İşleri yavaşlatmayan onaylar

Her işletmenin bazı onaylara ihtiyacı vardır. Belli bir tutarın üzerindeki bir satın alma, her zamankinden büyük bir indirim, bir haftalık izin, bir masraf talebi. Onaylar hem paranızı hem ekibinizi korur.

Ama kötü yürütülen onaylar herkesin şikâyet ettiği darboğaza dönüşür: birinin gelen kutusunda bekleyen talepler, iş bitsin diye kendi talebini onaylayan kişiler ve hangi işin kimde beklediğini bilmeyen bir ekip.

Her şey için kural değil, limit belirleyin

Hangi tutarların ikinci bir göz gerektirdiğine, hangilerinin gerektirmediğine karar verin. Bütçe içindeki küçük bir satın alma doğrudan geçebilir; büyük bir satın alma tek onay, çok büyük bir satın alma iki onay ister. Bir kişinin bakması gereken talep sayısı ne kadar azsa, önemli talepler o kadar hızlı ilgi görür.

Kendi talebinizi asla onaylamayın

Talep eden kişi, onaylayan kişi olmamalıdır. Şirketten çıkan paralarda — ödemeler, büyük satın almalar, elle girilen yevmiye kayıtları — her zaman ikinci bir kişi bakmalıdır.

Biri yokken de işler yürüsün

Onaylayan kişi izindeyken onaylar takılır. Yöneticilerin, yokken onaylarını bir vekile devredebilmesini sağlayın ve kimin vekâlet ettiğini herkesin görebileceği hâle getirin.

Karar vermeyi kolaylaştırın

Onaylayan kişiye karar için gereken her şeyi tek bir yerde gösterin: tutarı, kalan bütçeyi, gerekçeyi ve geçmişi. İyi bir onay bir toplantı değil, birkaç saniye sürer.

Bugün Kluvan'da onaylar

Onaylar, paranın bulunduğu uygulamaların içinde zaten çalışıyor:

• Satın Alma: satın alma talepleri onay adımlarından geçer; limitinizin üzerinde iki onay ve kesin bütçeler uygulanır.
• Toptan Ticaret: toptan siparişler onay gerektirebilir; isteğe bağlı ikinci bir kişi eklenebilir ve kimse kendi siparişini onaylayamaz.
• İK ve Bordro: izin ve diğer talepler bir onay kutusuna düşer, yönetici yokken vekâlet verilebilir ve bordro çalıştırmaları iki kişilik kontrolle yapılır.
• Muhasebe: eşiğinizin üzerindeki elle girilen kayıtlar başka bir kişinin onayını gerektirir.

Her uygulama için tek bir onay kutusu — son tarihler ve üst makama iletme ile — yakında İş Akışları uygulamasında geliyor.