Küçük ekipler için basit bir işe alım süreci

Küçük bir kuruluşta işe alım genellikle birinin gelen kutusunda olur. Bir iş ilanı yayınlanır, CV'ler ek olarak gelir, birkaçı "ne dersin?" notuyla bir yöneticiye iletilir, mülakatlar mesajla ayarlanır ve üç hafta sonra hangi adayın ne söylediğini kimse hatırlamaz. İyi aday, siz hâlâ CV'sini ararken başka bir teklifi kabul eder.

Bunu düzeltmek için kurumsal bir aday takip sistemine ihtiyacınız yok. Basit bir sürece ihtiyacınız var: birkaç net aşama, aday başına tek bir kayıt, mülakatları adil biçimde karşılaştırmanın bir yolu ve karar verdiğiniz gün gönderilen bir teklif. Bu rehber her parçayı tek tek ele alıyor.

İş ilanıyla değil, pozisyonla başlayın

Herhangi bir şey yayınlanmadan önce rolle ilgili dört şeyi yazın:

• İşin ne olduğu, bir adayın anlayabileceği sade kelimelerle: iş, ekip, yer.
• Kimin karar vereceği. İşe alım yöneticisinin ve gerekiyorsa bir kişinin daha adını yazın. Üçten fazla karar verici her şeyi yavaşlatır.
• Maaş aralığı, yayınlamasanız bile. Bunu baştan kararlaştırmak sonradan yaşanacak tatsız bir pazarlığı önler ve yalnızca ihtiyacı olan kişiler tarafından görülebilmelidir.
• Adayların geçeceği aşamalar ve her birinin kabaca ne kadar sürmesi gerektiği.

Bunu yazmak yarım saat sürer ve sonradan yaşanacak gecikmelerin çoğunu önler.

Aşamaları az ve net tutun

Küçük ekiplerin çoğu, "başvurdu" ile nihai karar arasında yalnızca dört aşamaya ihtiyaç duyar:

• Başvurdu: başvuru geldi ve henüz kimse okumadı.
• Ön elemeden geçti: biri CV'yi okudu ve bir görüşmeye değer.
• Mülakat: bir veya daha fazla mülakat planlandı ya da yapıldı.
• Teklif: bir teklif gönderildi.

Her aday, bir gerekçeyle ya İşe alındı ya da Seçilmedi olarak sonuçlanır. İşe alımınız pratik bir sınav veya çalışma izni gibi özel bir adım gerektiriyorsa, bunu bir yan notta takip etmek yerine ayrı bir aşama olarak ekleyin.

En önemli kural: her aday her an tam olarak bir aşamadadır ve onu ilerletmenin bir sorumlusu vardır. İki haftadır "Ön elemeden geçti" aşamasında bekleyen bir aday, kaybetmek üzere olduğunuz bir adaydır.

Aday başına tek kayıt

Bir adayla ilgili tüm bilgiler tek bir yerde durmalıdır: CV, aşama, ekipten notlar, mülakatlar, değerlendirme kartları, teklif ve olup bitenlerin zaman çizelgesi. İşe alım yöneticisi izindeyken başka biri işi beş dakikada devralabilir.

Bu, adayları da korur. E-postayla elden ele iletilen CV'ler kişisel gelen kutularında kalır ve hiç silinmez. Tek bir kayıttaki CV'ler tam olarak söylediğiniz süre boyunca saklanabilir ve o süre dolduğunda silinebilir.

Mülakatları gidip gelen mesajlar olmadan planlayın

Küçük ekiplerin en çok gün kaybettiği yer mülakat planlamasıdır. Birkaç alışkanlık yardımcı olur:

• Mülakatçılarla, bir işe alım dönemi boyunca hangi saatleri boş tutacaklarını kararlaştırın.
• Mülakatları doğrudan mülakatçıların takvimlerine işleyin ki kimse onlara çakışan randevu vermesin.
• Panelleri küçük tutun: çoğu rol için bir ila üç kişi.
• Adaya saati, yeri veya bağlantıyı ve kimlerle görüşeceğini içeren tek ve net bir onay gönderin.

Adil karşılaştırma için değerlendirme kartları kullanın

Bir mülakattan sonra hatıralar solar ve bulanıklaşır. Bir mülakatçı adayın enerjisini beğenmiştir; bir diğeri zayıf bir yanıtı hatırlar. Bir yapı olmadan en yüksek sesle söylenen görüş kazanır.

Değerlendirme kartı bunu düzeltir. Her mülakatçı her aday için aynı soruları yanıtlar; örneğin beceriler, deneyim, iletişim ve ekibe uyum, 1'den 5'e kadar puanlanır ve bir öneri verilir: kesinlikle evet, evet, hayır veya kesinlikle hayır. Mülakatçılar adayı birbirleriyle konuşmadan önce kartlarını yazar, böylece ilk görüş diğerlerini şekillendirmez.

İki kural değerlendirme kartlarını adil tutar:

• Yalnızca işle ilgili sorun. Asla yaş, din, aile planları veya dış görünüş hakkında sormayın ve asla fotoğraf istemeyin. Birçok ülke bu soruları yasaklar ve bunlar birinin işi nasıl yapacağı hakkında hiçbir şey söylemez.
• Ortalamayı ve yorumları birlikte okuyun. "Müşterilerle harika, sistemimiz konusunda eğitime ihtiyacı var" yorumuyla birlikte 3.8, tek başına rakamdan fazlasını söyler.

Teklifi aynı gün yapın

Karar verdiğinizde hızlı hareket edin. Maaşı, başlangıç tarihini ve rolü içeren net bir teklif mektubu, aynı gün gönderildiğinde, başka seçenekleri olan bir adayla çoğu zaman farkı yaratır. Adayın mektubu okuduğu, indirdiği ve adını yazarak kabul ettiği özel bir bağlantı, yazdırıp imzalayıp taramaktan daha hızlıdır.

Aday kabul ettiğinde işe alım bitmiş olmaz: yeni kişinin bir çalışan kaydına, belgelerine ve ilk haftalar için bir uyum planına ihtiyacı vardır. Bu bilgilerin adayın dosyasından yeniden yazılması gerekiyorsa hatalar araya girer.

Aday verilerine saygı gösterin

Adaylar size kişisel verilerini emanet eder. Onları ne kadar süre sakladığınızı söyleyin, yalnızca o süre boyunca saklayın ve süre dolduğunda silin. Makul bir varsayılan, işe almadığınız adayların verilerini bir yıl saklamak, yalnızca gelecekteki pozisyonlar için değerlendirilmek isteyenlerinkini daha uzun tutmaktır. Takvime göre silmek, eski CV'lerle dolu bir klasörü olan meşgul bir yöneticiden çok yazılım için kolaydır.

Birkaç şeyi ölçün

Bir işe alım panosuna ihtiyacınız yok. Her çeyrekte şunlara bakın:

• İşe alım süresi: pozisyonun açılmasından teklifin kabulüne kadar geçen gün sayısı.
• İyi adayların nereden geldiği: web siteniz, bir iş ilanı sitesi, tavsiyeler.
• Adayların nerede düştüğü: reddedilen çok sayıda teklif maaşa veya hıza işaret eder; gelmeyen çok sayıda aday ise planlamanıza.

Kluvan'da nasıl yapılır?

İşe Alım, ücretsiz İK başlangıç planı da dahil olmak üzere İK ve Bordro uygulamasıyla birlikte gelir; böylece küçük bir ekip ek bir şey satın almadan başlayabilir. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur: adaylar her tarayıcıdan başvurur, mülakatçılar değerlendirme kartlarını telefonlarında yazar.

• Bir pozisyon oluşturun. Ona bir iş unvanı, şube, çalışma türü ve açıklama verin, işe alım yöneticilerini belirleyin ve yalnızca maaş yetkisi olan kişilerin görebileceği bir maaş aralığı ekleyin. Bkz. bir iş pozisyonu oluşturma.
• Kariyer sayfanızda yayınlayın. Kariyer sayfanız açık pozisyonlarınızı listeler; başvuranlar CV'lerini, bilgilerini ne kadar süre sakladığınızı belirten bir onay kutusuyla gönderir. Bkz. kariyer sayfanızda başvuru alma.
• Adayları aşamalar boyunca ilerletin. Varsayılan aşamalar Başvurdu, Ön elemeden geçti, Mülakat ve Teklif'tir; ardından bir gerekçeyle İşe alındı veya Seçilmedi gelir. Aşamaları yeniden adlandırabilir veya her pozisyon için kendi aşamalarınızı ekleyebilirsiniz. Bkz. adayları aşamalar boyunca ilerletme.
• Mülakatları planlayın. Bir ila altı mülakatçı belirleyin; Randevular açıksa mülakat her mülakatçının takvimine işlenir ve o saatte kimse onlara randevu veremez. Bkz. bir mülakat planlama.
• Değerlendirme kartlarını yazın. Her mülakatçı pozisyonun sorularını 1'den 5'e kadar puanlar ve bir öneri verir; adayın sayfası her kartı ve ortalamayı gösterir. Bkz. bir değerlendirme kartı yazma.
• Teklifi gönderin. Mektubu bir şablondan hazırlayın, gönderin ve adaya özel bağlantıyı verin; aday tam adını yazarak kabul eder veya reddeder. Bugün bağlantıyı kopyalayıp e-postayla veya sohbetle kendiniz gönderirsiniz. Bkz. bir teklif mektubu gönderme.
• İK'ya işe alın. İşe al, kişiyi dosyası ve bir uyum kontrol listesiyle İK'da oluşturur ve CV ile teklifi bağlı tutar. Bkz. bir adayı İK'ya işe alma.
• Zamanında silin. İşe almadığınız adaylar belirlediğiniz ay sayısından sonra silinir: varsayılan olarak 12, gelecekteki pozisyonlar için saklanmak isteyenler için 24.

Yeni çalışanınız başladığında sıradaki iş onu eğitmektir. Sertifikaları güncel tutan personel eğitim matrisi yazımız uyum eğitimini nasıl bir rutine dönüştüreceğinizi gösteriyor; Dört dil konuşan bir ekibi yönetmek ise ekibin geri kalanını ele alıyor.

Bir sonraki rolünüzü dört aşamalı ve değerlendirme kartlı bir pozisyon olarak açın. Farkı ilk mülakat değerlendirme toplantısında göreceksiniz.