Un processus de recrutement simple pour les petites équipes

Dans une petite organisation, le recrutement se passe généralement dans la boîte de réception de quelqu'un. Une offre d'emploi est publiée, les CV arrivent en pièces jointes, quelques-uns sont transférés à un responsable avec un « qu'en penses-tu ? », les entretiens s'organisent par message, et trois semaines plus tard plus personne ne se souvient de ce qu'a dit chaque candidat. La bonne candidate accepte une autre offre pendant que vous cherchez encore son CV.

Pour y remédier, vous n'avez pas besoin d'un logiciel de suivi des candidatures digne d'un grand groupe. Il vous faut un processus simple : quelques étapes claires, un enregistrement par candidat, une manière équitable de comparer les entretiens, et une offre qui part le jour même de votre décision. Ce guide passe en revue chacun de ces éléments.

Commencez par le poste, pas par l'annonce

Avant de publier quoi que ce soit, notez quatre choses sur le poste :

• En quoi consiste le poste, en des mots simples qu'un candidat peut comprendre : le travail, l'équipe, le lieu.
• Qui décide. Nommez le responsable du recrutement et, si nécessaire, une autre personne. Au-delà de trois décideurs, tout ralentit.
• La fourchette de salaire, même si vous ne la publiez pas. La fixer dès le départ évite une négociation délicate plus tard, et elle ne doit être visible que des personnes qui en ont besoin.
• Les étapes que suivront les candidats, et la durée approximative de chacune.

Cela prend une demi-heure et évite la plupart des retards qui surviennent ensuite.

Peu d'étapes, et des étapes claires

La plupart des petites équipes n'ont besoin que de quatre étapes entre « candidature reçue » et la décision finale :

• Candidature : la candidature est arrivée et personne ne l'a encore lue.
• Présélectionné : quelqu'un a lu le CV et il mérite une conversation.
• Entretien : un ou plusieurs entretiens sont planifiés ou réalisés.
• Offre : une offre a été envoyée.

Chaque candidat termine soit Embauché, soit Non retenu, avec un motif. Si votre recrutement nécessite une étape particulière, comme un test pratique ou un permis de travail, ajoutez-la comme étape à part entière plutôt que de la suivre dans une note à côté.

La règle la plus importante : chaque candidat se trouve à tout moment dans une seule étape, et quelqu'un est chargé de le faire avancer. Un candidat qui reste deux semaines en « Présélectionné » est un candidat que vous êtes sur le point de perdre.

Un enregistrement par candidat

Toutes les informations sur un candidat doivent se trouver au même endroit : le CV, l'étape, les notes de l'équipe, les entretiens, les grilles d'évaluation, l'offre et un historique de ce qui s'est passé. Quand le responsable du recrutement est en congé, quelqu'un d'autre peut reprendre le dossier en cinq minutes.

Cela protège aussi les candidats. Les CV transférés par e-mail finissent dans des boîtes personnelles et ne sont jamais supprimés. Les CV conservés dans un seul enregistrement peuvent être gardés exactement aussi longtemps que vous l'avez annoncé, puis effacés une fois ce délai écoulé.

Planifiez les entretiens sans allers-retours

C'est dans la planification des entretiens que les petites équipes perdent le plus de jours. Quelques habitudes aident :

• Convenez avec les recruteurs des créneaux qu'ils gardent libres pendant une campagne de recrutement.
• Réservez les entretiens directement dans l'agenda des recruteurs, pour que personne ne les réserve deux fois.
• Gardez des jurys restreints : une à trois personnes pour la plupart des postes.
• Envoyez au candidat une confirmation claire avec l'heure, le lieu ou le lien, et les personnes qu'il rencontrera.

Des grilles d'évaluation pour comparer équitablement

Après un entretien, les souvenirs s'estompent et se brouillent. Un recruteur a aimé l'énergie du candidat ; un autre se souvient d'une réponse faible. Sans structure, c'est l'avis le plus fort qui l'emporte.

Une grille d'évaluation règle ce problème. Chaque recruteur répond aux mêmes questions pour chaque candidat, par exemple compétences, expérience, communication et adéquation avec l'équipe, notées de 1 à 5, et donne une recommandation : oui sans réserve, oui, non ou non catégorique. Les recruteurs remplissent leur grille avant d'échanger entre eux sur le candidat, pour que le premier avis n'influence pas les autres.

Deux règles gardent les grilles équitables :

• Ne posez de questions que sur le travail. Jamais sur l'âge, la religion, les projets familiaux ou l'apparence, et ne demandez jamais de photo. De nombreux pays interdisent ces questions, et elles ne disent rien de la façon dont une personne fera le travail.
• Lisez la moyenne et les commentaires ensemble. Un 3.8 accompagné de « excellent avec les clients, doit être formé à notre système » vous en dit plus que le chiffre seul.

Faites l'offre le jour même

Quand vous avez décidé, allez vite. Une lettre d'offre claire, avec le salaire, la date de début et le poste, envoyée le jour même, fait souvent la différence avec un candidat qui a d'autres options. Un lien privé où le candidat lit la lettre, la télécharge et l'accepte en tapant son nom est plus rapide que d'imprimer, signer et numériser.

Quand le candidat accepte, le recrutement n'est pas terminé : la nouvelle recrue a besoin d'une fiche employé, de ses documents et d'un plan d'intégration pour les premières semaines. Si ces informations doivent être ressaisies à partir du dossier du candidat, des erreurs s'y glissent.

Respectez les données des candidats

Les candidats vous confient des données personnelles. Indiquez-leur combien de temps vous les conservez, ne les gardez que pendant cette durée, et effacez-les une fois le délai écoulé. Une règle par défaut raisonnable consiste à conserver un an les données des candidats non retenus, et plus longtemps seulement pour ceux qui ont demandé à être pris en compte pour de futurs postes. Effacer selon un calendrier est bien plus facile pour un logiciel que pour un responsable débordé avec un dossier de vieux CV.

Mesurez quelques indicateurs

Vous n'avez pas besoin d'un tableau de bord du recrutement. Chaque trimestre, regardez :

• Le délai de recrutement : le nombre de jours entre l'ouverture du poste et l'offre acceptée.
• D'où venaient les bons candidats : votre site web, un site d'emploi, la cooptation.
• Où les candidats abandonnent : de nombreuses offres refusées pointent vers le salaire ou la lenteur ; de nombreuses absences aux entretiens pointent vers votre planification.

Comment faire dans Kluvan

Recrutement est fourni avec l'application RH et paie, y compris la formule de démarrage RH gratuite, pour qu'une petite équipe puisse commencer sans rien acheter de plus. Kluvan fonctionne en ligne, sans rien à installer : les candidats postulent depuis n'importe quel navigateur, et les recruteurs remplissent les grilles d'évaluation sur leur téléphone.

• Créez un poste. Donnez-lui un intitulé, une succursale, un type de travail et une description, nommez les responsables du recrutement, et ajoutez une fourchette de salaire que seules les personnes disposant du droit sur les salaires peuvent voir. Voir "Créer un poste".
• Publiez-le sur votre page carrières. Votre page carrières liste vos postes ouverts ; les candidats envoient leur CV avec une case de consentement qui indique combien de temps vous conservez leurs données. Voir "Recevoir des candidatures sur votre page carrières".
• Faites avancer les candidats dans les étapes. Les étapes par défaut sont Candidature, Présélectionné, Entretien et Offre, puis Embauché ou Non retenu avec un motif ; renommez-les ou ajoutez les vôtres pour chaque poste. Voir "Faire avancer les candidats dans les étapes".
• Planifiez les entretiens. Réservez de un à six recruteurs ; avec Réservations activé, l'entretien s'inscrit dans l'agenda de chaque recruteur et personne ne peut les réserver sur ce créneau. Voir "Planifier un entretien".
• Remplissez les grilles d'évaluation. Chaque recruteur note les questions du poste de 1 à 5 et donne une recommandation ; la page du candidat affiche chaque grille et la moyenne. Voir "Remplir une grille d'évaluation".
• Envoyez l'offre. Rédigez la lettre à partir d'un modèle, envoyez-la et donnez au candidat le lien privé ; il accepte en tapant son nom complet, ou refuse. Aujourd'hui, vous copiez le lien et l'envoyez vous-même, par e-mail ou par messagerie. Voir "Envoyer une lettre d'offre".
• Embauchez dans RH. Embaucher crée la personne dans RH avec son dossier et une liste de contrôle d'intégration, et garde le CV et l'offre liés. Voir "Embaucher un candidat dans RH".
• Effacez à temps. Les candidats non retenus sont effacés après le nombre de mois que vous fixez : 12 par défaut, ou 24 pour ceux qui ont demandé à être conservés pour de futurs postes.

Une fois votre nouvelle recrue arrivée, l'étape suivante est de la former. Notre article Une matrice de formation qui garde les certificats à jour montre comment faire de l'intégration une routine, et Diriger une équipe qui parle quatre langues couvre le reste de l'équipe.

Ouvrez votre prochain poste avec quatre étapes et une grille d'évaluation. Vous verrez la différence dès le premier débriefing d'entretien.