انوائس، کوٹیشنز اور ادائیگیوں کے لیے کسٹمر پورٹل

پچھلے ہفتے آپ کی ٹیم نے جن ای میلز کا جواب دیا، ان میں سے وہ گنیں جو "کیا آپ مجھے بھیج سکتے ہیں…" سے شروع ہوتی تھیں۔ انوائس کی ایک کاپی۔ آڈیٹرز کے لیے اسٹیٹمنٹ۔ کوٹیشن دوبارہ، کیونکہ پہلی کہیں ای میل تھریڈ میں کھو گئی ہے۔ ہر درخواست دو منٹ لیتی ہے، لیکن یہ سارا دن آتی ہیں، اور ان لوگوں پر آ پڑتی ہیں جن کی آپ کو اصل کام کے لیے ضرورت ہے۔

کسٹمر پورٹل ان درخواستوں کو ایسی جگہ منتقل کرتا ہے جہاں کسٹمر خود ہی اپنی ضرورت پوری کر لیتے ہیں۔ اگر اچھی طرح کیا جائے، تو یہ ان چیزوں کو بھی تیز کرتا ہے جو آپ کو کمائی دیتی ہیں: کوٹیشنز جلدی منظور ہوتی ہیں، انوائس جلدی ادا ہوتے ہیں، اور مسائل ریکارڈ کے ساتھ صحیح شخص تک پہنچتے ہیں۔ اگر بری طرح کیا جائے، تو یہ ایک اور پاس ورڈ بن جاتا ہے جسے کوئی یاد نہیں رکھتا۔

یہ گائیڈ بتاتی ہے کہ پورٹل کو کیا کرنا چاہیے، کسے کیا نظر آئے گا یہ طے کیسے کریں، اور ایک چھوٹی ٹیم کے لیے کامیاب رول آؤٹ پلان کیا ہے۔

کسٹمر اصل میں پورٹل کے لیے کیا چاہتے ہیں

کچھ بھی آن کرنے سے پہلے، فہرست بنائیں کہ آپ کے کسٹمر سب سے زیادہ کیا مانگتے ہیں۔ زیادہ تر سروس اور تجارتی اداروں کے لیے یہ فہرست مختصر ہے:

• انوائس دیکھیں اور ڈاؤن لوڈ کریں، جس میں یہ واضح ہو کہ کیا ادا ہو چکا ہے اور کیا ابھی باقی ہے۔
• اسٹیٹمنٹ حاصل کریں تمام کھلی رقم کے لیے، بغیر مانگے۔
• کوٹیشن یا تجویز منظور کریں، جس میں یہ واضح ریکارڈ ہو کہ کس نے اور کب منظور کیا۔
• ادائیگی کریں، مکمل یا جزوی طور پر، بغیر ای میل پر بینک تفصیلات کا انتظار کیے۔
• مدد یا سروس وزٹ کے لیے درخواست دیں، اور جواب پر نظر رکھیں۔
• ایک دستاویز کے بارے میں کچھ کہیں: "اس انوائس میں غلط PO نمبر ہے"، "ہم 15 تاریخ کو ادائیگی کریں گے"۔

باقی سب اضافی سہولت ہے۔ اگر آپ کا پورٹل ان چھ کاموں کو اچھی طرح کرتا ہے، تو زیادہ تر "کیا آپ مجھے بھیج سکتے ہیں…" ای میلز غائب ہو جائیں گی۔

ہر رابطے کو کردار دیں، مشترکہ لاگ ان نہیں

سب سے عام غلطی یہ ہے کہ ہر کسٹمر کمپنی کے لیے ایک ہی لاگ ان رکھا جاتا ہے، جسے جو بھی ضرورت مند ہو استعمال کرتا ہے۔ اس سے یہ پتہ نہیں چلتا کہ کس نے کیا کیا، جانے والا شخص رسائی برقرار رکھتا ہے، اور فنانس مینیجر وہ سپورٹ ٹکٹس دیکھتا ہے جن سے اسے کوئی سروکار نہیں۔

اس کے بجائے، کسٹمر کے ہر فرد کو الگ سے شامل کریں اور انہیں ان کے کام کے مطابق کردار دیں:

• ناظر: وہ حصے دیکھتا ہے جو آپ نے ان کی کمپنی کے لیے کھولے ہیں، کچھ بھی تبدیل نہیں کرتا۔
• منظور کنندہ: کمپنی کی طرف سے کوٹیشنز اور تجاویز قبول کرتا ہے۔
• ادا کنندہ: انوائسز کی ادائیگی کرتا ہے، ادائیگی کی تاریخ کا وعدہ کر سکتا ہے یا انوائس پر اعتراض کر سکتا ہے۔
• درخواست گزار: سپورٹ ٹکٹس اور سروس درخواستیں کھولتا ہے، اور جہاں آپ اجازت دیں وہاں آرڈرز دیتا ہے۔
• ایڈمن: اپنی کمپنی کے دیگر افراد کا انتظام کرتا ہے۔

ایک عام مثال: ایک کلائنٹ جو آپ سے مینٹیننس خریدتا ہے، اس میں آپریشنز مینیجر منظور کنندہ ہے، فنانس آفیسر ادا کنندہ ہے، اور دو سائٹ انجینئرز درخواست گزار ہیں۔ ہر ایک کو ہوم پیج پر صرف وہی چیزیں نظر آتی ہیں جو ان کے انتظار میں ہیں۔

طے کریں کہ ہر کمپنی کیا دیکھے

ہر کسٹمر کو ہر حصے کی ضرورت نہیں ہوتی۔ ایک بار کا پروجیکٹ کسٹمر کو انوائسز، تجویز اور پروجیکٹ کی پیش رفت کی ضرورت ہوتی ہے۔ مینٹیننس کسٹمر کو ٹکٹس، سروس درخواستیں اور منظوری کے لیے تخمینوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ تھوک خریدار کو آرڈرز اور اسٹیٹمنٹ کی ضرورت ہوتی ہے۔

نئی کمپنیوں کے لیے چھوٹے ڈیفالٹ سیٹ سے شروع کریں، عام طور پر انوائسز، اسٹیٹمنٹ اور سپورٹ، اور جب وجہ ہو تو کمپنی کے مطابق اسے وسیع کریں۔ کم حصوں کا مطلب ہے صاف ستھرا ہوم پیج اور اسکرین کے مطلب کے بارے میں کم سوالات۔

سائن ان کو آسان بنائیں

کسٹمرز ایک اور پاس ورڈ یاد نہیں رکھیں گے، اور آپ ہر ہفتے پاس ورڈ ری سیٹ نہیں کرنا چاہتے۔ ای میل کے ذریعے بھیجا گیا سائن ان کوڈ بہتر کام کرتا ہے: شخص اپنا پتہ لکھتا ہے، ایک مختصر کوڈ وصول کرتا ہے، اور اندر آ جاتا ہے۔ کچھ بھی بھولنے کو نہیں، کچھ بھی شیئر کرنے کو نہیں۔

ایک کسٹمر کے لیے جو صرف ایک انوائس ادا کرنا چاہتا ہے، یہ بھی بہت زیادہ ہے۔ اس مخصوص انوائس کے لیے ایک محفوظ لنک، جو ختم ہو جاتا ہے اور جسے آپ واپس لے سکتے ہیں، انہیں بغیر اکاؤنٹ کے اپنے فون سے ادائیگی کرنے دیتا ہے۔

چار ہفتوں میں اسے نافذ کریں

ہفتہ 1: اپنے رابطوں کا ڈیٹا صاف کریں۔ پورٹل صرف اتنا ہی اچھا ہے جتنا اس کے پیچھے موجود ای میل پتے۔ چیک کریں کہ ہر فعال کسٹمر کے لیے صحیح افراد کے اپنے ذاتی ای میل پتے درج ہیں، نہ کہ کوئی مشترکہ info@ میل باکس۔ یہ ڈپلیکیٹس (duplicates) کو ضم کرنے کا بھی اچھا موقع ہے؛ ہمارا مضمون ایک کسٹمر، ایک ریکارڈ اس کی وجہ بیان کرتا ہے۔

ہفتہ 2: پانچ دوستانہ کسٹمرز کے ساتھ پائلٹ کریں۔ ایسے کسٹمرز کو منتخب کریں جو فون اٹھاتے ہیں اور آپ کو سچ بتائیں گے۔ انہیں رسائی دیں، ان سے کہیں کہ وہ پورٹل کے ذریعے ایک انوائس کی ادائیگی کریں اور ایک کوٹیشن قبول کریں، اور ان کے ہر سوال کو نوٹ کریں۔

ہفتہ 3: جو چیز انہیں الجھن میں ڈالتی ہے اسے ٹھیک کریں۔ عام طور پر یہ الفاظ کا مسئلہ ہوتا ہے: دعوت نامے کی ای میل، کسی سیکشن کا نام، یا ان کی زبان میں "اسٹیٹمنٹ" کا مطلب۔ تبدیلی کریں، پھر تین سطروں کی وضاحت لکھیں جسے آپ ای میلز میں پیسٹ کر سکیں۔

ہفتہ 4: سب کو دعوت دیں اور اپنی عادات بدلیں۔ اپنے انوائس ای میلز اور ای میل سگنیچرز میں پورٹل کا لنک شامل کریں۔ جب کوئی کاپی مانگے، تو فائل دوبارہ منسلک کرنے کے بجائے، ایک بار پورٹل کا لنک بھیجیں، نرمی سے۔

پورٹل پیغامات کا جواب کون دیتا ہے

پورٹل ایک نئی جگہ پیدا کرتا ہے جہاں کسٹمر آپ کو لکھتے ہیں۔ لانچ سے پہلے فیصلہ کریں کہ روزانہ ان پیغامات کو کون پڑھے گا، اور آپ کتنی جلدی جواب دیں گے۔ انوائس کے بارے میں پیغام فنانس کو جانا چاہیے؛ ٹکٹ پر پیغام سپورٹ کو۔ اگر ان پیغامات کی ذمہ داری کسی کے پاس نہ ہو، تو کسٹمرز یہ سیکھ جاتے ہیں کہ پورٹل میں لکھنا بے مقصد ہے اور وہ واپس ای میل پر آ جاتے ہیں۔

تنازعات اور ادائیگی کے وعدوں کو خاص توجہ کی ضرورت ہے، کیونکہ یہ پیسے وصول کرنے کے طریقے کو بدلتے ہیں۔ تنازعے کو اس انوائس کی یاد دہانیاں اس کے حل ہونے تک روک دینی چاہئیں؛ وعدے کو اس کی تاریخ تک یاد دہانیاں روکے رکھنی چاہئیں۔ ہمارا گائیڈ ادائیگی کے وعدے اور ادائیگی کے منصوبے جو واقعی کام کرتے ہیں دونوں کو سنبھالنے کا طریقہ بیان کرتا ہے۔

سپلائرز بھی اسی پورٹل کا استعمال کر سکتے ہیں

یہی خیال خریداری کے پہلو پر بھی کام کرتا ہے۔ سپلائرز آپ کی کوٹیشن کی درخواستوں کا جواب دے سکتے ہیں، آرڈر کی تصدیق یا تبدیلی کر سکتے ہیں، ڈیلیوری نوٹس اور دستاویزات بھیج سکتے ہیں، اور دیکھ سکتے ہیں کہ ان کے بل کب ادا کیے جائیں گے۔ یہ آپ کی خریداری کی ٹیم کو دوسری سمت میں آنے والی "کیا آپ مجھے بھیج سکتے ہیں…" والی ای میلز سے بچاتا ہے، اور یہ ہمارے مضمون تین طرفہ میلان: آرڈر، ڈیلیوری نوٹ اور انوائس میں بیان کردہ جانچ کو بھی تقویت دیتا ہے۔

کیسے جانیں کہ پورٹل کام کر رہا ہے

دو ماہ بعد، چند سادہ اشاروں کو دیکھیں:

• کتنے کسٹمرز نے کم از کم ایک بار سائن ان کیا۔
• آپ کی ٹیم ہر ہفتے اب بھی کتنے "مجھے ایک کاپی بھیجیں" ای میلز کا جواب دیتی ہے۔
• پورٹل میں کتنی کوٹیشنز قبول کی گئیں، اور قبول کرنے میں پہلے کے مقابلے میں کتنا وقت لگا۔
• کتنے انوائس پورٹل یا پے لنک کے ذریعے ادا کیے گئے۔

آپ کو بالکل درست اعداد کی ضرورت نہیں ہے۔ اگر ای میلز کم ہو گئے ہیں اور قبول کرنے کی رفتار تیز ہو گئی ہے، تو یہ کام کر رہا ہے۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

کسٹمر پورٹل ایک نجی جگہ ہے، آپ کے ادارے کے نام اور رنگ میں، جہاں آپ کے کسٹمر اور سپلائر کمپنیوں کے لوگ اپنے ریکارڈ دیکھتے ہیں، ادائیگی کرتے ہیں، منظوری دیتے ہیں اور پوچھتے ہیں۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے، لہذا آپ یا آپ کے کسٹمرز کے لیے کچھ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہے: پورٹل کسی بھی براؤزر میں کھلتا ہے اور موبائل فونز کے لیے بنایا گیا ہے۔

• اسے آن کریں اور رسائی دیں۔ مالک ترتیبات ← ایپس میں کسٹمر پورٹل آن کرتا ہے۔ پھر پورٹل ← جائزہ کھولیں، رسائی دیں منتخب کریں، کمپنی تلاش کریں اور ان حصوں کو ٹک کریں جو اس کے لوگ دیکھتے ہیں۔ کسٹمر یا سپلائر کو پورٹل کی رسائی دیں دیکھیں۔
• کرداروں کے ساتھ لوگ شامل کریں۔ ہر شخص کو ناظر، منظور کنندہ، ادا کنندہ، درخواست گزار اور ایڈمن میں سے ایک یا زیادہ کردار ملتا ہے، اور وہ اپنے ای میل پر بھیجے گئے کوڈ سے سائن ان کرتا ہے۔ پورٹل کے لوگ شامل کریں اور ان کے کردار چنیں دیکھیں۔
• کسٹمرز کیا دیکھتے ہیں۔ ایک ہوم پیج جس پر وہ چیزیں ہوں جن پر ان کی کارروائی درکار ہے، پھر انوائسز ان کے باقی بیلنس کے ساتھ، اسٹیٹمنٹ، سپورٹ اور سروس، تجاویز اور معاہدے، پروجیکٹس، آرڈرز، بکنگ، سبسکرپشنز اور شیئر شدہ دستاویزات، اس پر منحصر کہ آپ نے کون سے حصے کھولے ہیں۔ پورٹل میں آپ کے گاہک کیا دیکھتے ہیں دیکھیں۔
• ادائیگیاں۔ ایک ادا کنندہ آپ کے اپنے Paymob اکاؤنٹ کے ذریعے حسابات کے انوائس کی مکمل یا جزوی ادائیگی آن لائن کر سکتا ہے، اور سنگل انوائس کی ادائیگی کا لنک اکاؤنٹ کے بغیر بھی کام کرتا ہے۔ دونوں آج کل ابتدائی رسائی میں ہیں۔
• تنازعات اور وعدے۔ ایک ادا کنندہ انوائس پر اعتراض کر سکتا ہے یا ادائیگی کی تاریخ کا وعدہ کر سکتا ہے؛ وصولیاں آن ہونے پر، یہ کسٹمر کے کیس پر آ جاتے ہیں۔ آپ کی ٹیم پورٹل ← درخواستیں سے، یا ان باکس سے جب وہ آن ہو، پیغامات، تنازعات اور وعدوں کا جواب دیتی ہے: پورٹل کے پیغامات، اعتراضات اور وعدوں کا جواب دیں دیکھیں۔
• سپلائرز۔ سپلائر کمپنیاں قیمت کی درخواستوں کا جواب دیتی ہیں، خریداری کے آرڈرز کی تصدیق کرتی ہیں، ڈیلیوری نوٹس بھیجتی ہیں اور اپنے بلز کا پیچھا کرتی ہیں۔

پورٹل کے لوگ بامعاوضہ سیٹیں استعمال نہیں کرتے۔ کسٹمر پورٹل الگ سے بھی ملتا ہے، اور "سیلز اور کسٹمر کیئر" اور "سروس بزنس" بنڈلز اور Kluvan One میں شامل ہے؛ اپنے ملک کی قیمتیں دیکھیں۔

دو حدود جاننے کے قابل ہیں: پورٹل کا اوپری بار آپ کا پورٹل نام دکھاتا ہے، آپ کا لوگو نہیں، اور پورٹل کے لوگ ہمیشہ ای میل کوڈ سے سائن ان کرتے ہیں۔

اس مہینے پانچ کسٹمرز سے شروع کریں۔ اگر وہ کاپیاں مانگنا بند کر دیں، تو آپ کو معلوم ہو جائے گا کہ باقی کے ساتھ کیا کرنا ہے۔