थ्री-वे मैचिंग: PO, डिलीवरी नोट और इनवॉइस

सप्लायर की एक इनवॉइस तय क़ीमत पर 100 यूनिट के लिए आती है। वह सही दिखती है, कोई उसे मंज़ूर करता है, और उसका भुगतान हो जाता है। जो किसी ने नहीं जाँचा: सिर्फ़ 92 यूनिट पहुँचीं, और उनमें से छह दरवाज़े पर ही टूटी हुई थीं। इसे साल की कुछ सौ इनवॉइस से गुणा करें, तो यह असली पैसा बन जाता है, उस माल के लिए चुपचाप चुकाया गया जो आपके पास कभी था ही नहीं।

थ्री-वे मैचिंग इसके ख़िलाफ़ मानक नियंत्रण है। इनवॉइस का भुगतान होने से पहले उसकी तुलना दो और दस्तावेज़ों से की जाती है: आपने क्या ऑर्डर किया और आपको असल में क्या मिला। अगर तीनों मेल खाते हैं, तो इनवॉइस आगे बढ़ जाती है। अगर नहीं, तो पैसा कंपनी से निकलने से पहले कोई तय करता है कि क्या करना है।

यह गाइड तीनों दस्तावेज़ समझाती है, बताती है कि टॉलरेंस प्रक्रिया को अड़चन बनने से कैसे रोकती हैं, जो इनवॉइस मेल न खाएँ उनका क्या करें, और कैसे शुरू करें, भले आज आपकी ख़रीद ई-मेल पर चलती हो।

तीन दस्तावेज़

• ख़रीद ऑर्डर (PO): आपने क्या ख़रीदना तय किया, कितना, किस क़ीमत पर, कब तक। यह सौदे में आपका पक्ष है, जो डिलीवरी से पहले सप्लायर को भेजा जाता है।
• डिलीवरी नोट या माल की रसीद: असल में क्या पहुँचा, दरवाज़े पर गिना हुआ। टूटा या कम माल यहीं दर्ज होता है, बाद में नहीं।
• सप्लायर की इनवॉइस: सप्लायर आपसे क्या चुकाने को कहता है।

टू-वे मैच सिर्फ़ ऑर्डर और इनवॉइस की तुलना करता है। यह क़ीमत में बदलाव पकड़ता है लेकिन कम डिलीवरी नहीं। तीसरा दस्तावेज़, रसीद, ही बताता है कि क्या आप उस माल का भुगतान कर रहे हैं जो सच में आपके पास है।

मैच क्या जाँचता है

हर लाइन के लिए मैच तुलना करता है:

• मात्रा: क्या बिल की गई मात्रा डिलीवरी नोट पर स्वीकार की गई मात्रा जितनी है?
• क़ीमत: क्या इनवॉइस की क़ीमत ऑर्डर की क़ीमत जितनी है?
• उत्पाद: क्या इनवॉइस में सिर्फ़ वही उत्पाद हैं जो ऑर्डर पर हैं?

यह साफ़ दिखने वाली समस्याएँ भी पकड़ता है: ऐसे ऑर्डर की इनवॉइस जिसमें अभी कुछ नहीं पहुँचा, और सप्लायर की एक ही इनवॉइस संख्या का दो बार दर्ज होना।

टॉलरेंस: जहाँ ज़रूरी वहाँ सख़्त, जहाँ नहीं वहाँ ढीली

अगर ज़रा-सा राउंडिंग अंतर भी इनवॉइस रोक दे, तो फ़ाइनेंस अपवादों में डूब जाएगा और लोग बिना पढ़े सब कुछ मंज़ूर करने लगेंगे। टॉलरेंस इसे ठीक करती हैं। टॉलरेंस के भीतर का छोटा अंतर अपने-आप स्वीकार होता है; बड़ा अंतर फ़ैसले का इंतज़ार करता है।

आम शुरुआती बिंदु:

• क़ीमत की टॉलरेंस: लगभग 1 %, राउंडिंग और मुद्रा के छोटे अंतर समाने के लिए।
• मात्रा की टॉलरेंस: गिने जाने वाले माल के लिए शून्य। अगर आपने 100 ऑर्डर किए और 92 मिले, तो आप 92 का भुगतान करते हैं। वज़न या आयतन से बिकने वाले माल को छोटी टॉलरेंस चाहिए हो सकती है।

एक महीने बाद अपवादों की समीक्षा करें। अगर ज़्यादातर बहुत छोटे हैं और हमेशा स्वीकार होते हैं, तो टॉलरेंस थोड़ी बढ़ाएँ। अगर कोई सप्लायर बार-बार उसके ठीक अंदर रहता है, तो उस सप्लायर को और ध्यान से देखें।

मैच की जीत माल लेने पर होती है

मैच उतना ही अच्छा है जितना डिलीवरी नोट। जो माल लेने वाला बिना गिने «100 यूनिट» पर साइन कर देता है, वह पूरे नियंत्रण को बेकार कर देता है। माल लेने को एक छोटी, पक्की दिनचर्या बनाएँ:

• साइन करने से पहले गिनें, या «गिनती के अधीन» लिखकर साइन करें।
• टूटा माल अच्छे माल से अलग दर्ज करें। टूटा माल ठुकराया जाना चाहिए और कभी स्टॉक में नहीं आना चाहिए।
• जो असल में आया वही दर्ज करें, भले वह ऑर्डर का सिर्फ़ हिस्सा हो। हिस्सों में आई डिलीवरी के हर हिस्से का डिलीवरी नोट बनता है।
• जहाँ ज़रूरी हो वहाँ निरीक्षण करें: जल्दी ख़राब होने वाला माल, सुरक्षा की चीज़ें, महँगा माल। निरीक्षण और सुधारात्मक कार्रवाइयाँ जो चक्र पूरा करें वाली हमारी पोस्ट दिखाती है कि फ़ेल हुई जाँच को सुधार तक कैसे ले जाएँ।

जो इनवॉइस मेल न खाए उसका क्या करें

टॉलरेंस से बाहर की इनवॉइस न पोस्ट होनी चाहिए न उसका भुगतान। वह चार संभावित फ़ैसलों वाली एक छोटी कतार में जाती है:

• जैसी है वैसी स्वीकार करें, वजह बताने वाले नोट के साथ: जैसे, क़ीमत में तय बढ़ोतरी जो ऑर्डर में नहीं आई। अंतर स्वीकार करने के लिए उसे मंज़ूर करने का अधिकार रखने वाला व्यक्ति चाहिए।
• सप्लायर से विवाद करें: आपने सवाल पूछा है और इंतज़ार कर रहे हैं। इनवॉइस कतार में रहती है।
• सप्लायर को लौटाएँ: इनवॉइस ग़लत है और आपको सुधरी हुई चाहिए। कुछ पोस्ट नहीं होता।
• फिर से मिलाएँ: डिलीवरी नोट छूटा था और अब दर्ज हो गया है।

हर फ़ैसला इस जानकारी के साथ दर्ज होना चाहिए कि किसने और क्यों लिया। जब ऑडिटर पूछे कि आपने ऑर्डर से 4 % ज़्यादा क्यों चुकाया, तो जवाब एक क्लिक की दूरी पर हो।

ऑर्डर से पहले: अनुरोध, मंज़ूरियाँ और कोटेशन

थ्री-वे मैचिंग सबसे अच्छा तब काम करती है जब ऑर्डर ख़ुद सही हो। PO से पहले के दो क़दम मदद करते हैं:

• मंज़ूरी की सीमाओं वाले ख़रीद अनुरोध। बजट के भीतर की छोटी ख़रीद तुरंत आगे बढ़ती है; बड़ी ख़रीद को एक मंज़ूरी चाहिए, बहुत बड़ी को दो। कोई अपना ख़ुद का अनुरोध मंज़ूर नहीं करता। ऐसी मंज़ूरियाँ जो काम धीमा न करें वाली हमारी पोस्ट बताती है कि ये सीमाएँ कैसे तय करें।
• कई सप्लायरों से कोटेशन। तय रक़म से ऊपर की किसी भी चीज़ के लिए दो या तीन सप्लायरों से कोटेशन माँगें और उनकी साथ-साथ तुलना करें, सिर्फ़ क़ीमत पर नहीं बल्कि डिलीवरी के समय और पिछली क्वालिटी पर भी।

छोटे से शुरू करें

आपको सारी ख़रीद एक साथ बदलने की ज़रूरत नहीं। एक व्यावहारिक शुरुआत:

• हफ़्ता 1: अपने पाँच सबसे बड़े सप्लायरों के लिए ख़रीद ऑर्डर इस्तेमाल करें, लिंक या ई-मेल से भेजे गए।
• हफ़्ता 2: उन सप्लायरों की हर डिलीवरी का डिलीवरी नोट दर्ज करें, टूटे और कम माल के साथ।
• हफ़्ता 3: उनकी इनवॉइस मिलाएँ और अपनी टॉलरेंस तय करें।
• हफ़्ता 4: अपवादों की समीक्षा करें और अगले सप्लायरों तक बढ़ाएँ।

Kluvan में यह कैसे करें

खरीद ख़रीद अनुरोध, कोटेशन, ख़रीद ऑर्डर, डिलीवरी नोट और थ्री-वे मैच चलाता है, और मिलान हुई इनवॉइस लेखा में पोस्ट करता है। यह इन्वेंटरी के साथ काम करता है, जिसकी इसे उत्पादों और स्टॉक के लिए ज़रूरत है। Kluvan ऑनलाइन चलता है, कुछ इंस्टॉल नहीं करना, और सप्लायर बिना अकाउंट के अपने फ़ोन से जवाब देते हैं।

• सेटिंग्स। सेटिंग्स → ख़रीद सेटिंग्स में मंज़ूरी की रक़में, कौन मंज़ूर करता है, मात्रा और क़ीमत की टॉलरेंस, मासिक बजट, भुगतान की शर्तें और अलर्ट तय करें। डिफ़ॉल्ट रूप से क़ीमत की टॉलरेंस 1 % और मात्रा की टॉलरेंस 0 है। देखें Procurement सेट करें।
• अनुरोध और मंज़ूरियाँ। अनुरोध आपकी रक़मों और बजट के हिसाब से एक या दो क़दमों में मंज़ूर होते हैं; कोई अपना ख़ुद का अनुरोध मंज़ूर नहीं करता। देखें खरीद अनुरोध करें और मंज़ूर करें।
• लिंक से कोटेशन। आठ सप्लायरों तक को लिंक से कोटेशन का अनुरोध भेजें, उनकी क़ीमतों की साथ-साथ तुलना करें और सबसे अच्छे से ऑर्डर करें। देखें आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन माँगें।
• लिंक से ख़रीद ऑर्डर। सप्लायर एक निजी लिंक से, बिना साइन-इन के, या सप्लायर पोर्टल में ऑर्डर की पुष्टि करता है, उसे बदलता है या मना करता है। देखें लिंक से खरीद आदेश भेजें।
• डिलीवरी नोट और मैच। दर्ज करें कि क्या डिलीवर हुआ और क्या टूटा था; टूटा माल कभी स्टॉक में नहीं आता। फिर सप्लायर की इनवॉइस दर्ज करें, या इनवॉइस रीडर से फ़ोटो से भरें, और मिलान करें और सेव करें चुनें। टॉलरेंस के भीतर यह अपने VAT और नियत तारीख़ के साथ लेखा बिल के रूप में पोस्ट होती है। देखें माल प्राप्त करें और चालान मिलाएँ।
• जाँचने वाले बिल। टॉलरेंस से बाहर की इनवॉइस इस जानकारी के साथ इंतज़ार करती हैं कि क्या ग़लत है और कितना अंतर है; स्वीकार करें, विवाद करें, लौटाएँ या फिर से मिलाएँ, नोट और हर फ़ैसले के इतिहास के साथ। देखें जाँचने वाले चालान सँभालें।
• सप्लायर स्कोरकार्ड। देखें कि आप हर सप्लायर के कितने बकाएदार हैं, नियत तारीख़ से बीते दिनों के अनुसार, और हर एक डिलीवरी के समय, पूर्ति दर, क़ीमत और टूट-फूट पर कैसा प्रदर्शन करता है।

VAT सहित क़ीमतें, जो UAE और मिस्र में आम हैं, संभाली जाती हैं, और बिल पोस्ट होने पर वसूलने योग्य VAT अलग निकाल लिया जाता है। खरीद अलग से (इन्वेंटरी के साथ) बिकता है और ट्रेड बिज़नेस बंडल और Kluvan One के साथ आता है; क़ीमतें देखें।

सप्लायर पोर्टल में भी कोटेशन का जवाब दे सकते हैं, ऑर्डर की पुष्टि कर सकते हैं और डिलीवरी नोट भेज सकते हैं, जैसा इनवॉइस, कोटेशन और भुगतान के लिए ग्राहक पोर्टल में बताया गया है।

अपना सबसे बड़ा सप्लायर चुनें और उसकी अगली दस इनवॉइस मिलाएँ। अगर दसों मेल खाती हैं, तो आपको मन की शांति मिलती है। अगर नहीं, तो नियंत्रण पहले ही अपनी क़ीमत वसूल कर चुका है।