Inspecciones y acciones correctivas que cierran el ciclo

La mayoría de las pequeñas empresas ya inspeccionan cosas. El almacén revisa una entrega antes de firmarla. El técnico prueba el equipo antes de irse del lugar. La cocina comprueba la temperatura del refrigerador cada mañana. Lo que suele faltar no es la inspección; es lo que ocurre después de que una comprobación falla.

Una caja dañada se aparta y se olvida. Una lectura fuera de rango recibe un encogimiento de hombros y una nota en papel. Un mes después, el mismo proveedor envía la misma mercancía dañada y nadie sabe decir cuántas veces ha pasado. La gestión de la calidad suena a tema de grandes empresas, pero en el fondo es un ciclo sencillo: comprobar, registrar lo que falló, corregirlo, asegurarse de que la corrección funcionó y aprender del patrón.

Esta guía explica ese ciclo con palabras sencillas y muestra cómo llevarlo a cabo sin un departamento de calidad.

El ciclo en cuatro pasos

• Inspeccionar con una lista de verificación que diga qué se acepta.
• Registrar una no conformidad cuando algo falla, con su gravedad y su responsable.
• Planificar acciones correctivas y preventivas: corregir este caso y evitar que vuelva a ocurrir.
• Verificar que la acción funcionó de verdad, por alguien distinto de quien la hizo.

Después, revise los patrones cada mes: qué comprobaciones fallan más, en qué productos y con qué proveedores.

Escriba listas que digan qué se acepta

Una pregunta de la lista que no puede fallar no es una comprobación. "Revisar el embalaje" invita a marcar una casilla; "¿Embalaje intacto?" con "no" como fallo es una comprobación. Las buenas preguntas de inspección son de unos pocos tipos:

• Sí o no, indicando la respuesta que falla. "¿Se encontraron daños?" falla con sí; "¿Precinto intacto?" falla con no.
• Una lectura con límites. "Temperatura del congelador: entre −18 °C y −15 °C." "Par de apriete: al menos 40 Nm." Los límites están escritos en la pregunta, así que el inspector no necesita recordarlos.
• Una opción con las respuestas aceptables marcadas: "Estado de la etiqueta: bueno, gastado, ausente", donde solo "bueno" se acepta.
• Una foto, cuando necesita evidencia: el palé a su llegada, el equipo instalado, la lectura del medidor.
• Una nota para cualquier cosa que el inspector quiera añadir, que nunca falla por sí sola.

Mantenga cada lista corta, diez preguntas o menos para las comprobaciones rutinarias, y decida la gravedad de un fallo: menor, mayor o crítico. Un fallo crítico, como un problema de seguridad, debería ser imposible de pasar por alto.

Inspeccione donde está el trabajo

Las inspecciones hechas después en un escritorio son recuerdos, no inspecciones. El receptor en el muelle de carga, el técnico en el lugar y el responsable de producción en planta deberían completar la lista en un teléfono, allí mismo y en ese momento, con fotos. Los almacenes, los sótanos y las obras suelen tener mala señal, así que la lista debe seguir funcionando sin conexión y enviarse sola cuando vuelva la conexión.

Vincule cada inspección a lo que comprobó: la recepción de mercancía, la orden de compra, el equipo, el trabajo. Ese vínculo es lo que le permite ver más tarde que un proveedor falló cinco entregas de veinte.

Convierta un fallo en una no conformidad

Cuando una comprobación falla, registre una no conformidad. Es simplemente un registro de que algo no está bien, con:

• Qué falló, idealmente completado a partir de las respuestas fallidas.
• Gravedad, que fija el plazo. Muchos equipos usan algo como 3 días para crítico, 14 para mayor y 30 para menor.
• Un responsable que se encarga de resolverla.
• La cantidad afectada, en el caso de mercancía.
• Una disposición: devolver al proveedor, reprocesar, desechar, usar tal cual o retener hasta decidir.

Las no conformidades también surgen fuera de las inspecciones: una queja de un cliente, un defecto detectado en planta, una devolución desde el campo. Regístrelas de la misma manera, para que todos los problemas estén en una sola lista.

Encuentre la causa raíz

La disposición se ocupa de la mercancía que tiene delante. La causa raíz se ocupa de por qué ocurrió. Un método sencillo funciona bien: pregunte "¿por qué?" hasta que la respuesta sea algo que usted pueda cambiar.

Por ejemplo: las cajas llegaron aplastadas. ¿Por qué? Se apilaron demasiado alto en el camión. ¿Por qué? El proveedor cambió de transportista. ¿Por qué no lo notamos? Nuestra orden de compra no especifica el embalaje ni el apilado. Esa última respuesta es algo que usted puede cambiar.

Acciones correctivas y preventivas, con un segundo par de ojos

Cada no conformidad recibe una o varias acciones, cada una con un responsable y una fecha de vencimiento:

• Una acción correctiva resuelve este caso: "Pedir al proveedor un lote de reemplazo."
• Una acción preventiva evita que vuelva a ocurrir: "Añadir requisitos de embalaje y apilado a la plantilla de orden de compra."

El paso que la mayoría de los equipos se saltan es la verificación. Cuando el responsable marca una acción como hecha, otra persona debería comprobar que realmente se hizo y que funcionó. No se trata de desconfianza; es el mismo motivo por el que usted no aprueba su propia solicitud de gastos. Una segunda persona detecta la acción que se "hizo" enviando un correo electrónico que nadie respondió. Nuestro artículo Aprobaciones que no lo frenan explica por qué la regla de los cuatro ojos también compensa en otros ámbitos.

La no conformidad se cierra cuando se verifica su última acción, no antes.

Comparta la calidad del proveedor con el proveedor

Los proveedores mejoran más rápido cuando ven las mismas cifras que usted. Lleve para cada proveedor cuántas inspecciones se aprobaron, la tasa de rechazo del último año y sus no conformidades abiertas. Una calificación sencilla de A a D es fácil de comentar en una revisión con el proveedor. Mostrarla en un portal de proveedores convierte una llamada tensa en un hecho compartido.

Lea los patrones cada mes

Una vez al mes, observe tres vistas:

• No conformidades abiertas por antigüedad y gravedad. Todo lo crítico y vencido requiere atención hoy.
• Fallos repetidos: qué preguntas, productos, activos o proveedores fallan una y otra vez. Los tres primeros elementos suelen explicar la mayoría de sus problemas.
• Tasa de aprobación por lista. Una lista que siempre se aprueba puede ser demasiado fácil; una que falla la mitad de las veces puede señalar un proceso que necesita rediseñarse.

Cómo hacerlo en Kluvan

Calidad lleva este ciclo desde la inspección hasta la corrección verificada. Kluvan funciona en línea, sin nada que instalar, y los inspectores usan el navegador de su teléfono.

• Cree plantillas de inspección. Las preguntas pueden ser sí / no, una lectura con los valores mínimo y máximo aceptables, una opción, una nota o una foto, con la gravedad de un fallo. También puede partir de un formulario publicado en Studio. Las plantillas tienen versiones, así que las inspecciones pasadas conservan la suya. Consulte Crear una plantilla de inspección.
• Inspeccione una entrega, un equipo o un trabajo. Inicie una inspección desde una recepción de mercancía, una orden de compra, un equipo, un trabajo de campo o una orden de trabajo, y véala en los elementos vinculados del registro. Consulte Inspeccionar una entrega, un equipo o un trabajo.
• Inspeccione desde el teléfono, incluso sin conexión. Botones grandes de sí / no, fotos y borradores; una inspección completada sin señal se envía cuando vuelve la conexión. Consulte Inspeccionar desde el teléfono, incluso sin conexión.
• No conformidades. Una inspección fallida abre una con su gravedad, su responsable, su fecha de vencimiento (30, 14 y 3 días por defecto para menor, mayor y crítico), el registro y la cantidad rechazada. Registre la causa raíz y la disposición. Consulte Gestionar una no conformidad.
• Acciones correctivas con verificación. Planifique acciones correctivas y preventivas con un responsable y una fecha de vencimiento. Kluvan rechaza una verificación hecha por el responsable de la acción o por quien la marcó como hecha: una segunda persona debe verificarla y cerrarla. Consulte Planificar y verificar acciones correctivas.
• Calidad de proveedores. Cada proveedor recibe una puntuación de calidad, una calificación y una tasa de rechazo, que se muestran en los registros de Compras, y puede compartirlas en modo de solo lectura en el portal de proveedores.
• Informes. Tasas de aprobación, no conformidades abiertas por antigüedad y gravedad, y fallos repetidos por plantilla, registro y proveedor.

Las no conformidades vencidas y las acciones atrasadas se envían a sus responsables y gerentes una vez al día. Calidad se vende por separado y viene con los paquetes Service Business y Trade Business y con Kluvan One; consulte los precios.

Algunas cosas quedan fuera de lo que Calidad hace hoy: el control estadístico de procesos, la calibración y los programas de auditoría no forman parte de ella, y los proveedores pueden ver sus no conformidades en el portal, pero todavía no pueden responderlas allí.

Las inspecciones en la recepción son la primera mitad de unas buenas compras. La segunda mitad es pagar solo lo que usted aceptó, de lo que trata nuestro artículo Conciliación a tres vías: PO, albarán y factura. Si envía técnicos a obras, Costeo de trabajos de campo: vea el margen de cada trabajo muestra cómo las inspecciones y el retrabajo influyen en el margen.

Elija esta semana una lista de verificación, la que más falla en papel, y aplique el ciclo completo con ella durante un mes.