ادائیگی کے وعدے اور ادائیگی کے منصوبے جو واقعی کام کرتے ہیں

"اگلے ہفتے ادائیگی کر دیں گے۔" ہر وہ ادارہ جو ادھار پر فروخت کرتا ہے یہ جملہ سنتا ہے، اور ہر وصولی کرنے والا جانتا ہے کہ "اگلے ہفتے" کتنی بار "اگلے مہینے" میں بدل جاتا ہے۔ ادائیگی کا وعدہ وصولیوں کے لیے سب سے مفید آلات میں سے ایک ہے، لیکن صرف تب جب اسے ریکارڈ کیا جائے، مقررہ دن چیک کیا جائے، اور ٹوٹنے پر اس پر عملدرآمد کرایا جائے۔ ورنہ یہ صرف فون کال ختم کرنے کا ایک شائستہ طریقہ ہے۔

ادائیگی کے منصوبے بھی ایسے ہی ہیں۔ بڑی تاخیر شدہ رقم کو قسطوں میں تقسیم کرنے سے وہ پیسہ وصول کیا جا سکتا ہے جو ورنہ بٹے کھاتے میں چلا جاتا، لیکن ایسا منصوبہ جس کی کوئی نگرانی نہ کرے، چپکے سے دوسرا اور طویل تاخیر شدہ بیلنس بن جاتا ہے۔

ہمارا پچھلا مضمون، بُرا بنے بغیر وقت پر ادائیگی کیسے لیں، ان عادات پر روشنی ڈالتا ہے جو تاخیر سے ادائیگی کو روکتے ہیں۔ یہ مضمون اس بارے میں ہے کہ جب انوائس پہلے ہی تاخیر کا شکار ہو چکا ہو تو کیا کرنا ہے: ایسا وعدہ کیسے لیا جائے جو قائم رہے، جب وعدہ ٹوٹ جائے تو کیسے ردعمل دیا جائے، اور ایسے ادائیگی کے منصوبے کیسے چلائیں جو بینک میں رقم جمع ہونے پر ختم ہوں۔

وعدے کو حقیقی کیا بناتا ہے

ایک مبہم وعدہ ("ہم جلد ہی حل کر لیں گے") وعدہ نہیں ہے۔ ایک حقیقی وعدے کے چار حصے ہوتے ہیں:

• رقم کی مقدار۔ پوری رقم، یا اس کا کوئی مخصوص حصہ۔
• تاریخ۔ ایک مخصوص دن، "مہینے کے آخر" یا "جب ہمارا کسٹمر ہمیں پیسے دے دے" نہیں۔
• کون سے انوائس۔ خاص طور پر جب کسٹمر کے کئی کھلے انوائس ہوں، تاکہ ادائیگی وہیں لگے جہاں دونوں فریق توقع رکھتے ہیں۔
• وعدہ کیسے کیا گیا۔ کال پر، واٹس ایپ کے ذریعے، ای میل یا آپ کے کسٹمر پورٹل میں، اور کس نے کیا۔

جب کوئی کسٹمر مبہم بات پیش کرے، تو وہ دو سوالات پوچھیں جو اسے وعدے میں بدل دیتے ہیں: "آپ کتنی رقم ادا کر سکتے ہیں؟" اور "کس دن؟" پھر اسے دہرائیں: "تو یہ 5,000 انوائس 1042 اور 1051 کے خلاف ہیں، جمعرات 16 تاریخ تک۔" زیادہ تر لوگ وہ وعدے پورے کرتے ہیں جو انہوں نے زبانی کہے اور دہرائے ہوئے سنے۔

جب تک وعدہ قائم ہو، یاد دہانیاں روک دیں

جب کسٹمر وعدہ کر چکے، تو مقررہ دن تک ان انوائسز کے لیے خودکار یاد دہانیاں بھیجنا بند کر دیں۔ ایک دوستانہ کال کے اگلے دن صبح آنے والی یاد دہانی اس کال کا اثر ختم کر دیتی ہے۔ لیکن اس بارے میں سوچنا بند نہ کریں: وعدے کو اس کے مقررہ دن چیک کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، ساتھ ہی رقم پہنچنے کے لیے چند رعایتی دن۔

اگلے دن: پورا ہوا، جزوی طور پر پورا، یا ٹوٹا

جب تاریخ اور رعایتی دن گزر جائیں، تو صرف تین نتائج ممکن ہیں:

• پورا ہوا: وعدے کے بعد کی ادائیگیاں وعدہ شدہ رقم تک پہنچ جاتی ہیں۔ کسٹمر کا مختصر شکریہ ادا کریں۔ ایک چھوٹا سا "وصول ہو گیا، شکریہ" وہ تعلق بناتا ہے جس سے اگلا وعدہ قابل اعتماد ہو جاتا ہے۔
• جزوی طور پر پورا: کچھ رقم آئی، سب نہیں۔ جو رقم آئی ہے اس کی تصدیق کریں اور باقی رقم کے لیے فوراً نئی تاریخ طے کریں۔
• ٹوٹا: کچھ نہیں آیا۔ اسی دن کسٹمر سے پرسکون اور براہ راست رابطہ کریں: "ہم نے جمعرات پر اتفاق کیا تھا اور کچھ نہیں آیا۔ کیا ہوا؟" پھر ایک نیا، چھوٹا اور قریبی وعدہ لیں، یا ادائیگی کے منصوبے کی طرف جائیں۔

وعدہ نہ پورا ہونے پر سب سے برا ردعمل کوئی ردعمل نہ دینا ہے۔ اگر کچھ نہیں ہوتا، تو کسٹمر یہ سیکھ جاتا ہے کہ آپ کی تاریخیں صرف تجاویز ہیں۔ ہر کسٹمر کے لیے پورے کیے گئے وعدوں کا تناسب ٹریک کریں؛ جو کسٹمر مسلسل تین وعدے توڑتا ہے اس کے لیے مختلف طریقہ اپنانا ضروری ہے، جیسے مزید ترسیل سے پہلے ادائیگی۔

ادائیگی کا منصوبہ کب پیش کریں

ادائیگی کا منصوبہ اس وقت مناسب ہوتا ہے جب کسٹمر واقعی پوری بقایا رقم ابھی ادا نہیں کر سکتا لیکن وہ باقاعدگی سے ادا کر سکتا ہے، اور جب آپ انہیں بطور کسٹمر برقرار رکھنا چاہتے ہیں۔ یہ عام طور پر غلط ٹول ہوتا ہے جب کسٹمر ادائیگی کر سکتا ہے اور صرف جان بوجھ کر نہیں کر رہا، یا جب قرض متنازعہ ہو۔ متنازعہ معاملے کو پہلے حل کرنا ضروری ہے؛ متنازعہ رقم پر منصوبہ بنانا صرف بحث کو مؤخر کرتا ہے۔

متفق ہونے سے پہلے چیک کریں:

• کل رقم جس کا منصوبہ احاطہ کرتا ہے: تمام تاخیر شدہ انوائس، یا صرف کچھ۔
• کسٹمر واقعی کیا ادا کر سکتا ہے ہر ہفتے یا ماہ، ان کی بتائی ہوئی معلومات اور ان کی پچھلی ادائیگیوں کی بنیاد پر۔
• نئے آرڈرز کا کیا ہوگا جب منصوبہ چل رہا ہوگا: صرف نقد، کم شدہ کریڈٹ لمٹ، یا معمول کے مطابق کاروبار۔

ایسا منصوبہ بنائیں جو کام کرے

مختصر رکھیں۔ چند ماہ کا منصوبہ دو سال کے منصوبے سے زیادہ آسان ہے۔ جتنا طویل منصوبہ، اتنا ہی امکان ہے کہ کچھ بدل جائے۔

قسطیں برابر اور باقاعدہ رکھیں، ہر ہفتے یا ہر ماہ، ایسے دن جو کسٹمر کے نقد بہاؤ کے مطابق ہو، جیسے تنخواہیں دینے یا اپنے بڑے کسٹمرز سے ادائیگی وصول کرنے کے اگلے دن۔

اگر بقایا رقم زیادہ ہو تو پہلے کچھ رقم وصول کریں۔ معاہدے کے دن پہلی ادائیگی عزم کی علامت ہے۔

ادائیگیاں پہلے سب سے پرانی قسط پر لگائیں۔ چاہے پیسہ کسی بھی طریقے سے آئے، اسے سب سے پرانی قسط کے لیے استعمال کرنا چاہیے، تاکہ منصوبہ کبھی الجھن والے انداز میں "تھوڑا پیچھے" نہ رہے۔

طے کریں کہ منصوبہ کب ٹوٹتا ہے۔ مثال کے طور پر: اگر قسط پانچ دن سے زیادہ تاخیر سے آئے۔ ایسا ہونے پر منصوبہ ختم ہو جاتا ہے، عام یاد دہانیاں دوبارہ شروع ہو جاتی ہیں اور معاملہ آگے بڑھایا جاتا ہے۔ یہ بات منصوبے پر اتفاق کرتے وقت بتائیں، ٹوٹنے پر نہیں۔

اسے تحریری شکل میں دیں، شیڈول کے ساتھ، اور کسٹمر کو بھیجیں۔

ہر قسط کے لیے یاد دہانی

منصوبے کو اپنی یاد دہانیوں کی ضرورت ہوتی ہے: ہر قسط کی مقررہ تاریخ سے کچھ دن پہلے ایک دوستانہ نوٹ، نہ کہ اصل انوائسز کے لیے عمومی تاخیر والی یاد دہانیاں۔ جب کوئی قسط ادا ہو جائے، شکریہ ادا کریں۔ جب کوئی قسط تاخیر سے آئے، اسی دن فون کریں۔

اہم چیزوں کی پیمائش کریں

تین اعداد بتاتے ہیں کہ آپ کے وعدے اور منصوبے کام کر رہے ہیں یا نہیں:

• پورے کیے گئے وعدے، کیے گئے وعدوں کے تناسب کے طور پر، مجموعی طور پر اور ہر وصولی کرنے والے کے لیے۔
• مکمل کیے گئے منصوبے بمقابلہ ٹوٹے ہوئے منصوبے۔
• وصولی کے اوسط دن (DSO)، جو کم ہونے چاہئیں کیونکہ وعدے اور منصوبے پیسہ جلد لاتے ہیں۔

اگر وعدے کم ہی پورے ہوتے ہیں، تو وعدے لینے کا طریقہ بہتر بنانے کی ضرورت ہے۔ اگر منصوبے اکثر ٹوٹتے ہیں، تو وہ بہت لمبے یا بہت بڑے ہیں۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

وصولیاں آپ کے حسابات کے انوائسز پر کسٹمرز کے بقایا جات کو کیسز کی روزانہ فہرست میں تبدیل کر دیتا ہے، جس میں وعدے، ادائیگی کے منصوبے، تنازعات، یاد دہانیاں اور ادائیگیاں ایک ہی صفحے پر شامل ہوتی ہیں۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے اور اسے انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی، لہذا کلکٹرز لیپ ٹاپ یا فون سے فہرست پر کام کر سکتے ہیں۔

• کیس کی قطار پر کام کریں۔ خلاصہ میں کل بقایا، تاخیر شدہ، متنازعہ، عمر کے مطابق تقسیم اور اہم اعداد و شمار جیسے DSO اور پورے کیے گئے وعدے دکھائے جاتے ہیں؛ "آج کی میری وصولی" میں وہ کیسز ہوتے ہیں جن پر ابھی کام کرنا ہے۔ دیکھیں کیسوں کی قطار پر کام کریں۔
• ایک وعدہ درج کریں۔ کسٹمر کے کیس پر، انوائسز کو ٹک کریں (یا کوئی نہیں، سب سے پرانا پہلے لینے کے لیے)، رقم، تاریخ اور طریقہ درج کریں: فون کال، WhatsApp، ای میل یا کسٹمر پورٹل۔ جب تک یہ انتظار میں ہے، یاد دہانیاں رکتی ہیں۔ آپ کے مقرر کردہ رعایتی دنوں کے بعد، Kluvan اسے "پورا ہوا"، "جزوی طور پر پورا" یا "ٹوٹا" نشان زد کرتا ہے، اور ٹوٹا ہوا وعدہ "آج" پر اور مالک کے الرٹس میں دکھائی دیتا ہے۔ دیکھیں کیس پر ادائیگی کا وعدہ درج کریں۔
• ادائیگی کا منصوبہ بنائیں۔ منتخب شدہ تاخیر شدہ انوائسز، یا کسٹمر کے تمام تاخیر شدہ انوائسز کو ہفتہ وار یا ماہانہ 2 سے 60 اقساط میں تقسیم کریں۔ ان انوائسز کے لیے یاد دہانیاں رک جاتی ہیں اور ہر قسط کو اپنی یاد دہانی ملتی ہے۔ ادائیگیاں سب سے پرانی قسط کو پہلے ادا کرتی ہیں؛ رعایتی دنوں کے بعد بھی ادا نہ ہونے والی قسط منصوبے کو توڑ دیتی ہے، کیس کو "آگے بڑھایا" میں لے جاتی ہے اور معمول کی یاد دہانیاں دوبارہ شروع کر دیتی ہے۔ کوئی سود یا فیس شامل نہیں کی جاتی۔ دیکھیں تاخیر شدہ انوائسز کو ادائیگی کے منصوبے میں ڈالیں۔
• تنازعات کو الگ رکھیں۔ جب تنازعہ کھلا ہو تو متنازعہ رقم کا تعاقب نہیں کیا جاتا؛ اسے کریڈٹ نوٹ، دوبارہ ترسیل، مستردی یا رائٹ آف کے ساتھ بند کریں۔ دیکھیں گاہک کا تنازع کھولیں اور حل کریں۔
• یاد دہانیاں۔ یاد دہانی کے سلسلے ای میل کے ذریعے بھیجے جاتے ہیں اور خاموش اوقات کا احترام کرتے ہیں۔ WhatsApp یاد دہانیاں ایک فہرست میں انتظار کرتی ہیں جہاں کلکٹر ہر پیغام کھولتا ہے اور اپنے WhatsApp سے ایک ٹیپ کے ساتھ بھیجتا ہے۔
• پورٹل سے وعدے۔ کسٹمر پورٹل میں، ادا کنندہ انوائس پر ادائیگی کی تاریخ کا وعدہ کر سکتا ہے؛ یہ فون پر لیے گئے وعدے کی طرح ان کے کیس پر آ جاتا ہے۔
• ادائیگی کے لنکس۔ کسٹمر کے بقایا جات کی کل یا جزوی رقم کے لیے لنک، جو آپ کے Paymob اکاؤنٹ کے ذریعے ادا کیا جاتا ہے اور حسابات میں رسید کے طور پر درج ہوتا ہے، آج ابتدائی رسائی میں ہے۔
• رپورٹس۔ کیا وصول کیا گیا اور کیسے، DSO، پورے کیے گئے وعدے، یاد دہانیوں کے بعد کی ادائیگیاں، رائٹ آفس، کلکٹرز اور تنازعات کی وجوہات۔ دیکھیں وصولی کی رپورٹس پڑھیں۔

وصولیاں کے لیے حسابات ضروری ہے۔ یہ الگ سے بھی ملتا ہے، اور "سروس بزنس" اور "ٹریڈ بزنس" بنڈلز اور Kluvan One میں شامل ہے؛ دیکھیں قیمتیں۔

جب ادائیگی آسان ہو تو کسٹمرز وعدے زیادہ پورے کرتے ہیں۔ ہمارا پوسٹ انوائس، کوٹیشنز اور ادائیگیوں کے لیے کسٹمر پورٹل دکھاتا ہے کہ انہیں ایک جگہ کیسے دی جائے جہاں وہ اپنے بقایا جات دیکھ سکیں اور انہیں ادا کر سکیں۔

اس ہفتے، ہر وعدے کے ساتھ رقم، تاریخ اور انوائسز لیں، اور ہر ایک کو اس کی تاریخ پر چیک کریں۔ یہ عادت ہی اس بات کو بدلتی ہے کہ کسٹمرز آپ کی تاریخوں کو کیسے دیکھتے ہیں۔