ছোট টিমের জন্য সহজ নিয়োগ পাইপলাইন

ছোট প্রতিষ্ঠানে নিয়োগ সাধারণত কারও ইনবক্সে হয়। একটি জব পোস্ট যায়, সিভি আসে অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে, কয়েকটি "কী মনে হয়?" লিখে ম্যানেজারের কাছে ফরোয়ার্ড হয়, ইন্টারভিউ ঠিক হয় মেসেজে, আর তিন সপ্তাহ পরে কেউ মনে করতে পারেন না কোন প্রার্থী কী বলেছিলেন। আপনি যখন এখনো ভালো প্রার্থীর সিভি খুঁজছেন, তিনি ততক্ষণে অন্য একটি অফার নিয়ে নিয়েছেন।

এটি ঠিক করতে বড় কোম্পানির অ্যাপ্লিকেন্ট ট্র্যাকিং সিস্টেম লাগে না। লাগে একটি সহজ পাইপলাইন: কয়েকটি স্পষ্ট ধাপ, প্রতিটি প্রার্থীর একটি রেকর্ড, ইন্টারভিউ তুলনার একটি ন্যায্য উপায়, আর যেদিন সিদ্ধান্ত নেন সেদিনই পাঠানো অফার। এই গাইড প্রতিটি অংশ ধাপে ধাপে দেখায়।

জব বিজ্ঞাপন নয়, শূন্যপদ দিয়ে শুরু করুন

কিছু পোস্ট করার আগে পদটি নিয়ে চারটি জিনিস লিখে ফেলুন:

• কাজটি কী, এমন সহজ ভাষায় যা প্রার্থী বুঝতে পারেন: কাজ, টিম, জায়গা।
• কে সিদ্ধান্ত নেবেন। হায়ারিং ম্যানেজারের নাম লিখুন, আর দরকার হলে আরেকজনের। তিনজনের বেশি সিদ্ধান্তদাতা সবকিছু ধীর করে দেয়।
• বেতনের সীমা, প্রকাশ না করলেও। আগে থেকে এতে একমত হলে পরে অস্বস্তিকর দর-কষাকষি এড়ানো যায়, আর এটি শুধু যাঁদের দরকার তাঁদেরই দেখা উচিত।
• ধাপগুলো, যেগুলোর মধ্য দিয়ে প্রার্থীরা যাবেন, আর প্রতিটিতে মোটামুটি কত সময় লাগা উচিত।

এটি লিখতে আধা ঘণ্টা লাগে, আর পরে আসা বেশিরভাগ দেরি এড়ায়।

ধাপ কম ও স্পষ্ট রাখুন

বেশিরভাগ ছোট টিমের "আবেদন" আর চূড়ান্ত সিদ্ধান্তের মাঝে মাত্র চারটি ধাপ দরকার:

• আবেদন করেছেন: আবেদন এসেছে, কেউ এখনো পড়েননি।
• বাছাই হয়েছে: কেউ সিভি পড়েছেন এবং আলাপ করার মতো।
• ইন্টারভিউ: এক বা একাধিক ইন্টারভিউ নির্ধারিত বা সম্পন্ন।
• অফার: একটি অফার পাঠানো হয়েছে।

প্রত্যেক প্রার্থী শেষ হন হয় নিয়োগপ্রাপ্ত নয়তো নির্বাচিত হননি অবস্থায়, কারণসহ। আপনার নিয়োগে যদি বিশেষ কোনো ধাপ লাগে, যেমন ব্যবহারিক পরীক্ষা বা ওয়ার্ক পারমিট, তাহলে পাশের নোটে ট্র্যাক না করে সেটিকে আলাদা ধাপ হিসেবে যোগ করুন।

সবচেয়ে জরুরি নিয়ম: প্রত্যেক প্রার্থী যেকোনো সময় ঠিক একটি ধাপে থাকেন, আর তাঁকে এগিয়ে নেওয়ার দায়িত্ব কারও থাকে। যে প্রার্থী দুই সপ্তাহ ধরে "বাছাই হয়েছে"-তে বসে আছেন, তিনি এমন প্রার্থী যাঁকে আপনি হারাতে চলেছেন।

প্রতিটি প্রার্থীর একটি রেকর্ড

একজন প্রার্থীর সব তথ্য এক জায়গায় থাকা উচিত: সিভি, ধাপ, টিমের নোট, ইন্টারভিউ, স্কোরকার্ড, অফার আর যা ঘটেছে তার একটি টাইমলাইন। হায়ারিং ম্যানেজার ছুটিতে থাকলে অন্য কেউ পাঁচ মিনিটে তা হাতে নিতে পারেন।

এটি প্রার্থীদেরও রক্ষা করে। ই-মেইলে এদিক-ওদিক ফরোয়ার্ড হওয়া সিভি ব্যক্তিগত ইনবক্সে গিয়ে পড়ে আর কখনো মোছা হয় না। এক রেকর্ডে থাকা সিভি ঠিক ততদিন রাখা যায় যতদিন আপনি বলেছেন, আর সময় শেষ হলে মুছে ফেলা যায়।

আসা-যাওয়ার ঝামেলা ছাড়া ইন্টারভিউ নির্ধারণ করুন

ইন্টারভিউ নির্ধারণেই ছোট টিমগুলো সবচেয়ে বেশি দিন হারায়। কয়েকটি অভ্যাস সাহায্য করে:

• নিয়োগের সময়ে ইন্টারভিউয়াররা কোন স্লটগুলো খালি রাখবেন, তা তাঁদের সাথে ঠিক করুন।
• ইন্টারভিউ সরাসরি ইন্টারভিউয়ারদের ক্যালেন্ডারে বুক করুন, যাতে কেউ তাঁদের একই সময়ে দুবার বুক না করেন।
• প্যানেল ছোট রাখুন: বেশিরভাগ পদের জন্য এক থেকে তিনজন।
• প্রার্থীকে সময়, জায়গা বা লিংক, আর কার সাথে দেখা হবে তা সহ একটি স্পষ্ট কনফার্মেশন পাঠান।

ন্যায্যভাবে তুলনা করতে স্কোরকার্ড ব্যবহার করুন

ইন্টারভিউয়ের পরে স্মৃতি ফিকে আর ঝাপসা হয়ে যায়। একজন ইন্টারভিউয়ারের প্রার্থীর উদ্যম ভালো লেগেছে; আরেকজনের মনে আছে একটি দুর্বল উত্তর। কাঠামো না থাকলে সবচেয়ে জোরালো মতই জেতে।

স্কোরকার্ড এটি ঠিক করে। প্রত্যেক ইন্টারভিউয়ার প্রতিটি প্রার্থীর জন্য একই প্রশ্নের উত্তর দেন, যেমন দক্ষতা, অভিজ্ঞতা, যোগাযোগ আর টিমের সাথে মানানসই হওয়া, 1 থেকে 5 পর্যন্ত রেটিং দিয়ে, এবং একটি সুপারিশ দেন: জোরালো হ্যাঁ, হ্যাঁ, না বা জোরালো না। ইন্টারভিউয়াররা নিজেদের মধ্যে প্রার্থী নিয়ে আলোচনার আগেই কার্ড লেখেন, যাতে প্রথম মত বাকিদের প্রভাবিত না করে।

দুটি নিয়ম স্কোরকার্ডকে ন্যায্য রাখে:

• শুধু কাজ নিয়ে প্রশ্ন করুন। কখনো বয়স, ধর্ম, পারিবারিক পরিকল্পনা বা চেহারা নিয়ে নয়, আর কখনো ছবি চাইবেন না। অনেক দেশে এসব প্রশ্ন নিষিদ্ধ, আর কেউ কাজটি কেমন করবেন সে সম্পর্কে এগুলো কিছুই বলে না।
• গড় ও মন্তব্য একসাথে পড়ুন। "গ্রাহকদের সাথে চমৎকার, আমাদের সিস্টেমে প্রশিক্ষণ দরকার" মন্তব্যসহ একটি 3.8 শুধু সংখ্যার চেয়ে বেশি কিছু বলে।

সেদিনই অফার দিন

সিদ্ধান্ত নিলে দ্রুত এগোন। বেতন, যোগদানের তারিখ ও পদসহ একটি স্পষ্ট অফার লেটার, সেদিনই পাঠানো, প্রায়ই সেই প্রার্থীর ক্ষেত্রে পার্থক্য গড়ে দেয় যাঁর হাতে অন্য বিকল্প আছে। একটি ব্যক্তিগত লিংক, যেখানে প্রার্থী লেটারটি পড়েন, ডাউনলোড করেন এবং নিজের নাম লিখে গ্রহণ করেন, প্রিন্ট, স্বাক্ষর আর স্ক্যানের চেয়ে দ্রুত।

প্রার্থী গ্রহণ করলেই নিয়োগ শেষ নয়: নতুন ব্যক্তির দরকার একটি কর্মী রেকর্ড, তাঁর ডকুমেন্ট, আর প্রথম কয়েক সপ্তাহের একটি অনবোর্ডিং পরিকল্পনা। এই তথ্য যদি প্রার্থীর ফাইল থেকে আবার টাইপ করতে হয়, ভুল ঢুকে পড়ে।

প্রার্থীদের ডেটাকে সম্মান করুন

প্রার্থীরা আপনাকে ব্যক্তিগত ডেটা দিয়ে বিশ্বাস করেন। তাঁদের জানান কতদিন রাখবেন, শুধু ততদিনই রাখুন, আর সময় শেষ হলে মুছে ফেলুন। একটি যুক্তিসঙ্গত ডিফল্ট হলো যাঁদের নিয়োগ দেননি তাঁদের ডেটা এক বছর রাখা, আর বেশিদিন শুধু তাঁদের, যাঁরা ভবিষ্যতের শূন্যপদে বিবেচিত হতে চেয়েছেন। সময়সূচি ধরে মুছে ফেলা পুরোনো সিভির ফোল্ডার হাতে ব্যস্ত ম্যানেজারের চেয়ে সফটওয়্যারের জন্য অনেক সহজ।

কয়েকটি জিনিস মাপুন

নিয়োগের ড্যাশবোর্ড লাগে না। প্রতি কোয়ার্টারে দেখুন:

• নিয়োগে সময়: শূন্যপদ খোলা থেকে অফার গ্রহণ পর্যন্ত দিন।
• ভালো প্রার্থীরা কোথা থেকে এসেছেন: আপনার ওয়েবসাইট, কোনো জব বোর্ড, রেফারেল।
• প্রার্থীরা কোথায় ঝরে পড়েন: অনেক অফার প্রত্যাখ্যান বেতন বা গতির দিকে ইঙ্গিত করে; অনেকে ইন্টারভিউতে না এলে তা আপনার সময়সূচির দিকে ইঙ্গিত করে।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

নিয়োগ আসে HR ও পে-রোল অ্যাপ-এর সাথে, ফ্রি HR স্টার্টার প্ল্যানসহ, তাই একটি ছোট টিম বাড়তি কিছু না কিনেই শুরু করতে পারে। Kluvan অনলাইনে চলে, কিছু ইনস্টল করতে হয় না: প্রার্থীরা যেকোনো ব্রাউজার থেকে আবেদন করেন, আর ইন্টারভিউয়াররা ফোনে স্কোরকার্ড লেখেন।

• একটি শূন্যপদ তৈরি করুন। এতে পদের নাম, ব্রাঞ্চ, কাজের ধরন ও বিবরণ দিন, হায়ারিং ম্যানেজারদের নাম দিন, আর একটি বেতনের সীমা যোগ করুন যা শুধু বেতন দেখার অনুমতি থাকা মানুষরা দেখতে পান। দেখুন শূন্যপদ তৈরি করুন।
• আপনার ক্যারিয়ার পেজে প্রকাশ করুন। আপনার ক্যারিয়ার পেজ খোলা পদগুলো দেখায়; আবেদনকারীরা একটি সম্মতির বক্সসহ সিভি পাঠান, যা বলে আপনি কতদিন তাঁদের তথ্য রাখবেন। দেখুন ক্যারিয়ার পৃষ্ঠায় আবেদন নিন।
• প্রার্থীদের ধাপে ধাপে এগিয়ে নিন। ডিফল্ট ধাপগুলো হলো আবেদন করেছেন, বাছাই হয়েছে, ইন্টারভিউ ও অফার, তারপর কারণসহ নিয়োগপ্রাপ্ত বা নির্বাচিত হননি; প্রতিটি শূন্যপদে এগুলোর নাম বদলান বা নিজের ধাপ যোগ করুন। দেখুন প্রার্থীদের ধাপে এগিয়ে নিন।
• ইন্টারভিউ নির্ধারণ করুন। এক থেকে ছয়জন ইন্টারভিউয়ার বুক করুন; বুকিং চালু থাকলে ইন্টারভিউ প্রত্যেক ইন্টারভিউয়ারের ক্যালেন্ডারে যায় এবং ওই সময়ে কেউ তাঁদের বুক করতে পারেন না। দেখুন সাক্ষাৎকার নির্ধারণ করুন।
• স্কোরকার্ড লিখুন। প্রত্যেক ইন্টারভিউয়ার শূন্যপদের প্রশ্নগুলোকে 1 থেকে 5 রেটিং দেন এবং একটি সুপারিশ দেন; প্রার্থীর পেজে প্রতিটি কার্ড ও গড় দেখা যায়। দেখুন স্কোরকার্ড লিখুন।
• অফার পাঠান। একটি টেমপ্লেট থেকে লেটারের খসড়া করুন, পাঠান, আর প্রার্থীকে ব্যক্তিগত লিংকটি দিন; তিনি নিজের পুরো নাম লিখে গ্রহণ করেন বা প্রত্যাখ্যান করেন। আজ আপনি লিংকটি কপি করে নিজেই ই-মেইল বা চ্যাটে পাঠান। দেখুন অফারপত্র পাঠান।
• HR-এ নিয়োগ দিন। নিয়োগ HR-এ ব্যক্তিটিকে তাঁর ফাইল ও একটি অনবোর্ডিং চেকলিস্টসহ তৈরি করে, এবং সিভি ও অফার যুক্ত রাখে। দেখুন প্রার্থীকে HR-এ নিয়োগ করুন।
• সময়মতো মুছে ফেলুন। যাঁদের নিয়োগ দেননি সেই প্রার্থীরা আপনার ঠিক করা মাস পরে মুছে যান: ডিফল্ট 12, অথবা ভবিষ্যতের শূন্যপদের জন্য রাখতে বলেছেন এমনদের জন্য 24।

নতুন ব্যক্তি কাজ শুরু করলে পরের কাজ তাঁকে প্রশিক্ষণ দেওয়া। আমাদের লেখা স্টাফের প্রশিক্ষণ ম্যাট্রিক্স, যা সার্টিফিকেট হালনাগাদ রাখে দেখায় কীভাবে ইনডাকশনকে রুটিন বানাবেন, আর চার ভাষায় কথা বলা টিম চালানো বাকি টিমের কথা বলে।

আপনার পরের পদটি চার ধাপ ও একটি স্কোরকার্ডসহ শূন্যপদ হিসেবে খুলুন। প্রথম ইন্টারভিউয়ের পরের আলোচনাতেই পার্থক্যটা টের পাবেন।