Checklist de fechamento mensal para escritórios contábeis

Para um escritório de contabilidade, o fim do mês não é um fechamento. São vinte, ou cinquenta, cada um em um estado diferente. Um cliente já mandou tudo. Outro não abre o extrato bancário desde a primavera. Outro manda recibos por foto no WhatsApp às onze da noite. O trabalho em si raramente é difícil; difícil é saber em que ponto cada cliente está.

A resposta a que a maioria dos escritórios chega é um checklist: as mesmas etapas, na mesma ordem, para todos os clientes, com o registro de quem fez cada etapa e quando. Este post traz um fechamento prático em sete etapas, os hábitos que mantêm o processo andando e uma forma de ver o andamento de todos os clientes de uma vez.

Por que o mesmo checklist para todos os clientes importa

Quando cada contador fecha os clientes do seu jeito, o escritório depende da memória. Férias e trocas de equipe atrapalham, as revisões demoram mais e os sócios não conseguem ver de relance quais clientes estão atrasados. Um checklist comum transforma o fim do mês em uma rotina que qualquer pessoa do escritório consegue assumir e acelera muito a revisão, porque o revisor sabe exatamente o que foi feito.

O checklist não precisa ser longo. Precisa ser o mesmo em todos os lugares e terminar com o período bloqueado, para que ninguém altere números já fechados por engano.

As sete etapas

1. Banco conciliado. Todas as contas bancárias e de cartão conferidas com o extrato até o último dia do mês. Linhas sem correspondência são o primeiro sinal de faturas que faltam, contas a pagar que faltam ou pagamentos lançados no cliente errado. Faça isso primeiro: a maior parte das etapas seguintes depende disso.

2. Contas de fornecedores lançadas. Todas as contas a pagar com data no mês estão registradas, inclusive as que o cliente esqueceu de enviar. Compare com os fornecedores habituais do mês anterior: aluguel, água e luz, software, a empresa de limpeza. Um fornecedor que faturou todo mês e está faltando neste mês normalmente é uma conta parada na caixa de entrada de alguém.

3. Provisões. Custos que pertencem ao mês mas ainda não foram faturados, e receitas já ganhas mas ainda não faturadas. Mantenha uma pequena lista fixa por cliente, para que as provisões não sejam reinventadas todo mês.

4. IVA revisado. IVA de vendas e de compras conferido em busca de alíquotas estranhas, números de IVA ausentes e documentos no período errado. Mesmo em meses sem declaração, uma revisão rápida evita um fechamento de trimestre doloroso.

5. Depreciação calculada. A depreciação do mês lançada a partir do cadastro de ativos, com os ativos novos incluídos e as baixas registradas.

6. Folha de pagamento lançada. Salários, encargos do empregador e eventuais provisões de rescisão ou de férias lançados, e as contas de controle da folha batendo com os relatórios da folha.

7. Período bloqueado. O mês fechado na contabilidade, para que nada possa ser lançado nele sem reabri-lo de propósito. É a etapa que transforma "achamos que está feito" em "está feito".

Se uma etapa não se aplica a um cliente, marque-a como não necessária em vez de pulá-la em silêncio. A diferença importa quando alguém revisar o fechamento três meses depois.

Cobrar o cliente sem perder o fio da meada

A maioria dos atrasos no fim do mês não são problemas contábeis; são problemas de espera. Um extrato bancário que falta, um pagamento sem explicação, uma conta que ninguém encontra. O jeito habitual de cobrar, uma mistura de e-mails e mensagens, espalha as respostas por várias caixas de entrada.

Um padrão melhor:

• Uma solicitação para cada coisa de que você precisa, escrita com clareza: "Extrato bancário de setembro, todas as contas", e não "por favor, enviem os documentos".
• Uma data de vencimento em cada solicitação, principalmente quando uma etapa do fechamento depende dela.
• A resposta na própria solicitação, com o arquivo anexado, para que a próxima pessoa do escritório veja a história inteira.
• Feche a solicitação depois de revisar a resposta, para que solicitações abertas sempre signifiquem espera real.

Os clientes respondem mais rápido quando a solicitação é específica e eles podem respondê-la pelo celular. Também respondem mais rápido quando são avisados no canal que realmente leem.

Veja todos os clientes em uma página

Sócios e gerentes precisam de uma lista de trabalho, não de cinquenta arquivos separados. Para cada cliente, as colunas úteis são:

• Andamento do fechamento: quantas das sete etapas estão concluídas no mês que está sendo fechado, por exemplo 3 de 7.
• Solicitações pendentes: quantas solicitações estão abertas e quantas voltaram respondidas.
• Linhas bancárias a conciliar: uma noção rápida de quanto falta conciliar.
• Próxima data de vencimento, com quantos itens estão atrasados.

Ordenada pela data de vencimento mais próxima, essa página mostra toda manhã onde colocar as pessoas.

Integre clientes novos do mesmo jeito

O mesmo raciocínio vale quando um cliente chega. Um checklist curto de integração, com cada etapa atribuída ao escritório ou ao cliente e uma data de vencimento, evita que o primeiro fechamento vire uma operação de resgate. Etapas típicas: saldos de abertura, plano de contas, contas bancárias conectadas ou importadas, configurações de impostos, fornecedores e clientes habituais e quem, no cliente, responde às perguntas.

Se o cliente ainda usa planilhas, o nosso post Deixe as planilhas para trás em uma semana é uma boa leitura para enviar a ele antes da primeira reunião.

Acesso controlado pelo cliente

Os escritórios trabalham melhor com um acesso que o cliente concede e consegue ver. O cliente deve poder escolher quais áreas o escritório pode ler ou alterar, quais filiais e até quando, e deve poder retirar o acesso em um só passo. Cada alteração feita pelo escritório deve ser registrada com o nome do contador. Isso protege o cliente e protege o escritório quando, mais tarde, surgir a pergunta sobre quem alterou o quê.

Como fazer isso no Kluvan

O Espaço do contador está incluído em todos os planos do Kluvan: um escritório de contabilidade ou de implantação trabalha na organização do cliente com seus próprios acessos, e as pessoas do escritório não usam nenhuma das licenças do cliente. O Kluvan funciona online, então não há nada para instalar, nem do seu lado nem do lado do cliente.

• O cliente convida o escritório. O proprietário informa o código de parceiro ou o e-mail do escritório, ou aprova a solicitação de acesso do escritório, e escolhe para cada área Sem acesso, Somente leitura ou Completo (com uma opção só de folha de pagamento para o RH), as filiais e uma data final opcional. Veja Conceder acesso ao seu contador.
• A lista de trabalho do escritório. No portal de parceiros, Clientes lista todos os clientes com o estado, as etapas de configuração em aberto, as solicitações pendentes, o andamento do fechamento, as linhas bancárias a conciliar e a próxima data de vencimento. Abra um cliente, trabalhe no Kluvan dele e troque de cliente pelo banner. Veja Trabalhar na organização de um cliente.
• O fechamento do mês. Contador → Fechamento do mês traz as sete etapas acima: Banco conciliado, Contas de fornecedores lançadas, Provisões, IVA revisado, Depreciação calculada, Folha de pagamento lançada e Período bloqueado. Cada etapa abre a sua tela, aceita uma observação, registra quem a marcou como concluída e pode ser marcada como não necessária. Período bloqueado se marca sozinho quando o mês é fechado na Contabilidade. Veja Fechar o mês de um cliente.
• Solicitações ao cliente. Envie uma solicitação com data de vencimento em Contador → Solicitações. O proprietário e os gerentes do cliente a veem em Hoje e são avisados por e-mail ou WhatsApp conforme as próprias preferências de notificação; eles respondem na solicitação com um arquivo. Veja Solicitar documentos a um cliente e revisar respostas.
• Checklists de integração. Inicie um checklist de serviços ou de comércio e atribua cada etapa ao escritório ou ao cliente, com uma data de vencimento. Veja Integrar um cliente com uma lista de verificação.
• Um registro de tudo. Cada leitura e alteração feita pelo escritório fica registrada com o nome do contador e do escritório, e o proprietário pode restringir ou revogar o acesso na hora.

Dois limites hoje: uma organização trabalha com um escritório de cada vez, e a lista de trabalho ainda não mostra as datas de vencimento das declarações de IVA nem o status das folhas de pagamento.

Para escritórios com muitos clientes pequenos, o plano inicial gratuito da Contabilidade é uma forma simples de colocar todos os clientes em livros digitais organizados antes do primeiro fechamento. Veja os preços e a página de parceiros.

Escolha o próximo fim de mês e faça o fechamento com as sete etapas em três clientes. No segundo mês, você vai querer isso em todos. E quando os seus clientes perguntarem como receber mais rápido, indique a eles Como receber em dia sem virar o vilão.