Janji bayar dan rencana pembayaran yang benar-benar berhasil

"Kami bayar minggu depan." Setiap bisnis yang menjual secara kredit pernah mendengarnya, dan setiap penagih tahu betapa seringnya minggu depan berubah menjadi bulan depan. Janji bayar adalah salah satu alat paling berguna dalam penagihan, tetapi hanya jika janji itu dicatat, diperiksa pada harinya, dan ditindaklanjuti ketika diingkari. Jika tidak, janji itu hanyalah cara sopan untuk mengakhiri percakapan telepon.

Rencana pembayaran juga sama. Memecah saldo terlambat yang besar menjadi beberapa cicilan dapat memulihkan uang yang sebenarnya akan berakhir sebagai penghapusan piutang, tetapi rencana yang tidak dilacak siapa pun diam-diam menjadi saldo terlambat kedua yang lebih panjang.

Tulisan kami sebelumnya, Dibayar tepat waktu tanpa menjadi pihak yang dibenci, membahas kebiasaan yang mencegah pembayaran terlambat. Tulisan ini membahas apa yang dilakukan ketika sebuah faktur sudah terlambat: cara mendapatkan janji yang ditepati, cara bereaksi ketika janji meleset, dan cara menjalankan rencana pembayaran yang berakhir dengan uang masuk ke bank.

Apa yang membuat sebuah janji sungguhan

Janji yang samar ("akan segera kami urus") bukanlah janji. Janji yang sungguhan memiliki empat bagian:

• Jumlah. Seluruh saldo, atau bagian tertentu darinya.
• Tanggal. Satu hari tertentu, bukan "akhir bulan" atau "setelah pelanggan kami membayar kami".
• Faktur yang mana. Terutama ketika pelanggan memiliki beberapa faktur yang belum lunas, agar pembayaran dialokasikan sesuai harapan kedua belah pihak.
• Bagaimana janji itu dibuat. Lewat telepon, WhatsApp, email, atau portal pelanggan Anda, dan oleh siapa.

Ketika pelanggan menawarkan sesuatu yang samar, ajukan dua pertanyaan yang mengubahnya menjadi janji: "Berapa yang dapat Anda bayar?" dan "Pada hari apa?" Lalu ulangi: "Jadi 5,000 untuk faktur 1042 dan 1051, paling lambat Kamis tanggal 16." Kebanyakan orang menepati janji yang mereka ucapkan sendiri dan mereka dengar diulang.

Tahan pengingat selama janji masih berlaku

Begitu pelanggan berjanji, hentikan pengingat otomatis untuk faktur-faktur tersebut sampai harinya tiba. Pengingat yang datang keesokan pagi setelah percakapan telepon yang ramah akan membatalkan hasil percakapan itu. Namun jangan berhenti memikirkannya: janji itu perlu diperiksa pada harinya, ditambah beberapa hari tenggang agar transfernya sempat masuk.

Hari berikutnya: ditepati, ditepati sebagian, atau terlewat

Ketika tanggal dan hari tenggang sudah lewat, hanya ada tiga kemungkinan:

• Ditepati: pembayaran sejak janji dibuat mencapai jumlah yang dijanjikan. Ucapkan terima kasih kepada pelanggan secara singkat. "Sudah kami terima, terima kasih" yang singkat membangun hubungan yang membuat janji berikutnya dapat diandalkan.
• Ditepati sebagian: sebagian uang masuk, tidak semuanya. Akui apa yang sudah masuk dan langsung minta tanggal baru untuk sisanya.
• Terlewat: tidak ada yang masuk. Hubungi pelanggan pada hari yang sama, dengan tenang dan langsung: "Kita sepakat hari Kamis dan belum ada yang masuk. Apa yang terjadi?" Lalu dapatkan janji baru yang lebih kecil dan lebih dekat, atau beralih ke rencana pembayaran.

Reaksi terburuk terhadap janji yang terlewat adalah tidak bereaksi. Jika tidak terjadi apa-apa, pelanggan belajar bahwa tanggal dari Anda hanyalah saran. Lacak persentase janji yang ditepati per pelanggan; pelanggan yang mengingkari tiga janji berturut-turut memerlukan pendekatan lain, seperti pembayaran di muka sebelum pengiriman berikutnya.

Kapan menawarkan rencana pembayaran

Rencana pembayaran masuk akal ketika pelanggan memang tidak mampu membayar seluruh saldo sekarang tetapi dapat membayar secara teratur, dan ketika Anda ingin tetap mempertahankannya sebagai pelanggan. Rencana pembayaran biasanya alat yang salah ketika pelanggan mampu membayar tetapi memilih untuk tidak membayar, atau ketika utangnya disengketakan. Sengketa harus diselesaikan lebih dulu; rencana di atas jumlah yang disengketakan hanya menunda perdebatan.

Sebelum Anda menyetujuinya, periksa:

• Total yang dicakup rencana: semua faktur yang lewat jatuh tempo, atau hanya sebagian.
• Berapa yang benar-benar dapat dibayar pelanggan setiap minggu atau bulan, berdasarkan apa yang mereka sampaikan dan apa yang sudah mereka bayar sebelumnya.
• Apa yang terjadi dengan pesanan baru selama rencana berjalan: hanya tunai, batas kredit yang dikurangi, atau berjalan seperti biasa.

Cara menyusun rencana yang berhasil

Buat tetap singkat. Beberapa bulan lebih mudah dipatuhi daripada dua tahun. Makin panjang rencananya, makin besar kemungkinan ada yang berubah.

Buat cicilan sama besar dan teratur, setiap minggu atau setiap bulan, pada hari yang sesuai dengan arus kas pelanggan, misalnya sehari setelah mereka membayar gaji atau menerima pembayaran besar dari pelanggan mereka sendiri.

Minta uang muka ketika saldonya besar. Pembayaran pertama pada hari Anda bersepakat menunjukkan komitmen.

Alokasikan pembayaran ke yang tertua lebih dulu. Bagaimanapun uang itu masuk, uang itu harus melunasi cicilan tertua lebih dulu, agar rencana tidak pernah "sedikit tertinggal" dengan cara yang membingungkan.

Sepakati apa yang membatalkan rencana. Misalnya: satu cicilan terlambat lebih dari lima hari. Ketika itu terjadi, rencana berakhir, pengingat biasa berjalan kembali, dan kasusnya dieskalasi. Sampaikan ini saat Anda menyepakati rencana, bukan saat rencana itu gagal.

Tuangkan secara tertulis, beserta jadwalnya, dan kirimkan kepada pelanggan.

Ingatkan untuk setiap cicilan

Rencana pembayaran memerlukan pengingatnya sendiri: pesan ramah beberapa hari sebelum setiap cicilan jatuh tempo, bukan pengingat umum keterlambatan untuk faktur aslinya. Ketika satu cicilan dibayar, ucapkan terima kasih. Ketika satu cicilan terlambat, telepon pada hari yang sama.

Ukur apa yang penting

Tiga angka memberi tahu Anda apakah janji dan rencana pembayaran Anda berhasil:

• Janji yang ditepati, sebagai persentase dari janji yang dibuat, secara keseluruhan dan per penagih.
• Rencana yang selesai dibandingkan dengan rencana yang gagal.
• Days sales outstanding (DSO), yaitu rata-rata hari piutang tertagih, yang seharusnya turun karena janji dan rencana membuat uang masuk lebih cepat.

Jika janji jarang ditepati, cara Anda menerima janji perlu diperbaiki. Jika rencana sering gagal, rencananya terlalu panjang atau terlalu besar.

Cara melakukannya di Kluvan

Penagihan mengubah apa yang terutang oleh pelanggan pada faktur Pembukuan Anda menjadi daftar kerja harian berupa kasus, dengan janji, rencana pembayaran, sengketa, pengingat, dan pembayaran dalam satu halaman. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun, sehingga penagih dapat mengerjakan daftarnya dari laptop atau ponsel.

• Kerjakan antrean kasus. Ikhtisar menampilkan total terutang, yang lewat jatuh tempo, yang disengketakan, umur piutang, dan angka utama seperti DSO dan janji yang ditepati; Penagihan saya hari ini mencantumkan kasus yang perlu dikerjakan sekarang. Lihat Tangani antrean kasus.
• Catat janji. Pada kasus pelanggan, centang faktur-fakturnya (atau tidak sama sekali, agar yang tertua diambil lebih dulu), masukkan jumlah, hari, dan cara janji itu dibuat: panggilan telepon, WhatsApp, email, atau portal pelanggan. Pengingat dijeda selama janji menunggu. Setelah hari tenggang yang Anda tetapkan, Kluvan menandainya ditepati, ditepati sebagian, atau terlewat, dan janji yang terlewat muncul di Hari ini serta sebagai peringatan bagi pemilik. Lihat Catat janji membayar pada kasus.
• Buat rencana pembayaran. Pecah faktur lewat jatuh tempo yang dipilih, atau semua faktur lewat jatuh tempo milik seorang pelanggan, menjadi 2 sampai 60 cicilan setiap minggu atau bulan. Pengingat untuk faktur-faktur itu berhenti dan setiap cicilan mendapat pengingatnya sendiri. Pembayaran melunasi cicilan tertua lebih dulu; cicilan yang belum dibayar setelah hari tenggang membatalkan rencana, memindahkan kasus ke Dieskalasi, dan memulai kembali pengingat biasa. Tidak ada bunga atau biaya yang ditambahkan. Lihat Masukkan faktur terlambat ke rencana pembayaran.
• Pisahkan sengketa. Jumlah yang disengketakan tidak ditagih selama sengketa masih terbuka; tutup sengketa dengan nota kredit, pengiriman ulang, penolakan, atau penghapusan piutang. Lihat Buka dan selesaikan sengketa pelanggan.
• Pengingat. Urutan pengingat dikirim lewat email dan menghormati jam tenang. Pengingat WhatsApp menunggu dalam sebuah daftar, tempat penagih membuka setiap pesan dan mengirimkannya dari WhatsApp miliknya sendiri dengan satu ketukan.
• Janji dari portal. Di Portal pelanggan, pembayar dapat menjanjikan tanggal pembayaran pada sebuah faktur; janji itu masuk ke kasusnya seperti janji yang diterima lewat telepon.
• Tautan pembayaran. Tautan untuk seluruh atau sebagian dari apa yang terutang oleh pelanggan, dibayar melalui akun Paymob Anda dan dicatat sebagai penerimaan di Pembukuan, saat ini tersedia dalam akses awal.
• Laporan. Apa yang tertagih dan bagaimana caranya, DSO, janji yang ditepati, pembayaran setelah pengingat, penghapusan piutang, penagih, dan alasan sengketa. Lihat Baca laporan Penagihan.

Penagihan memerlukan Pembukuan. Penagihan dijual terpisah dan tersedia dalam paket bundel Service Business dan Trade Business serta Kluvan One; lihat harga.

Pelanggan lebih sering menepati janji ketika membayar itu mudah. Tulisan kami tentang Portal pelanggan untuk faktur, penawaran, dan pembayaran menunjukkan cara memberi mereka satu tempat untuk melihat apa yang mereka utang dan membayarnya.

Minggu ini, catat setiap janji dengan jumlah, hari, dan fakturnya, lalu periksa masing-masing pada harinya. Kebiasaan itu saja sudah mengubah cara pelanggan memperlakukan tanggal dari Anda.