Muhasebe büroları için ay sonu kapanış kontrol listesi

Bir muhasebe bürosu için ay sonu tek bir kapanış değildir. Her biri farklı durumda olan yirmi, belki elli kapanıştır. Bir müşteri her şeyi göndermiştir. Bir diğeri bahardan beri banka akışını açmamıştır. Bir başkası fişleri gece on birde WhatsApp fotoğrafı olarak gönderir. İşin kendisi nadiren zordur; zor olan, her müşterinin nerede durduğunu takip etmektir.

Çoğu büronun vardığı çözüm bir kontrol listesidir: her müşteri için aynı adımlar, aynı sırayla ve her adımı kimin ne zaman yaptığının kaydıyla. Bu yazı size uygulanabilir yedi adımlı bir kapanış, işi yürüten alışkanlıklar ve tüm müşterilerin ilerleyişini aynı anda görmenin bir yolunu sunuyor.

Her müşteri için aynı kontrol listesi neden önemli?

Her muhasebeci müşterilerini kendi yöntemiyle kapattığında büro hafızaya bağımlı kalır. Tatiller ve personel değişiklikleri zarar verir, incelemeler uzar ve ortaklar hangi müşterilerin geciktiğini bir bakışta göremez. Ortak bir kontrol listesi, ay sonunu bürodaki herkesin devralabileceği bir rutine dönüştürür ve inceleme adımını çok hızlandırır, çünkü inceleyen kişi tam olarak neyin yapıldığını bilir.

Kontrol listesinin uzun olması gerekmez. Her yerde aynı olması ve kimse kapanmış rakamları yanlışlıkla değiştirmesin diye dönemin kilitlenmesiyle bitmesi gerekir.

Yedi adım

1. Banka mutabakatı yapıldı. Her banka ve kart hesabı, ayın son gününe kadar banka ekstresiyle eşleştirilmiştir. Eşleşmeyen satırlar eksik faturaların, eksik tedarikçi faturalarının veya yanlış müşteriye kaydedilmiş ödemelerin ilk işaretidir. Bunu önce yapın: sonraki adımların çoğu buna dayanır.

2. Tedarikçi faturaları girildi. Müşterinin göndermeyi unuttukları da dahil, o ay tarihli her tedarikçi faturası kaydedilmiştir. Geçen ayın düzenli tedarikçileriyle karşılaştırın: kira, elektrik ve su, yazılım, temizlik şirketi. Her ay fatura kesen ve bu ay eksik olan bir tedarikçi, genellikle birinin gelen kutusunda duran bir faturadır.

3. Tahakkuklar. Aya ait olan ama henüz faturalanmamış giderler ve kazanılmış ama henüz faturası kesilmemiş gelirler. Her müşteri için kısa, kalıcı bir liste tutun ki tahakkuklar her ay yeniden icat edilmesin.

4. KDV gözden geçirildi. Satış ve alış KDV'si; tuhaf oranlar, eksik vergi numaraları ve yanlış dönemdeki belgeler açısından kontrol edilmiştir. Beyanname olmayan aylarda bile hızlı bir gözden geçirme, sancılı bir çeyrek sonunu önler.

5. Amortisman çalıştırıldı. Ayın amortismanı, yeni varlıklar eklenip elden çıkarmalar kaydedilerek, varlık sicilinden deftere işlenmiştir.

6. Bordro deftere işlendi. Maaşlar, işveren maliyetleri ve varsa kıdem veya izin karşılıkları deftere işlenmiştir; bordro kontrol hesapları bordro raporlarıyla uyuşmaktadır.

7. Dönem kilitlendi. Ay defterlerde kapatılmıştır; bilerek yeniden açılmadıkça içine hiçbir kayıt yapılamaz. "Bittiğini düşünüyoruz"u "bitti"ye dönüştüren adım budur.

Bir adım bir müşteri için geçerli değilse, onu sessizce atlamak yerine gerekli değil olarak işaretleyin. Fark, biri kapanışı üç ay sonra incelediğinde ortaya çıkar.

İpi kaybetmeden müşteriden belge istemek

Ay sonundaki gecikmelerin çoğu muhasebe sorunu değil, bekleme sorunudur. Eksik bir banka ekstresi, açıklanmamış bir ödeme, kimsenin bulamadığı bir tedarikçi faturası. E-postalar ve mesajlardan oluşan alışılmış takip yöntemi, yanıtları gelen kutularına dağıtır.

Daha iyi bir düzen:

• İhtiyacınız olan her şey için bir talep, açıkça yazılmış: "lütfen belgeleri gönderin" değil, "Eylül banka ekstresi, tüm hesaplar".
• Her talepte bir son tarih, özellikle bir kapanış adımı ona bağlıysa.
• Yanıt talebin kendisinde, dosya ekli; böylece bürodaki bir sonraki kişi hikâyenin tamamını görür.
• Yanıtı inceledikten sonra talebi kapatın; böylece açık talepler her zaman gerçek bir beklemeyi gösterir.

Müşteriler, talep somut olduğunda ve telefonlarından yanıtlayabildiklerinde daha hızlı yanıt verir. Gerçekten okudukları kanaldan haber aldıklarında da daha hızlı yanıt verirler.

Tüm müşterileri tek sayfada görün

Ortakların ve yöneticilerin elli ayrı dosyaya değil, bir iş listesine ihtiyacı vardır. Her müşteri için işe yarayan sütunlar şunlardır:

• Kapanış ilerlemesi: kapatılan ay için yedi adımdan kaçının tamamlandığı, örneğin 7'de 3.
• Bekleyen talepler: kaç talebin açık olduğu ve kaçının yanıtlanıp döndüğü.
• Eşleştirilecek banka satırları: ne kadar mutabakat kaldığına dair hızlı bir fikir.
• Bir sonraki son tarih, kaç kalemin geciktiğiyle birlikte.

En yakın son tarihe göre sıralandığında bu sayfa, her sabah kimi nereye yönlendireceğinizi söyler.

Yeni müşterileri de aynı şekilde başlatın

Aynı düşünce, bir müşteri katıldığında da geçerlidir. Her adımın ya büroya ya da müşteriye bir son tarihle verildiği kısa bir başlangıç kontrol listesi, ilk kapanışın bir kurtarma operasyonuna dönmesini önler. Tipik adımlar: açılış bakiyeleri, hesap planı, bağlanan veya içe aktarılan banka hesapları, vergi ayarları, düzenli tedarikçiler ve müşteriler ve müşteri tarafında soruları kimin yanıtlayacağı.

Müşteri hâlâ tablolarla çalışıyorsa, Bir haftada tablolardan kurtulun yazımız ilk toplantıdan önce ona göndermek için iyi bir seçimdir.

Müşterinin kontrol ettiği erişim

Bürolar en iyi, müşterinin verdiği ve görebildiği bir erişimle çalışır. Müşteri, büronun hangi alanları okuyabileceğini veya değiştirebileceğini, hangi şubeleri ve ne zamana kadar seçebilmeli ve erişimi tek adımda geri alabilmelidir. Büronun yaptığı her değişiklik muhasebecinin adıyla kaydedilmelidir. Bu müşteriyi korur; daha sonra kimin neyi değiştirdiğine dair bir soru çıktığında büroyu da korur.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Muhasebeci çalışma alanı her Kluvan planına dahildir: bir muhasebe veya kurulum bürosu, müşterinin kuruluşunda kendi girişleriyle çalışır ve büronun çalışanları müşterinin lisanslarından hiçbirini kullanmaz. Kluvan çevrim içi çalışır; ne sizin tarafınızda ne de müşterinin tarafında kurulacak bir şey vardır.

• Müşteri büroyu davet eder. Sahip, büronun iş ortağı kodunu veya e-postasını girer ya da büronun erişim talebini onaylar ve her alan için Yok, Okuma veya Tam (İK için yalnızca bordro seçeneğiyle), şubeleri ve isteğe bağlı bir bitiş tarihini seçer. Bkz. Muhasebecinize erişim verme.
• Büronun iş listesi. İş ortağı portalında Müşteriler, her müşteriyi durumu, açık kurulum adımları, bekleyen talepler, kapanış ilerlemesi, eşleştirilecek banka satırları ve bir sonraki son tarihle listeler. Bir müşteriyi açın, onun Kluvan'ında çalışın ve banttan müşteri değiştirin. Bkz. Müşteri kuruluşunda çalışma.
• Ay sonu kapanışı. Muhasebeci → Ay sonu kapanışı, yukarıdaki yedi adımı içerir: Banka mutabakatı yapıldı, Tedarikçi faturaları girildi, Tahakkuklar, KDV gözden geçirildi, Amortisman çalıştırıldı, Bordro deftere işlendi ve Dönem kilitlendi. Her adım kendi ekranını açar, not alır, tamamlandı olarak kimin işaretlediğini kaydeder ve gerekli değil olarak işaretlenebilir. Dönem kilitlendi, ay Muhasebe içinde kapatıldığında kendiliğinden işaretlenir. Bkz. Müşteri için ayı kapatma.
• Müşteriye talepler. Muhasebeci → Talepler'den son tarihli bir talep gönderin. Müşterinin sahibi ve yöneticileri talebi Bugün sayfasında görür ve kendi bildirim tercihlerine göre e-posta veya WhatsApp ile haberdar edilir; talebin üzerinde bir dosyayla yanıt verirler. Bkz. Müşteriden belge isteme ve yanıtları inceleme.
• Başlangıç kontrol listeleri. Bir hizmet veya ticaret kontrol listesi başlatın ve her adımı bir son tarihle büroya veya müşteriye verin. Bkz. Kontrol listesiyle müşteriyi başlatma.
• Her şeyin kaydı. Büronun her okuması ve değişikliği muhasebecinin adı ve bürosuyla günlüğe yazılır; sahip erişimi anında daraltabilir veya iptal edebilir.

Bugün iki sınır var: bir kuruluş aynı anda tek bir büroyla çalışır ve iş listesi henüz KDV beyannamesi son tarihlerini veya bordro çalıştırma durumunu göstermez.

Çok sayıda küçük müşterisi olan bürolar için ücretsiz Muhasebe başlangıç planı, ilk kapanıştan önce her müşteriyi temiz dijital defterlere taşımanın basit bir yoludur. Bkz. fiyatlandırma ve iş ortakları sayfası.

Bir sonraki ay sonunuzu seçin ve üç müşteride yedi adımla yürütün. İkinci ay, bunu her yerde isteyeceksiniz. Müşterileriniz daha hızlı nasıl ödeme alacaklarını sorduğunda ise onları Kötü adam olmadan ödemelerinizi zamanında alın yazısına yönlendirin.