Billetterie et enregistrement par QR, étape par étape

Un atelier de formation pour quarante personnes. Un lancement de produit pour vos meilleurs clients. Une journée portes ouvertes, une conférence, une série de cours du soir. Organiser un événement, c'est surtout une affaire de personnes, mais ce qui déraille est généralement l'administratif : deux tableurs d'inscriptions qui ne concordent pas, des places vendues deux fois, une file à l'entrée pendant que quelqu'un cherche un nom sur une liste imprimée, et un comptable qui demande un mois plus tard quels paiements correspondent à quels billets.

Rien de tout cela ne nécessite une grande plateforme de billetterie. Il faut une page d'inscription claire, des billets qui ne peuvent pas être survendus, une liste d'attente, une entrée rapide, et un enregistrement auquel la comptabilité peut se fier. Ce guide passe en revue chaque étape, du premier brouillon au rapport après l'événement.

Avant de publier : décidez cinq choses

1. Les types de billets. La plupart des événements en nécessitent un à trois : entrée générale, tarif réservation anticipée, tarif membre ou étudiant, éventuellement un type VIP avec des avantages. Chaque type a son propre prix (ou est gratuit), son propre nombre de places et une courte ligne décrivant ce qu'il inclut. Résistez à l'envie d'en ajouter : chaque type supplémentaire est une question de plus à l'entrée.

2. La capacité. Fixez le nombre réel de places par type, y compris la place des invités que vous convierez gratuitement. Il est plus facile d'ajouter des places plus tard que d'expliquer à quelqu'un pourquoi son billet n'est pas valable.

3. La période de vente. Quand les inscriptions ouvrent et ferment. Clore les ventes la veille vous laisse le temps d'imprimer les badges et de briefer l'équipe d'accueil.

4. Les taxes. Si les billets sont soumis à la TVA ou à une autre taxe sur les ventes là où vous êtes, décidez si vos prix l'incluent ou l'ajoutent, et à quels types de billets elle s'applique. Un billet gratuit ne porte aucune taxe ; un atelier payant en porte généralement une.

5. Votre politique de remboursement. Rédigez-la avant de vendre quoi que ce soit : jusqu'à quand on peut annuler, et si vous remboursez en totalité, en partie ou pas du tout. Affichez-la sur la page d'inscription.

Une page d'inscription que l'on termine

Les gens abandonnent les formulaires d'inscription qui en demandent trop. Demandez un nom, une adresse e-mail et un numéro de téléphone si vous en avez besoin, et rien d'autre sauf si c'est vraiment important. Ajoutez une case claire de consentement aux messages marketing, décochée par défaut ; les participants qui la cochent pourront être informés de votre prochain événement, et ceux qui ne la cochent pas ne sont pas ajoutés à vos listes.

Faites en sorte que la page fonctionne sur téléphone, affichez clairement la date, l'heure et le lieu, et si votre public lit plusieurs langues, publiez la description dans chacune. Partagez ensuite le lien partout : votre site web, l'e-mail, les réseaux sociaux, et sous forme de code QR sur les affiches et les prospectus.

Ne survendez jamais, même lors d'un pic de demande

Dès que vous annoncez un événement populaire, beaucoup de gens essaient de s'inscrire en même temps. Un système qui vérifie « reste-t-il des places ? » puis vend un billet une seconde plus tard vendra de temps en temps deux fois la même dernière place. La solution consiste à réserver une place pour l'acheteur pendant qu'il paie, et à compter les places réservées comme prises. S'il ne termine pas son paiement dans le délai de réservation, la place est libérée pour la personne suivante.

Pour les événements payants, n'émettez le billet que lorsque le prestataire de paiement confirme le paiement. Un billet émis sur une promesse de paiement est un problème de remboursement en puissance.

Une liste d'attente qui se remplit d'elle-même

Quand un événement affiche complet, ne vous contentez pas de le fermer : ouvrez une liste d'attente. Des gens annulent, des réservations expirent, ou vous trouvez de la place pour dix chaises de plus. Chaque place libérée doit être proposée automatiquement à la personne suivante dans la file, avec un délai limité pour accepter, par exemple 24 heures, avant de passer à la suivante. Une liste d'attente qu'il faut gérer à la main le matin de l'événement n'est presque jamais gérée.

Une entrée rapide

L'entrée est l'endroit où les participants se font leur première impression. Trois choses la rendent rapide :

Un code QR sur chaque billet, envoyé par e-mail et facile à montrer sur un téléphone.
N'importe quel téléphone du personnel comme scanner. Pas de matériel spécial, pas d'ordinateur portable sur une table pliante. Plusieurs personnes peuvent scanner en même temps sans laisser entrer deux fois le même billet.
Un code court sous le QR, pour le participant à l'écran fissuré ou à la batterie vide, ainsi qu'un moyen de retrouver les personnes par leur nom.

Briefez l'équipe d'accueil sur les trois réponses qu'elle verra : valide, déjà enregistré (avec quand et par qui), ou entrée refusée, avec le motif. Prévoyez à l'entrée une personne capable de renvoyer un billet ou d'ajouter un invité de dernière minute.

Invités, annulations et remboursements

Préparez les exceptions avant le jour J :

Les invités : intervenants, partenaires et VIP reçoivent des billets gratuits que vous ajoutez vous-même, même d'un type qui n'est plus en vente.
Les annulations : les commandes gratuites et non payées peuvent simplement être annulées, ce qui libère les places pour la liste d'attente.
Les remboursements : les commandes payées passent par un remboursement, pour que l'argent et vos comptes restent alignés. Chaque remboursement doit produire un avoir, pas seulement un virement bancaire que personne ne saura expliquer plus tard.
Un événement annulé : prévenez chaque participant par e-mail en indiquant le motif, et traitez la liste des commandes payées qui doivent encore être remboursées.

Après l'événement : un rapport auquel la comptabilité peut se fier

Dans la journée qui suit l'événement, regardez les billets vendus par type, les entrées enregistrées et les absents, les remboursements, la liste d'attente, et combien de participants ont accepté d'avoir de vos nouvelles. Les absents vous indiquent dans quelle mesure surréserver la prochaine fois, surtout pour les événements gratuits, où une grande part des inscrits ne vient souvent pas.

Pour la comptabilité, chaque commande payée doit déjà être une facture dans vos livres, et chaque remboursement un avoir. Si le chiffre d'affaires de l'événement doit être reconstitué à partir d'exports du prestataire de paiement, c'est qu'il manquait quelque chose dans la configuration.

Comment faire dans Kluvan

Événements et billetterie couvre les étapes ci-dessus, du brouillon de l'événement au rapport. Kluvan fonctionne en ligne, sans rien à installer : les participants s'inscrivent dans n'importe quel navigateur, et le personnel d'accueil scanne les billets avec l'appareil photo de son téléphone.

Créez l'événement et ses types de billets. Un événement commence comme brouillon avec un lieu ou un lien en ligne, un début et une fin, une période de vente facultative et des types de billets avec prix, TVA, capacité et nombre maximal par commande. Les titres et descriptions peuvent avoir une version arabe à côté de la version anglaise. Voir "Créer un événement et ses types de billets".
Publiez et partagez. Publiez la page d'inscription et partagez son lien ou son code QR. Les participants deviennent des contacts, et ne rejoignent vos listes marketing que s'ils cochent la case de consentement. Voir "Publier et partager la page d'inscription".
Des places exactes. Chaque type de billet compte ce qui est vendu et ce qui est réservé pendant un paiement, et ne vend jamais au-delà de sa capacité, même quand beaucoup de personnes s'inscrivent en même temps.
Billets payants. Connectez le prestataire de paiement de votre organisation ; les billets ne sont émis que lorsque le prestataire confirme le paiement, et chaque commande payée crée une facture fiscale dans Comptabilité. Les billets payants et les remboursements via le prestataire sont en accès anticipé aujourd'hui. Voir "Vendre des billets payants via votre prestataire".
Liste d'attente. Les places libérées sont proposées par e-mail à la première personne de la file qui correspond, et réservées pendant le nombre d'heures que vous fixez.
Enregistrement à l'entrée. Le personnel d'accueil ouvre Événements → Enregistrement sur son téléphone, scanne le code QR ou tape le code d'entrée à 8 caractères, et sélectionne Enregistrer l'entrée. Le personnel d'accueil peut utiliser des sièges terrain ou restreints, il n'a donc pas besoin d'un siège complet. Voir "Enregistrer les entrées".
Participants et invités. Recherchez dans la liste, renvoyez des billets par e-mail ou ouvrez un message WhatsApp prêt à envoyer depuis votre propre téléphone, ajoutez des invités et exportez un CSV. Voir "Gérer les participants, les invités et la liste d'attente".
Rapports. Billets, entrées, absents, remboursements, liste d'attente et consentements par événement, ainsi que le chiffre d'affaires de l'ensemble des événements pour la comptabilité.

L'entrée s'ouvre au scan 6 heures avant le début et se ferme 6 heures après la fin. Les e-mails de rappel partent le nombre d'heures avant le début que vous choisissez. Les commandes payées d'un événement annulé sont listées pour remboursement plutôt que remboursées automatiquement, pour que la comptabilité garde la main. Événements est vendu séparément et est inclus dans Kluvan One ; voir tarifs.

Si vous faites la promotion de vos événements sur votre propre site web, notre article Un site web qui transforme les visites en prospects montre comment recueillir des demandes en plus des inscriptions. Et pour une vue d'ensemble de la façon dont un seul enregistrement suit un client du premier contact jusqu'au paiement, lisez À quoi ressemble une entreprise connectée.

Organisez votre prochain petit événement, même gratuit, avec des billets QR et une liste d'attente. Le calme à l'entrée en vaut la peine.