अकाउंटिंग फ़र्मों के लिए महीने के अंत की क्लोज़िंग चेकलिस्ट

अकाउंटिंग फ़र्म के लिए महीने का अंत एक क्लोज़िंग नहीं होता। यह बीस या पचास क्लोज़िंग होती हैं, हर एक अलग हालत में। एक क्लाइंट ने सब कुछ भेज दिया है। एक ने वसंत के बाद से बैंक फ़ीड खोली ही नहीं। एक रात ग्यारह बजे WhatsApp पर रसीदों की फ़ोटो भेजता है। काम ख़ुद शायद ही कभी कठिन होता है; कठिन यह याद रखना है कि हर क्लाइंट कहाँ खड़ा है।

ज़्यादातर फ़र्में जिस जवाब तक पहुँचती हैं वह है एक चेकलिस्ट: हर क्लाइंट के लिए वही क़दम, उसी क्रम में, इस रिकॉर्ड के साथ कि हर क़दम किसने और कब किया। यह पोस्ट आपको सात क़दमों की व्यावहारिक क्लोज़िंग, उसे आगे बढ़ाने वाली आदतें, और हर क्लाइंट की प्रगति एक साथ देखने का तरीक़ा देती है।

हर क्लाइंट के लिए एक ही चेकलिस्ट क्यों ज़रूरी है

जब हर अकाउंटेंट अपने तरीक़े से क्लाइंट की क्लोज़िंग करता है, तो फ़र्म याददाश्त पर टिक जाती है। छुट्टियाँ और स्टाफ़ बदलना नुक़सान करते हैं, समीक्षा में ज़्यादा समय लगता है, और पार्टनर एक नज़र में नहीं बता पाते कि कौन-से क्लाइंट पीछे हैं। साझा चेकलिस्ट महीने के अंत को ऐसी दिनचर्या बना देती है जिसे फ़र्म का कोई भी संभाल सके, और समीक्षा को बहुत तेज़ कर देती है, क्योंकि समीक्षक को ठीक-ठीक पता होता है कि क्या किया गया।

चेकलिस्ट लंबी होनी ज़रूरी नहीं। उसे हर जगह एक जैसा होना चाहिए, और उसका अंत अवधि लॉक करने पर होना चाहिए ताकि कोई ग़लती से बंद आँकड़े न बदले।

सात क़दम

1. बैंक मिलान। हर बैंक और कार्ड अकाउंट महीने के आख़िरी दिन तक बैंक स्टेटमेंट से मिलाया गया। बिना मिलान वाली लाइनें छूटी इनवॉइस, छूटे बिल या ग़लत ग्राहक पर दर्ज भुगतानों का पहला संकेत हैं। यह पहले करें: आगे के ज़्यादातर क़दम इस पर निर्भर हैं।

2. सप्लायर बिल दर्ज। महीने की तारीख़ वाला हर बिल दर्ज है, उनके साथ जो क्लाइंट भेजना भूल गया। पिछले महीने के नियमित सप्लायरों से तुलना करें: किराया, बिजली-पानी, सॉफ़्टवेयर, सफ़ाई कंपनी। जो सप्लायर हर महीने बिल भेजता था और इस महीने ग़ायब है, उसका बिल आमतौर पर किसी के इनबॉक्स में पड़ा होता है।

3. उपार्जन। वे लागतें जो इस महीने की हैं लेकिन जिनका बिल अभी नहीं आया, और वह आमदनी जो कमाई जा चुकी है लेकिन जिसकी इनवॉइस अभी नहीं बनी। हर क्लाइंट के लिए एक छोटी स्थायी सूची रखें, ताकि उपार्जन हर महीने नए सिरे से न बनाने पड़ें।

4. वैट की समीक्षा। बिक्री और ख़रीद का VAT अजीब दरों, छूटे VAT नंबरों और ग़लत अवधि के दस्तावेज़ों के लिए जाँचा गया। जिन महीनों में रिटर्न नहीं भरना, उनमें भी एक छोटी समीक्षा तिमाही के अंत की तकलीफ़ से बचाती है।

5. मूल्यह्रास चलाया। महीने का मूल्यह्रास संपत्ति रजिस्टर से पोस्ट किया गया, नई संपत्तियाँ जोड़ी गईं और बेची या हटाई गई संपत्तियाँ दर्ज की गईं।

6. पेरोल पोस्ट किया। वेतन, नियोक्ता की लागतें और सेवा-समाप्ति या छुट्टी के प्रावधान पोस्ट किए गए, और पेरोल कंट्रोल अकाउंट पेरोल रिपोर्ट से मेल खाते हैं।

7. अवधि लॉक। लेखा में महीना बंद किया गया, ताकि जान-बूझकर दोबारा खोले बिना उसमें कुछ पोस्ट न हो सके। यही क़दम «हमें लगता है हो गया» को «हो गया» में बदलता है।

अगर कोई क़दम किसी क्लाइंट पर लागू नहीं होता, तो उसे चुपचाप छोड़ने की जगह «ज़रूरी नहीं» चिह्नित करें। तीन महीने बाद जब कोई क्लोज़िंग की समीक्षा करे, तब यह फ़र्क़ मायने रखता है।

धागा खोए बिना क्लाइंट से मँगवाना

महीने के अंत की ज़्यादातर देरी अकाउंटिंग की समस्या नहीं होती; वह इंतज़ार की समस्या होती है। एक छूटा बैंक स्टेटमेंट, एक बिना वजह का भुगतान, एक बिल जो किसी को नहीं मिल रहा। मँगवाने का आम तरीक़ा, ई-मेल और संदेशों का मिश्रण, जवाबों को कई इनबॉक्स में बिखेर देता है।

एक बेहतर तरीक़ा:

• हर ज़रूरी चीज़ के लिए एक अनुरोध, साफ़ शब्दों में: «सितंबर का बैंक स्टेटमेंट, सभी अकाउंट», न कि «कृपया दस्तावेज़ भेजें»।
• हर अनुरोध पर एक नियत तारीख़, ख़ासकर जब कोई क्लोज़िंग क़दम उस पर निर्भर हो।
• जवाब अनुरोध पर ही, फ़ाइल अटैच करके, ताकि फ़र्म का अगला व्यक्ति पूरी कहानी देखे।
• अनुरोध बंद करें जब आप जवाब की समीक्षा कर लें, ताकि खुले अनुरोध का मतलब हमेशा असली इंतज़ार हो।

क्लाइंट तब जल्दी जवाब देते हैं जब अनुरोध स्पष्ट हो और वे फ़ोन से जवाब दे सकें। वे तब भी जल्दी जवाब देते हैं जब उन्हें उसी चैनल पर बताया जाए जिसे वे सच में पढ़ते हैं।

हर क्लाइंट एक पेज पर देखें

पार्टनरों और मैनेजरों को पचास अलग फ़ाइलें नहीं, एक कार्य-सूची चाहिए। हर क्लाइंट के लिए काम के कॉलम हैं:

• क्लोज़िंग की प्रगति: बंद हो रहे महीने के सात में से कितने क़दम पूरे हुए, जैसे 7 में से 3।
• इंतज़ार में अनुरोध: कितने अनुरोध खुले हैं और कितनों का जवाब आ गया।
• मिलान बाक़ी बैंक लाइनें: कितना मिलान बचा है, इसका एक त्वरित अंदाज़ा।
• अगली नियत तारीख़, साथ में कितनी चीज़ें देर से हैं।

सबसे नज़दीकी नियत तारीख़ से छाँटा गया यह पेज हर सुबह बताता है कि लोगों को कहाँ लगाना है।

नए क्लाइंट की शुरुआत भी इसी तरह

जब कोई क्लाइंट जुड़ता है, तब भी यही सोच लागू होती है। एक छोटी ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट, जिसमें हर क़दम या तो फ़र्म को या क्लाइंट को सौंपा गया हो और उसकी नियत तारीख़ हो, पहली क्लोज़िंग को बचाव अभियान बनने से रोकती है। आम क़दम: ओपनिंग बैलेंस, खातों का चार्ट, बैंक अकाउंट जोड़े या इम्पोर्ट किए गए, टैक्स सेटिंग्स, नियमित सप्लायर और ग्राहक, और क्लाइंट की ओर से सवालों का जवाब कौन देगा।

अगर क्लाइंट अब भी स्प्रेडशीट पर है, तो पहली मीटिंग से पहले उसे एक हफ़्ते में स्प्रेडशीट से आगे वाली हमारी पोस्ट भेजना अच्छा रहेगा।

एक्सेस जो क्लाइंट के नियंत्रण में हो

फ़र्में सबसे अच्छा तब काम करती हैं जब एक्सेस क्लाइंट देता है और उसे देख सकता है। क्लाइंट को यह चुन पाना चाहिए कि फ़र्म कौन-से हिस्से पढ़ या बदल सकती है, कौन-सी ब्रांच, और कब तक, और एक क़दम में एक्सेस वापस ले पाना चाहिए। फ़र्म का हर बदलाव अकाउंटेंट के नाम के साथ दर्ज होना चाहिए। यह क्लाइंट की रक्षा करता है, और फ़र्म की भी, जब बाद में सवाल उठे कि किसने क्या बदला।

Kluvan में यह कैसे करें

अकाउंटेंट वर्कस्पेस हर Kluvan प्लान में शामिल है: एक अकाउंटिंग या इम्प्लीमेंटेशन फ़र्म अपने साइन-इन से क्लाइंट के संगठन में काम करती है, और फ़र्म के लोग क्लाइंट की कोई सीट इस्तेमाल नहीं करते। Kluvan ऑनलाइन चलता है, इसलिए न आपकी तरफ़ और न क्लाइंट की तरफ़ कुछ इंस्टॉल करना है।

• क्लाइंट फ़र्म को न्योता देता है। मालिक फ़र्म का पार्टनर कोड या ई-मेल डालता है, या फ़र्म के एक्सेस अनुरोध को मंज़ूर करता है, और हर हिस्से के लिए पहुँच नहीं, सिर्फ़ देखना या पूरी पहुँच चुनता है (HR के लिए सिर्फ़ पेरोल का विकल्प भी), साथ में ब्रांच और एक वैकल्पिक अंतिम तारीख़। देखें अपने अकाउंटेंट को पहुँच दें।
• फ़र्म की कार्य-सूची। पार्टनर पोर्टल पर क्लाइंट हर क्लाइंट को उसकी स्थिति, खुले सेटअप क़दम, इंतज़ार में अनुरोध, क्लोज़िंग की प्रगति, मिलान बाक़ी बैंक लाइनें और अगली नियत तारीख़ के साथ दिखाता है। किसी क्लाइंट को खोलें, उसके Kluvan में काम करें, और बैनर से क्लाइंट बदलें। देखें ग्राहक के संगठन में काम करें।
• महीने के अंत की क्लोज़िंग। अकाउंटेंट → महीने के अंत की क्लोज़िंग में ऊपर के सात क़दम हैं: बैंक मिलान, सप्लायर बिल दर्ज, उपार्जन, वैट की समीक्षा, मूल्यह्रास चलाया, पेरोल पोस्ट किया और अवधि लॉक। हर क़दम अपनी स्क्रीन खोलता है, नोट लेता है, दर्ज करता है कि किसने उसे पूरा चिह्नित किया, और उसे «ज़रूरी नहीं» चिह्नित किया जा सकता है। जब लेखा में महीना बंद होता है, तो अवधि लॉक अपने-आप टिक हो जाता है। देखें ग्राहक का महीना बंद करें।
• क्लाइंट को अनुरोध। अकाउंटेंट → अनुरोध से नियत तारीख़ के साथ अनुरोध भेजें। क्लाइंट का मालिक और मैनेजर उसे आज पर देखते हैं और अपनी सूचना पसंद के अनुसार ई-मेल या WhatsApp से सूचना पाते हैं; वे अनुरोध पर ही फ़ाइल के साथ जवाब देते हैं। देखें ग्राहक से दस्तावेज़ माँगें और जवाब की समीक्षा करें।
• ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट। सर्विस या ट्रेडिंग चेकलिस्ट शुरू करें और हर क़दम नियत तारीख़ के साथ फ़र्म या क्लाइंट को सौंपें। देखें सूची से ग्राहक का शुरुआती सेटअप करें।
• हर चीज़ का रिकॉर्ड। फ़र्म का हर पढ़ना और हर बदलाव अकाउंटेंट के नाम और फ़र्म के साथ लॉग होता है, और मालिक तुरंत एक्सेस सीमित कर सकता है या वापस ले सकता है।

आज की दो सीमाएँ: एक संगठन एक समय में एक ही फ़र्म के साथ काम करता है, और कार्य-सूची अभी VAT रिटर्न की नियत तारीख़ें या पेरोल रन की स्थिति नहीं दिखाती।

कई छोटे क्लाइंट वाली फ़र्मों के लिए, मुफ़्त लेखा स्टार्टर प्लान पहली क्लोज़िंग से पहले हर क्लाइंट को साफ़ डिजिटल खातों पर लाने का आसान तरीक़ा है। क़ीमतें और पार्टनर पेज देखें।

अपना अगला महीने का अंत चुनें और तीन क्लाइंट में इसे सात क़दमों से चलाएँ। दूसरे महीने तक आप इसे हर जगह चाहेंगे। और जब आपके क्लाइंट पूछें कि जल्दी भुगतान कैसे पाएँ, तो उन्हें बुरा बने बिना समय पर भुगतान कैसे पाएँ की ओर भेजें।