক ক্লায়েন্ট সবকিছু পাঠিয়ে দিয়েছেন। আরেকজন বসন্তের পর থেকে ব্যাংক ফিড খোলেননি। আরেকজন রাত এগারোটায় WhatsApp-এ ছবি তুলে রসিদ পাঠান। কাজটি নিজে খুব কমই কঠিন; কঠিন হলো প্রতিটি ক্লায়েন্ট কোথায় আছেন তার খোঁজ রাখা।

বেশিরভাগ ফার্ম যে সমাধানে পৌঁছায় তা হলো একটি চেকলিস্ট: প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য একই ধাপ, একই ক্রমে, আর প্রতিটি ধাপ কে কখন করেছেন তার রেকর্ড। এই লেখায় পাবেন একটি কাজের সাত ধাপের ক্লোজিং, যে অভ্যাসগুলো তা এগিয়ে রাখে, আর সব ক্লায়েন্টের অগ্রগতি একসাথে দেখার একটি উপায়।

কেন প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য একই চেকলিস্ট জরুরি

প্রত্যেক হিসাবরক্ষক যখন নিজের মতো করে ক্লায়েন্টের ক্লোজিং করেন, তখন ফার্ম নির্ভর করে স্মৃতির ওপর। ছুটি আর স্টাফ বদল ক্ষতি করে, পর্যালোচনায় বেশি সময় লাগে, আর পার্টনাররা এক নজরে বুঝতে পারেন না কোন ক্লায়েন্টরা পিছিয়ে আছেন। একটি শেয়ার করা চেকলিস্ট মাস শেষকে এমন রুটিনে পরিণত করে যা ফার্মের যে কেউ হাতে নিতে পারেন, আর পর্যালোচনার ধাপকে অনেক দ্রুত করে, কারণ পর্যালোচক ঠিক জানেন কী করা হয়েছে।

চেকলিস্ট লম্বা হওয়ার দরকার নেই। দরকার সব জায়গায় একই হওয়া, আর শেষ হওয়া সময়কাল লক করে, যাতে কেউ ভুল করে বন্ধ হওয়া সংখ্যা বদলাতে না পারেন।

সাতটি ধাপ

1. ব্যাংক মিলানো। প্রতিটি ব্যাংক ও কার্ড অ্যাকাউন্ট মাসের শেষ দিন পর্যন্ত ব্যাংক স্টেটমেন্টের সাথে মেলানো। না মেলা লাইনগুলোই প্রথম সংকেত যে ইনভয়েস বা বিল বাদ পড়েছে, কিংবা পেমেন্ট ভুল গ্রাহকের নামে পোস্ট হয়েছে। এটি আগে করুন: পরের বেশিরভাগ ধাপ এর ওপর নির্ভর করে।

2. সাপ্লায়ারের বিল এন্ট্রি। মাসের তারিখের প্রতিটি বিল রেকর্ড করা, যেগুলো ক্লায়েন্ট পাঠাতে ভুলে গেছেন সেগুলোসহ। গত মাসের নিয়মিত সাপ্লায়ারদের সাথে মিলিয়ে দেখুন: ভাড়া, ইউটিলিটি, সফটওয়্যার, পরিচ্ছন্নতার কোম্পানি। যে সাপ্লায়ার প্রতি মাসে বিল দিয়েছেন আর এই মাসে নেই, সাধারণত সেই বিলটি কারও ইনবক্সে পড়ে আছে।

3. বকেয়া হিসাব। যে খরচ এই মাসের কিন্তু এখনো বিল আসেনি, আর যে আয় অর্জিত কিন্তু এখনো ইনভয়েস হয়নি। প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য একটি ছোট স্থায়ী তালিকা রাখুন, যাতে প্রতি মাসে বকেয়া হিসাব নতুন করে বানাতে না হয়।

4. VAT পর্যালোচনা। বিক্রি ও কেনার VAT যাচাই করা: অস্বাভাবিক রেট, বাদ পড়া VAT নম্বর আর ভুল সময়কালের ডকুমেন্ট। যে মাসে রিটার্ন নেই, সেখানেও একটি দ্রুত পর্যালোচনা কষ্টের কোয়ার্টার-শেষ এড়ায়।

5. অবচয় হিসাব। অ্যাসেট রেজিস্টার থেকে মাসের অবচয় পোস্ট করা, নতুন অ্যাসেট যোগ করে এবং বিক্রি বা বাতিল হওয়া অ্যাসেট রেকর্ড করে।

6. বেতন পোস্ট। বেতন, নিয়োগকর্তার খরচ এবং যেকোনো এন্ড-অব-সার্ভিস বা ছুটির প্রভিশন পোস্ট করা, আর পে-রোলের কন্ট্রোল অ্যাকাউন্টগুলো পে-রোল রিপোর্টের সাথে মিলে যাওয়া।

7. সময়কাল লক। হিসাবের খাতায় মাসটি বন্ধ করা, যাতে ইচ্ছা করে আবার না খুললে তাতে কিছু পোস্ট করা না যায়। এই ধাপটিই "আমাদের মনে হয় শেষ"-কে "শেষ"-এ পরিণত করে।

কোনো ধাপ কোনো ক্লায়েন্টের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য না হলে, নিঃশব্দে বাদ না দিয়ে সেটিকে "দরকার নেই" হিসেবে চিহ্নিত করুন। তিন মাস পরে কেউ ক্লোজিং পর্যালোচনা করলে এই পার্থক্যটি গুরুত্বপূর্ণ হয়।

সূত্র না হারিয়ে ক্লায়েন্টকে তাগাদা দেওয়া

মাস শেষের বেশিরভাগ দেরি হিসাবের সমস্যা নয়; এগুলো অপেক্ষার সমস্যা। একটি বাদ পড়া ব্যাংক স্টেটমেন্ট, একটি ব্যাখ্যাহীন পেমেন্ট, এমন একটি বিল যা কেউ খুঁজে পান না। তাগাদার সাধারণ পদ্ধতি, ই-মেইল আর মেসেজের মিশ্রণ, উত্তরগুলোকে নানা ইনবক্সে ছড়িয়ে দেয়।

একটি ভালো পদ্ধতি:

• যা দরকার তার প্রতিটির জন্য একটি অনুরোধ, সহজ ভাষায় লেখা: "সেপ্টেম্বরের ব্যাংক স্টেটমেন্ট, সব অ্যাকাউন্ট", "অনুগ্রহ করে ডকুমেন্টগুলো পাঠান" নয়।
• প্রতিটি অনুরোধে একটি নির্ধারিত তারিখ, বিশেষ করে যখন কোনো ক্লোজিং ধাপ এর ওপর নির্ভর করে।
• উত্তর অনুরোধের মধ্যেই, ফাইল অ্যাটাচ করা অবস্থায়, যাতে ফার্মের পরের ব্যক্তি পুরো ঘটনা দেখতে পান।
• উত্তর পর্যালোচনার পর অনুরোধ বন্ধ করুন, যাতে খোলা অনুরোধ মানে সবসময় সত্যিকারের অপেক্ষা।

অনুরোধ নির্দিষ্ট হলে এবং ফোন থেকে উত্তর দেওয়া গেলে ক্লায়েন্টরা দ্রুত সাড়া দেন। তাঁরা আরও দ্রুত সাড়া দেন যখন তাঁদের সেই চ্যানেলে জানানো হয় যা তাঁরা আসলে পড়েন।

এক পেজে সব ক্লায়েন্ট দেখুন

পার্টনার ও ম্যানেজারদের দরকার একটি কাজের তালিকা, পঞ্চাশটি আলাদা ফাইল নয়। প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য কাজের কলামগুলো হলো:

• ক্লোজিংয়ের অগ্রগতি: যে মাস বন্ধ হচ্ছে তার সাতটি ধাপের কয়টি শেষ, যেমন 7টির মধ্যে 3টি।
• অপেক্ষমাণ অনুরোধ: কতগুলো অনুরোধ খোলা আর কতগুলোর উত্তর এসেছে।
• মেলানোর বাকি ব্যাংক লাইন: কতটা রিকনসিলিয়েশন বাকি তার একটি দ্রুত ধারণা।
• পরবর্তী নির্ধারিত তারিখ, কতগুলো আইটেম দেরি হয়েছে তা সহ।

সবচেয়ে কাছের নির্ধারিত তারিখ অনুযায়ী সাজানো এই পেজটি প্রতিদিন সকালে বলে দেয় কোথায় লোক লাগাতে হবে।

নতুন ক্লায়েন্টদেরও একইভাবে শুরু করানো

কোনো ক্লায়েন্ট যোগ দিলে একই চিন্তা প্রযোজ্য। একটি ছোট অনবোর্ডিং চেকলিস্ট, যেখানে প্রতিটি ধাপ হয় ফার্মকে নয়তো ক্লায়েন্টকে দেওয়া এবং নির্ধারিত তারিখসহ, প্রথম ক্লোজিংকে উদ্ধার অভিযানে পরিণত হতে দেয় না। সাধারণ ধাপগুলো: ওপেনিং ব্যালেন্স, চার্ট অব অ্যাকাউন্টস, ব্যাংক অ্যাকাউন্ট যুক্ত বা ইমপোর্ট করা, ট্যাক্স সেটিংস, নিয়মিত সাপ্লায়ার ও গ্রাহক, আর ক্লায়েন্টের পক্ষে কে প্রশ্নের উত্তর দেবেন।

ক্লায়েন্ট যদি এখনো স্প্রেডশিটে থাকেন, তাহলে প্রথম মিটিংয়ের আগে তাঁকে আমাদের লেখা এক সপ্তাহে স্প্রেডশিট ছেড়ে আসা পাঠানো ভালো।

ক্লায়েন্টের নিয়ন্ত্রণে থাকা অ্যাক্সেস

ফার্মগুলো সবচেয়ে ভালো কাজ করে এমন অ্যাক্সেসে, যা ক্লায়েন্ট দেন এবং দেখতে পান। ক্লায়েন্টের বেছে নিতে পারা উচিত ফার্ম কোন অংশগুলো দেখতে বা বদলাতে পারবে, কোন ব্রাঞ্চে, আর কতদিন পর্যন্ত, এবং এক ধাপে অ্যাক্সেস ফিরিয়ে নিতে পারা উচিত। ফার্মের প্রতিটি পরিবর্তন হিসাবরক্ষকের নামসহ রেকর্ড হওয়া উচিত। এটি ক্লায়েন্টকে রক্ষা করে, আর পরে কে কী বদলেছে সে প্রশ্ন উঠলে ফার্মকেও রক্ষা করে।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

অ্যাকাউন্ট্যান্ট ওয়ার্কস্পেস প্রতিটি Kluvan প্ল্যানে অন্তর্ভুক্ত: একটি অ্যাকাউন্টিং বা ইমপ্লিমেন্টেশন ফার্ম নিজস্ব লগইন দিয়ে ক্লায়েন্টের প্রতিষ্ঠানে কাজ করে, আর ফার্মের মানুষরা ক্লায়েন্টের কোনো সিট ব্যবহার করেন না। Kluvan অনলাইনে চলে, তাই আপনার বা ক্লায়েন্টের দিকে কিছু ইনস্টল করতে হয় না।

• ক্লায়েন্ট ফার্মকে আমন্ত্রণ জানান। মালিক ফার্মের পার্টনার কোড বা ই-মেইল লেখেন, অথবা ফার্মের অ্যাক্সেসের অনুরোধ অনুমোদন করেন, এবং প্রতিটি অংশের জন্য বেছে নেন অ্যাক্সেস নেই, শুধু দেখা বা পূর্ণ (HR-এর জন্য শুধু পে-রোলের একটি বিকল্পসহ), ব্রাঞ্চগুলো আর একটি ঐচ্ছিক শেষ তারিখ। দেখুন হিসাবরক্ষককে প্রবেশাধিকার দিন।
• ফার্মের কাজের তালিকা। পার্টনার পোর্টালে, ক্লায়েন্ট পেজ প্রতিটি ক্লায়েন্টকে তার অবস্থা, খোলা সেটআপ ধাপ, অপেক্ষমাণ অনুরোধ, ক্লোজিংয়ের অগ্রগতি, মেলানোর বাকি ব্যাংক লাইন আর পরবর্তী নির্ধারিত তারিখসহ দেখায়। একটি ক্লায়েন্ট খুলুন, তার Kluvan-এ কাজ করুন, আর ব্যানার থেকে ক্লায়েন্ট বদলান। দেখুন ক্লায়েন্টের প্রতিষ্ঠানে কাজ করুন।
• মাস শেষের ক্লোজিং। হিসাবরক্ষক → মাস শেষের ক্লোজিং-এ উপরের সাতটি ধাপ আছে: ব্যাংক মিলানো, সাপ্লায়ারের বিল এন্ট্রি, বকেয়া হিসাব, VAT পর্যালোচনা, অবচয় হিসাব, বেতন পোস্ট এবং সময়কাল লক। প্রতিটি ধাপ তার স্ক্রিন খোলে, নোট নেয়, কে শেষ হিসেবে চিহ্নিত করেছেন তা রেকর্ড করে, এবং "দরকার নেই" হিসেবে চিহ্নিত করা যায়। হিসাব-এ মাস বন্ধ হলে সময়কাল লক নিজে থেকেই টিক হয়ে যায়। দেখুন ক্লায়েন্টের মাস বন্ধ করুন।
• ক্লায়েন্টের কাছে অনুরোধ। হিসাবরক্ষক → অনুরোধ থেকে নির্ধারিত তারিখসহ একটি অনুরোধ পাঠান। ক্লায়েন্টের মালিক ও ম্যানেজাররা তা আজ-এ দেখেন এবং নিজেদের নোটিফিকেশনের পছন্দ অনুযায়ী ই-মেইল বা WhatsApp-এ জানতে পারেন; তাঁরা অনুরোধেই ফাইলসহ উত্তর দেন। দেখুন ক্লায়েন্টের নথি চান ও উত্তর পর্যালোচনা করুন।
• অনবোর্ডিং চেকলিস্ট। একটি সার্ভিস বা ট্রেডিং চেকলিস্ট শুরু করুন এবং প্রতিটি ধাপ নির্ধারিত তারিখসহ ফার্ম বা ক্লায়েন্টকে দিন। দেখুন চেকলিস্ট দিয়ে ক্লায়েন্টের শুরু করুন।
• সবকিছুর রেকর্ড। ফার্মের প্রতিটি দেখা ও পরিবর্তন হিসাবরক্ষকের নাম ও ফার্মসহ লগ হয়, আর মালিক সাথে সাথে অ্যাক্সেস কমাতে বা বাতিল করতে পারেন।

আজকের দুটি সীমাবদ্ধতা: একটি প্রতিষ্ঠান একবারে একটি ফার্মের সাথে কাজ করে, আর কাজের তালিকা এখনো VAT রিটার্নের নির্ধারিত তারিখ বা পে-রোল চালানোর স্ট্যাটাস দেখায় না।

অনেক ছোট ক্লায়েন্ট আছে এমন ফার্মের জন্য, ফ্রি হিসাব স্টার্টার প্ল্যান প্রথম ক্লোজিংয়ের আগে প্রত্যেক ক্লায়েন্টকে পরিষ্কার ডিজিটাল লেজারে আনার একটি সহজ উপায়। দেখুন মূল্য তালিকা এবং পার্টনার পেজ।

আপনার পরের মাস শেষ বেছে নিন এবং তিনজন ক্লায়েন্টে সাত ধাপে তা চালান। দ্বিতীয় মাসেই আপনি এটি সব জায়গায় চাইবেন। আর আপনার ক্লায়েন্টরা যখন জানতে চাইবেন কীভাবে দ্রুত পেমেন্ট পাবেন, তাঁদের দেখান খারাপ না হয়ে সময়মতো টাকা পাওয়ার উপায়।