एक हफ़्ते में स्प्रेडशीट से आगे

ज़्यादातर बिज़नेस स्प्रेडशीट से शुरू होते हैं, और इसमें कोई शर्म नहीं। वे लचीली हैं, सब उन्हें जानते हैं और उनकी कोई कीमत नहीं। मुश्किल तब शुरू होती है जब तीन लोग तीन कॉपियाँ बदलते हैं, फ़ॉर्मूले चुपचाप टूट जाते हैं, और कोई नहीं बता सकता कि असली स्टॉक या असली बैलेंस क्या है।

सही सिस्टम पर जाना बड़ा प्रोजेक्ट लगता है। ज़्यादातर छोटे बिज़नेस के लिए यह एक हफ़्ते में हो सकता है, अगर इसे सरल रखा जाए।

पहला दिन: जो सच में इस्तेमाल होता है उसकी सूची बनाएँ

बिज़नेस की हर स्प्रेडशीट खोलें और लिखें कि उसमें क्या है: ग्राहक, सप्लायर, आइटम और कीमतें, स्टॉक, खुली इनवॉइस, कर्मचारी। उन पुरानी शीटों को छोड़ दें जिन्हें साल भर से किसी ने नहीं खोला।

दूसरा दिन: सूचियाँ साफ़ करें

डुप्लीकेट हटाएँ, साफ़ दिखने वाली गलतियाँ सुधारें, जितने हो सकें गायब फ़ोन नंबर भरें। परफ़ेक्ट का लक्ष्य न रखें — लक्ष्य हो «इतना अच्छा कि हम भरोसा कर सकें»।

तीसरा दिन: शिफ़्ट की तारीख चुनें

एक साफ़ तारीख चुनें, बेहतर हो तो महीने की शुरुआत। उससे पहले का सब कुछ इतिहास है; उसके बाद का सब कुछ नए सिस्टम में होगा।

चौथा दिन: इम्पोर्ट और जाँच

ग्राहक, सप्लायर, आइटम और ओपनिंग बैलेंस इम्पोर्ट करें। पुष्टि से पहले प्रीव्यू देखें, त्रुटि रिपोर्ट पढ़ें और चिह्नित पंक्तियाँ ठीक करें। कुछ गलत हो जाए तो इम्पोर्ट अनडू करें और फिर चलाएँ।

पाँचवाँ दिन: मिलान

नए सिस्टम के ओपनिंग बैलेंस की तुलना अपने आखिरी ट्रायल बैलेंस और स्टॉक गिनती से करें। ये मेल खाने चाहिए। अगर न खाएँ, तो कारण अभी पता करें — साल के अंत में नहीं।

छठा और सातवाँ दिन: एक असली हफ़्ता चलाएँ

असली कोटेशन और इनवॉइस जारी करें, असली भुगतान दर्ज करें, और पुरानी स्प्रेडशीट संदर्भ के लिए सिर्फ़ पढ़ने के लिए रखें। हफ़्ते के अंत तक टीम उन्हें खोलना छोड़ देगी।

Kluvan कैसे मदद करता है

Kluvan के इम्पोर्ट टूल आपके कॉलम पहचानते हैं, कुछ लिखने से पहले नतीजे और ड्राई रन दिखाते हैं, एक ही फ़ाइल दो बार इम्पोर्ट होने को पकड़ लेते हैं, और 30 दिन तक इम्पोर्ट अनडू करने देते हैं। ग्राहक और सप्लायर अपने ओपनिंग बैलेंस के साथ आते हैं; स्टॉक ओपनिंग मात्रा के साथ।

अगर आप चाहें कि यह काम हम करें, तो हमारे माइग्रेशन पैकेज आपको ऑनलाइन शिफ़्ट करते हैं और एक मिलान रिपोर्ट पर खत्म होते हैं जिसे आप मंज़ूर करते हैं। Zoho, Odoo, QuickBooks, Daftra, Wafeq और Tally एक्सपोर्ट के लिए इम्पोर्ट प्रोफ़ाइल जल्द आ रहे हैं।