Aprobaciones que no lo frenan

Toda empresa necesita algunas aprobaciones. Una compra por encima de cierto importe, un descuento mayor de lo habitual, una semana de ausencia, un reembolso de gastos. Las aprobaciones protegen su dinero y a su equipo.

Pero cuando se hacen mal, las aprobaciones se convierten en el cuello de botella del que todos se quejan: solicitudes esperando en la bandeja de entrada de alguien, personas que aprueban sus propias solicitudes para sacar el trabajo adelante y nadie que sepa quién tiene qué pendiente.

Fije límites, no reglas para todo

Decida qué importes necesitan una segunda revisión y cuáles no. Una compra pequeña dentro del presupuesto puede pasar directamente; una grande necesita una aprobación; una muy grande, dos. Cuantas menos solicitudes requieran a una persona, antes reciben atención las importantes.

Nunca apruebe su propia solicitud

Quien pide no debería ser quien aprueba. Para el dinero que sale de la empresa (pagos, compras grandes, asientos contables manuales), siempre debería revisarlo una segunda persona.

Mantenga el ritmo cuando alguien no está

Las aprobaciones se detienen cuando quien aprueba está de vacaciones. Permita que los gerentes deleguen sus aprobaciones en otra persona mientras están fuera y deje claro quién los sustituye.

Facilite las decisiones

Muestre a quien aprueba todo lo que necesita para decidir en un solo lugar: el importe, el presupuesto restante, el motivo y el historial. Una buena aprobación lleva segundos, no una reunión.

Las aprobaciones en Kluvan hoy

Las aprobaciones ya funcionan dentro de las aplicaciones donde está el dinero:

• Compras: las solicitudes de compra pasan por etapas de aprobación, con dos aprobaciones por encima de su límite y presupuestos firmes.
• Comercio mayorista: los pedidos mayoristas pueden requerir aprobación, con una segunda persona opcional y sin autoaprobación.
• RR. HH. y nómina: las ausencias y otras solicitudes llegan a una bandeja de aprobaciones, con delegación mientras un gerente está fuera, y la nómina se procesa con controles de dos personas.
• Contabilidad: los asientos manuales por encima de su umbral necesitan la aprobación de otra persona.

Una única bandeja de aprobaciones para todas las aplicaciones, con plazos y escalamiento, llegará pronto a Flujos de trabajo.