फ़ील्ड सर्विस जॉब कॉस्टिंग: हर काम का मार्जिन देखें

किसी मेंटेनेंस या इंस्टॉलेशन बिज़नेस के मालिक से पूछिए कि कौन-से काम मुनाफ़ा देते हैं, तो आमतौर पर ईमानदार जवाब मिलता है: «मुझे लगता है ज़्यादातर।» इनवॉइस जाती हैं, टेक्नीशियन व्यस्त रहते हैं, बैंक बैलेंस ठीक दिखता है। लेकिन इस मिश्रण में कहीं ऐसे काम भी हैं जिनकी लागत उनकी कमाई से ज़्यादा है, और वे अच्छी तरह छिपे रहते हैं।

वे छिपते हैं उस अतिरिक्त घंटे में जिसे किसी ने दर्ज नहीं किया, वैन से निकाले गए उस पुर्ज़े में जिसका कभी बिल नहीं बना, पहली विज़िट ठीक करने के लिए दूसरी विज़िट में, और उस फ़िक्स्ड क़ीमत में जो किसी के साइट देखने से पहले तय हो गई थी। जॉब कॉस्टिंग इन लागतों को, एक-एक काम करके, सामने लाती है।

यह गाइड बताती है कि किसी काम की असली लागत में क्या-क्या आता है, कौन-सी आदतें आँकड़ों को भरोसेमंद बनाती हैं, और नतीजों का इस्तेमाल कैसे करें।

किसी काम की असली लागत

सिद्धांत में काम का मार्जिन सरल है: काम से जो आप कमाते हैं, उसमें से वह घटाइए जो उसे करने में लगा। मुश्किल यह है कि दोनों तरफ़ लोगों की उम्मीद से ज़्यादा लाइनें होती हैं।

आमदनी की तरफ़:

• तय क़ीमत। फ़िक्स्ड-प्राइस काम पर कोटेशन। टाइम और मटीरियल पर, आपकी लेबर दर पर घंटे और बिक्री मूल्य पर सामान।
• मंज़ूर बदलाव। साइट पर मिला अतिरिक्त काम जिसके भुगतान पर ग्राहक राज़ी हुआ।
• घटाएँ क्रेडिट नोट। इनवॉइस के बाद आपने जो भी वापस दिया।

लागत की तरफ़:

• मज़दूरी। काम पर लगा हर मिनट, अगर आप गिनते हैं तो यात्रा समेत, गुणा उस व्यक्ति की प्रति घंटा लागत (वेतन और उसके साथ आने वाली लागतें, उसकी बिलिंग दर नहीं)।
• सामान। पुर्ज़े और खपत का सामान लागत पर, चाहे वेयरहाउस से आए हों या वैन से।
• सबकॉन्ट्रैक्टर और खर्च। क्रेन का किराया, विशेषज्ञ, पार्किंग और परमिट।
• दोबारा काम। कुछ ठीक करने के लिए वापस जाने की लागत, जब ग्राहक वापसी विज़िट का भुगतान नहीं करता।

इनमें से कोई एक भी छोड़ दें, तो आपका मार्जिन असल से बेहतर दिखता है। दोबारा काम सबसे ज़्यादा भुलाया जाता है, क्योंकि वापसी विज़िट आमतौर पर बिना आमदनी के नए काम के रूप में दर्ज होती है, और मूल काम वह मार्जिन रखे रहता है जो उसने कभी कमाया ही नहीं।

पाँच आदतें जो आँकड़ों को सच बनाती हैं

1. समय वहीं दर्ज करें जहाँ काम होता है। हफ़्ते के अंत में लिखा गया समय अंदाज़ा है। जो टेक्नीशियन अपने फ़ोन पर «यात्रा शुरू», «पहुँच गया», «काम शुरू» और «पूरा हुआ» टैप करता है, वह बिना टाइमशीट भरे असली मिनट दर्ज करता है।

2. वैन को वेयरहाउस मानें। अगर वैन के पुर्ज़ों का हिसाब नहीं रखा जाता, तो साइट पर इस्तेमाल हुआ हर पुर्ज़ा या तो भूल जाता है या याददाश्त से दर्ज होता है। अपने स्टॉक वाली वैन का मतलब है कि इस्तेमाल हुआ पुर्ज़ा काम मंज़ूर होने पर एक बार, लागत पर, वैन से निकलता है।

3. अतिरिक्त काम करने से पहले तय करें। टेक्नीशियन को साइट पर अक्सर अतिरिक्त काम मिलता है। तय सीमा के भीतर छोटा अतिरिक्त काम आगे बढ़ सकता है; बड़े काम के लिए ऑफ़िस या ग्राहक की मंज़ूरी का इंतज़ार करना चाहिए। दोनों हालात में उसे काम पर दर्ज होना चाहिए, वरना वह इनवॉइस से ग़ायब हो जाता है।

4. इनवॉइस से पहले समीक्षा करें। हर पूरे हुए काम पर ऑफ़िस की छोटी-सी जाँच छूटी हुई फ़ोटो, दर्ज न हुए पुर्ज़े और फ़ैसले का इंतज़ार कर रहे अतिरिक्त काम पकड़ लेती है। यह उस काम की इनवॉइस जाने से भी रोकती है जिसे ग्राहक ने स्वीकार नहीं किया।

5. दोबारा काम को मूल काम से जोड़ें। जब कोई काम पहले के काम को फिर से करता है, तो उसे उस काम का दोबारा काम चिह्नित करें, वजह के साथ, जैसे कारीगरी, ख़राब पुर्ज़ा या ग्राहक का ग़लत इस्तेमाल। तब लागत वहीं रहती है जहाँ उसे होना चाहिए, और वजहें बताती हैं कि क्या सुधारना है।

एक उदाहरण

एक फ़िक्स्ड-प्राइस एयर-कंडीशनिंग सर्विस लीजिए जिसकी कोटेशन आपकी मुद्रा में 1,200 है। टेक्नीशियन साइट पर तीन घंटे और यात्रा में एक घंटा लगाता है; आपके लिए उसकी लागत 60 प्रति घंटा है, तो मज़दूरी 240 हुई। वैन के पुर्ज़ों की लागत 310 है। रास्ते में ख़रीदा गया एक ख़ास सफ़ाई उत्पाद 45 जोड़ता है। काग़ज़ पर मार्जिन 1,200 − 240 − 310 − 45 = 605 है, लगभग 50 %।

दो हफ़्ते बाद यूनिट लीक करती है और टेक्नीशियन दो घंटे के लिए वापस जाता है, 90 के एक पुर्ज़े के साथ, जिसका ग्राहक से कुछ नहीं लिया जाता। यह दोबारा काम 210 का पड़ता है। मूल काम का असली मार्जिन 395 है, लगभग 33 %। अब भी मुनाफ़े वाला काम, लेकिन वह नहीं जो आप समझ रहे थे, और अगर हर दूसरे काम पर यही मॉडल लीक करता है, तो उसकी आपकी क़ीमत ग़लत है।

इसके लिए फ़ाइनेंस की डिग्री नहीं चाहिए। ज़रूरत बस इतनी है कि हर लागत काम के सामने दर्ज हो, और एक जगह हो जहाँ वे अपने-आप जुड़ें।

मार्जिन का क्या करें

जब हर काम का भरोसेमंद मार्जिन हो, तो काम के सवाल कामों के समूहों के बारे में होते हैं:

• काम के प्रकार के अनुसार। क्या इंस्टॉलेशन रिपेयर से ज़्यादा मुनाफ़ा देते हैं? क्या आपके सालाना मेंटेनेंस अनुबंध की क़ीमत उसमें शामिल विज़िटों की लागत निकालती है?
• ग्राहक के अनुसार। कौन-से ग्राहक सबसे ज़्यादा दोबारा काम या सबसे ज़्यादा बिना भुगतान के अतिरिक्त काम पैदा करते हैं?
• टेक्नीशियन के अनुसार। किसी पर दोष डालने के लिए नहीं, बल्कि यह देखने के लिए कि किसे ट्रेनिंग चाहिए, कौन हमेशा समय से ज़्यादा लेता है, और कौन चुपचाप आपका सबसे कुशल व्यक्ति है।
• सबसे ख़राब पहले। कामों को मार्जिन से छाँटें और हर महीने सबसे नीचे के दस पढ़ें। एक बार देखने पर पैटर्न आमतौर पर साफ़ दिख जाता है।

फिर जो मिले उस पर कार्रवाई करें: किसी काम के प्रकार की क़ीमत बदलें, कॉल-आउट फ़ीस जोड़ें, बार-बार आने वाली ख़राबी पर किसी टीम को ट्रेनिंग दें, या उस तरह का काम लेना बंद करें जिसमें आप हमेशा पैसा गँवाते हैं।

लागतें उनसे दूर रखें जिन्हें उनकी ज़रूरत नहीं

टेक्नीशियनों को अपने काम, पता, चेकलिस्ट और पुर्ज़े देखने होते हैं। ज़्यादातर को यह देखने की ज़रूरत नहीं कि आप क्या क़ीमत लेते हैं या कितना मार्जिन कमाते हैं, और यह दिखाने से साइट पर अटपटी बातचीत हो सकती है। अलग-अलग तय करें कि क़ीमतें कौन देख सकता है, और लागत व मार्जिन कौन। एक अच्छा नियम: फ़ील्ड स्टाफ़ काम देखे, मैनेजर पैसा।

Kluvan में यह कैसे करें

फ़ील्ड जॉब काम को कोटेशन से इनवॉइस तक ले जाता है और रास्ते में मार्जिन अप-टु-डेट रखता है। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना: टेक्नीशियन अपने फ़ोन के ब्राउज़र में जॉब शीट इस्तेमाल करते हैं, और सिग्नल जाने पर भी वह काम करती रहती है।

• एक बार सेट करें। फ़ील्ड वर्क सेटिंग्स में अतिरिक्त काम की मंज़ूरी की सीमा, लेबर दर, कॉल-आउट फ़ीस, काम के प्रकार, वैन और प्रति घंटा लागत तय करें। देखें फ़ील्ड काम सेट करें।
• कोटेशन और डिस्पैच। मज़दूरी, पुर्ज़ों और सर्विस लाइनों के साथ वर्क ऑर्डर बनाएँ और ग्राहक की मंज़ूरी दर्ज करें, फिर उसे दिन या हफ़्ते के डिस्पैच बोर्ड पर सौंपें। ग्राहक ग्राहक पोर्टल में भी एस्टिमेट मंज़ूर कर सकते हैं।
• फ़ोन पर दर्ज करें। टेक्नीशियन यात्रा, पहुँचना, काम और पूरा होना टैप करते हैं ताकि समय अपने-आप दर्ज हो, चेकलिस्ट टिक करते हैं, फ़ोटो लेते हैं, अपनी वैन का सामान दर्ज करते हैं और ग्राहक के हस्ताक्षर लेते हैं। देखें फ़ोन पर काम करें।
• अतिरिक्त काम और समीक्षा। आपकी सीमा से ऊपर का अतिरिक्त काम ऑफ़िस का इंतज़ार करता है। पूरे हुए काम समीक्षा की कतार में आते हैं, जहाँ ऑफ़िस अतिरिक्त काम मंज़ूर करता है और काम को बिलिंग के लिए छोड़ता है। देखें पूरे काम की समीक्षा और अतिरिक्त काम मंज़ूर करें।
• मार्जिन कार्ड। हर काम तय आमदनी, मंज़ूर बदलाव, क्रेडिट नोट, मज़दूरी (मिनट × व्यक्ति की प्रति घंटा लागत), लागत पर सामान, सबकॉन्ट्रैक्टर और खर्च, और ग्राहक से न लिया गया दोबारा काम दिखाता है, हर लाइन के पीछे के रिकॉर्ड के साथ। देखें काम का मार्जिन पढ़ें।
• काम की लाभप्रदता। किसी अवधि के लिए काम, ग्राहक, टेक्नीशियन, काम के प्रकार या प्रोजेक्ट के अनुसार मार्जिन की तुलना करें, सबसे ख़राब पहले, और उन्हें CSV में एक्सपोर्ट करें। देखें काम का लाभ देखें और निर्यात करें।

काम मंज़ूर होने पर पुर्ज़े वेयरहाउस के ज़रिए वैन या ब्रांच के स्टॉक से एक बार, लागत पर, निकलते हैं। मंज़ूर काम एक क़दम में लेखा की इनवॉइस बन जाता है। दो अधिकार तय करते हैं कि क़ीमतें कौन देखे और लागत व मार्जिन कौन, और लागत का अधिकार कभी फ़ील्ड सीट को नहीं दिया जा सकता।

फ़ील्ड जॉब अलग से बिकता है और सर्विस बिज़नेस बंडल और Kluvan One का हिस्सा है। टेक्नीशियन फ़ील्ड सीट इस्तेमाल करते हैं, जो पूरी सीट से सस्ती है; क़ीमतें देखें।

अगर कस्टमर सपोर्ट अक्सर साइट विज़िट में बदल जाता है, तो इनवॉइस, कोटेशन और भुगतान के लिए ग्राहक पोर्टल वाली हमारी पोस्ट में देखें कि टिकट और पोर्टल अनुरोध फ़ील्ड काम तक कैसे पहुँचते हैं। और अगर आपके टेक्नीशियनों को भेजे जाने से पहले सेफ़्टी सर्टिफ़िकेट चाहिए, तो स्टाफ़ ट्रेनिंग मैट्रिक्स जो सर्टिफ़िकेट अप-टु-डेट रखे पढ़ें।

इस महीने एक काम के प्रकार से शुरू करें। उस पर हर लागत दर्ज करें, मार्जिन पढ़ें, और तय करें कि क़ीमत सही है या नहीं।