Inspeksi dan tindakan korektif yang menuntaskan masalah

Sebagian besar bisnis kecil sebenarnya sudah melakukan inspeksi. Gudang memeriksa kiriman sebelum menandatangani penerimaannya. Teknisi menguji unit sebelum meninggalkan lokasi. Dapur memeriksa suhu lemari pendingin setiap pagi. Yang biasanya tidak ada bukanlah inspeksinya; melainkan apa yang terjadi setelah sebuah pemeriksaan gagal.

Karton yang rusak disisihkan lalu dilupakan. Hasil pengukuran di luar batas hanya ditanggapi dengan angkat bahu dan catatan di kertas. Sebulan kemudian pemasok yang sama mengirim barang rusak yang sama, dan tidak ada yang tahu seberapa sering hal itu sudah terjadi. Manajemen mutu terdengar seperti urusan perusahaan besar, tetapi pada intinya ini adalah siklus sederhana: periksa, catat apa yang gagal, perbaiki, pastikan perbaikannya berhasil, dan belajar dari polanya.

Panduan ini menjelaskan siklus itu dengan bahasa sederhana dan menunjukkan cara menjalankannya tanpa departemen mutu.

Siklus dalam empat langkah

• Inspeksi berdasarkan daftar periksa yang menyatakan apa yang lolos.
• Catat ketidaksesuaian ketika sesuatu gagal, beserta tingkat keparahannya dan siapa penanggung jawabnya.
• Rencanakan tindakan korektif dan preventif: perbaiki kasus ini, dan cegah agar tidak terulang.
• Verifikasi bahwa tindakan itu benar-benar berhasil, oleh orang lain selain yang mengerjakannya.

Lalu perhatikan polanya setiap bulan: pemeriksaan mana yang paling sering gagal, pada produk apa, dengan pemasok mana.

Tulis daftar periksa yang menyatakan apa yang lolos

Pertanyaan daftar periksa yang tidak mungkin gagal bukanlah pemeriksaan. "Periksa kemasan" hanya mengundang centang; "Kemasan utuh?" dengan "tidak" sebagai kegagalan adalah pemeriksaan. Pertanyaan inspeksi yang baik terdiri atas beberapa jenis:

• Ya atau tidak, dengan jawaban yang gagal dinyatakan. "Ditemukan kerusakan?" gagal jika ya; "Segel utuh?" gagal jika tidak.
• Hasil pengukuran dengan batas. "Suhu freezer: antara −18 °C dan −15 °C." "Torsi: minimal 40 Nm." Batasnya tertulis pada pertanyaan, sehingga pemeriksa tidak perlu mengingatnya.
• Pilihan dengan opsi yang lolos ditandai: "Kondisi label: baik, aus, hilang", dan hanya "baik" yang lolos.
• Foto, ketika Anda memerlukan bukti: palet saat tiba, unit yang terpasang, angka meteran.
• Catatan untuk apa pun yang ingin ditambahkan pemeriksa, yang tidak pernah gagal dengan sendirinya.

Buat setiap daftar periksa tetap singkat, sepuluh pertanyaan atau kurang untuk pemeriksaan rutin, dan tentukan seberapa serius sebuah kegagalan: ringan, berat, atau kritis. Kegagalan kritis, seperti masalah keselamatan, harus mustahil terlewat.

Lakukan inspeksi di tempat pekerjaan berlangsung

Inspeksi yang dilakukan di meja setelahnya adalah ingatan, bukan inspeksi. Petugas penerimaan di area bongkar muat, teknisi di lokasi, dan pimpinan produksi di lantai pabrik harus mengisi daftar periksa di ponsel, saat itu juga, lengkap dengan foto. Gudang, ruang bawah tanah, dan lokasi proyek sering kali minim sinyal, jadi daftar periksa harus tetap berfungsi offline dan terkirim dengan sendirinya begitu koneksi kembali.

Kaitkan setiap inspeksi dengan apa yang diperiksanya: penerimaan barang, pesanan pembelian, peralatan, pekerjaan. Kaitan itulah yang kemudian memungkinkan Anda melihat bahwa seorang pemasok gagal dalam lima dari dua puluh pengiriman.

Ubah kegagalan menjadi ketidaksesuaian

Ketika sebuah pemeriksaan gagal, catat ketidaksesuaian. Ini hanyalah catatan bahwa ada sesuatu yang tidak beres, berisi:

• Apa yang gagal, sebaiknya terisi dari jawaban yang gagal.
• Tingkat keparahan, yang menentukan tenggat. Banyak tim memakai patokan seperti 3 hari untuk kritis, 14 untuk berat, dan 30 untuk ringan.
• Penanggung jawab yang bertugas menyelesaikannya.
• Jumlah yang terdampak, untuk barang.
• Disposisi: kembalikan ke pemasok, kerjakan ulang, buang, pakai apa adanya, atau tahan sampai diputuskan.

Ketidaksesuaian juga datang dari luar inspeksi: keluhan pelanggan, cacat yang terlihat di lantai produksi, barang yang dikembalikan dari lapangan. Catat semuanya dengan cara yang sama, agar semua masalah berada dalam satu daftar.

Temukan akar penyebabnya

Disposisi menangani barang yang ada di depan Anda. Akar penyebab menangani mengapa hal itu terjadi. Metode sederhana bekerja dengan baik: tanyakan "mengapa?" sampai jawabannya adalah sesuatu yang dapat Anda ubah.

Contohnya: karton tiba dalam keadaan penyok. Mengapa? Karton ditumpuk terlalu tinggi di truk. Mengapa? Pemasok berganti jasa angkutan. Mengapa kita tidak menyadarinya? Pesanan pembelian kita tidak menyebutkan syarat kemasan atau penumpukan. Jawaban terakhir itu adalah sesuatu yang dapat Anda ubah.

Tindakan korektif dan preventif, dengan sepasang mata kedua

Setiap ketidaksesuaian mendapat satu atau beberapa tindakan, masing-masing dengan penanggung jawab dan tanggal jatuh tempo:

• Tindakan korektif memperbaiki kasus ini: "Minta pemasok mengirim batch pengganti."
• Tindakan preventif mencegahnya terulang: "Tambahkan syarat kemasan dan penumpukan ke templat pesanan pembelian."

Langkah yang paling sering dilewati tim adalah verifikasi. Ketika penanggung jawab menandai suatu tindakan selesai, orang lain harus memeriksa bahwa tindakan itu benar-benar dilakukan dan berhasil. Ini bukan soal tidak percaya; alasannya sama dengan mengapa Anda tidak menyetujui klaim pengeluaran Anda sendiri. Orang kedua akan menangkap tindakan yang "selesai" hanya dengan mengirim email yang tidak pernah dijawab. Tulisan kami Persetujuan yang tidak memperlambat kerja Anda menjelaskan mengapa aturan empat mata juga bermanfaat di tempat lain.

Ketidaksesuaian ditutup ketika tindakan terakhirnya sudah diverifikasi, tidak sebelumnya.

Bagikan mutu pemasok kepada pemasok

Pemasok membaik lebih cepat ketika mereka melihat angka yang sama dengan yang Anda lihat. Lacak untuk setiap pemasok berapa inspeksi yang lolos, tingkat penolakan selama setahun terakhir, dan ketidaksesuaian mereka yang masih terbuka. Nilai sederhana dari A sampai D mudah dibahas dalam tinjauan pemasok. Menampilkannya di portal pemasok mengubah percakapan telepon yang tegang menjadi fakta bersama.

Baca polanya setiap bulan

Sebulan sekali, lihat tiga tampilan:

• Ketidaksesuaian terbuka menurut umur dan tingkat keparahan. Apa pun yang kritis dan lewat jatuh tempo perlu ditangani hari ini.
• Kegagalan berulang: pertanyaan, produk, aset, atau pemasok mana yang gagal lagi dan lagi. Tiga teratas biasanya menyumbang sebagian besar masalah Anda.
• Tingkat kelolosan per daftar periksa. Daftar periksa yang selalu lolos mungkin terlalu mudah; yang gagal separuh waktu mungkin menunjuk pada proses yang perlu dirancang ulang.

Cara melakukannya di Kluvan

Kualitas menjalankan siklus ini dari inspeksi hingga perbaikan yang terverifikasi. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun, dan pemeriksa memakai peramban di ponsel mereka.

• Buat templat inspeksi. Pertanyaan dapat berupa ya / tidak, hasil pengukuran dengan nilai terendah dan tertinggi yang lolos, pilihan, catatan, atau foto, dengan tingkat keparahan kegagalannya. Anda juga dapat memulai dari formulir Studio yang sudah diterbitkan. Templat memiliki versi, sehingga inspeksi sebelumnya tetap memakai versinya. Lihat Membuat templat inspeksi.
• Inspeksi pengiriman, peralatan, atau pekerjaan. Mulai inspeksi dari penerimaan barang, pesanan pembelian, peralatan, pekerjaan lapangan, atau perintah kerja, dan lihat inspeksinya di item tertaut catatan tersebut. Lihat Memeriksa pengiriman, peralatan, atau pekerjaan.
• Inspeksi di ponsel, bahkan offline. Tombol ya / tidak yang besar, foto, dan draf; inspeksi yang diisi tanpa sinyal terkirim begitu koneksi kembali. Lihat Menginspeksi di ponsel, bahkan offline.
• Ketidaksesuaian. Inspeksi yang gagal membuka ketidaksesuaian dengan tingkat keparahan, penanggung jawab, tanggal tenggat (secara bawaan 30, 14, dan 3 hari untuk ringan, berat, dan kritis), catatan terkait, dan jumlah yang ditolak. Catat akar penyebab dan disposisinya. Lihat Menangani ketidaksesuaian.
• Tindakan korektif dengan verifikasi. Rencanakan tindakan korektif dan preventif dengan penanggung jawab dan tanggal tenggat. Kluvan menolak verifikasi oleh penanggung jawab tindakan atau oleh orang yang menandainya selesai: orang kedua harus memverifikasi dan menutupnya. Lihat Merencanakan dan memverifikasi tindakan korektif.
• Mutu pemasok. Setiap pemasok mendapat skor mutu, nilai, dan tingkat penolakan, yang ditampilkan pada catatan Pengadaan, dan Anda dapat membagikannya dalam mode baca saja di portal pemasok.
• Laporan. Tingkat kelolosan, ketidaksesuaian terbuka menurut umur dan tingkat keparahan, serta kegagalan berulang menurut templat, catatan, dan pemasok.

Ketidaksesuaian yang lewat jatuh tempo dan tindakan yang terlambat dikirimkan kepada penanggung jawab dan manajernya sekali sehari. Kualitas dijual terpisah dan tersedia dalam paket bundel Service Business dan Trade Business serta Kluvan One; lihat harga.

Beberapa hal berada di luar cakupan Kualitas saat ini: pengendalian proses statistik, kalibrasi, dan program audit tidak termasuk di dalamnya, dan pemasok dapat melihat ketidaksesuaian mereka di portal tetapi belum dapat menjawabnya di sana.

Inspeksi saat barang datang adalah separuh pertama dari pembelian yang baik. Separuh kedua adalah hanya membayar apa yang Anda terima, yang dibahas dalam tulisan kami tentang Pencocokan tiga arah: PO, surat jalan, dan faktur. Jika Anda mengirim teknisi ke lokasi, Biaya pekerjaan lapangan: lihat margin setiap pekerjaan menunjukkan bagaimana inspeksi dan pengerjaan ulang memengaruhi margin.

Pilih satu daftar periksa minggu ini, yang paling sering gagal di atas kertas, dan jalankan siklus lengkapnya selama sebulan.