ایونٹ ٹکٹنگ اور QR حاضری، مرحلہ وار رہنمائی

چالیس افراد کے لیے تربیتی ورکشاپ۔ آپ کے بہترین کسٹمرز کے لیے پروڈکٹ لانچ۔ اوپن ڈے، کانفرنس، شام کی کلاسز کا سلسلہ۔ ایونٹ چلانا زیادہ تر لوگوں سے متعلق ہے، لیکن جس حصے میں غلطی ہوتی ہے وہ عام طور پر انتظامیہ کا ہوتا ہے: رجسٹریشن کی دو ایسی اسپریڈشیٹس جو آپس میں نہ ملتی ہوں، نشستیں دو بار فروخت ہو جانا، دروازے پر قطار لگ جانا جب کوئی پرنٹ شدہ فہرست میں نام ڈھونڈ رہا ہو، اور اکاؤنٹنٹ کا ایک ماہ بعد یہ پوچھنا کہ کون سی ادائیگیاں کس ٹکٹ سے متعلق ہیں۔

اس سب کے لیے کسی بڑے ٹکٹنگ پلیٹ فارم کی ضرورت نہیں ہے۔ اس کے لیے ایک واضح رجسٹریشن پیج، ایسے ٹکٹس جنہیں اوور سیل نہ کیا جا سکے، ایک انتظار کی فہرست، تیز رفتار دروازہ، اور ایسا ریکارڈ جس پر فنانس بھروسہ کر سکے، درکار ہے۔ یہ گائیڈ ہر مرحلے پر رہنمائی کرتی ہے، پہلے مسودے سے لے کر ایونٹ کے بعد کی رپورٹ تک۔

شائع کرنے سے پہلے: پانچ چیزیں طے کریں

1. ٹکٹ کی اقسام۔ زیادہ تر ایونٹس کے لیے ایک سے تین اقسام کافی ہوتی ہیں: جنرل داخلہ، ارلی برڈ، ممبر یا طالب علم کی شرح، اور شاید ایک VIP قسم جس میں اضافی سہولیات شامل ہوں۔ ہر قسم کی اپنی قیمت (یا مفت) ہوتی ہے، اپنی نشستوں کی تعداد ہوتی ہے، اور ایک مختصر سطر ہوتی ہے کہ اس میں کیا شامل ہے۔ مزید اقسام شامل کرنے کی خواہش پر قابو رکھیں؛ ہر اضافی قسم دروازے پر ایک سوال بن جاتی ہے۔

2. گنجائش۔ ہر قسم کے لیے نشستوں کی حقیقی تعداد طے کریں، جس میں ان مہمانوں کے لیے جگہ بھی شامل ہو جنہیں آپ مفت مدعو کریں گے۔ بعد میں نشستیں شامل کرنا اس بات کی وضاحت کرنے سے آسان ہے کہ کسی کا ٹکٹ کیوں درست نہیں ہے۔

3. فروخت کا دورانیہ۔ رجسٹریشن کب کھلتی ہے اور کب بند ہوتی ہے۔ فروخت ایک دن پہلے بند کرنے سے آپ کو بیجز پرنٹ کرنے اور دروازے کی ٹیم کو بریف کرنے کا وقت مل جاتا ہے۔

4. ٹیکس۔ اگر آپ کے علاقے میں ٹکٹس پر ویٹ یا کوئی دیگر سیلز ٹیکس لاگو ہوتا ہے، تو طے کریں کہ آپ کی قیمتوں میں یہ شامل ہے یا اوپر سے شامل کیا جاتا ہے، اور یہ کس قسم کے ٹکٹس پر لاگو ہوتا ہے۔ مفت ٹکٹ پر کوئی ٹیکس نہیں ہوتا؛ ادائیگی والی ورکشاپ پر عام طور پر ہوتا ہے۔

5. آپ کی ریفنڈ پالیسی۔ کچھ بھی فروخت کرنے سے پہلے اسے لکھ دیں: لوگ کب تک منسوخ کر سکتے ہیں، اور کیا آپ مکمل، جزوی یا بالکل ریفنڈ نہیں دیتے۔ اسے رجسٹریشن پیج پر شامل کریں۔

ایک رجسٹریشن صفحہ جو لوگ مکمل کرتے ہیں

لوگ رجسٹریشن فارمز چھوڑ دیتے ہیں جن میں بہت زیادہ معلومات مانگی جاتی ہیں۔ صرف نام، ای میل پتہ اور فون نمبر مانگیں اگر ضروری ہو، اور باقی کچھ نہیں جب تک کہ وہ واقعی اہم نہ ہو۔ مارکیٹنگ پیغامات کے لیے اجازت کے لیے ایک واضح باکس شامل کریں، جو ڈیفالٹ طور پر غیر منتخب ہو؛ شرکاء جو اسے منتخب کرتے ہیں وہ آپ کے اگلے ایونٹ کے بارے میں جان سکتے ہیں، اور جو منتخب نہیں کرتے انہیں آپ کی فہرستوں میں شامل نہیں کیا جاتا۔

صفحے کو موبائل فون پر کام کرنے کے قابل بنائیں، تاریخ، وقت اور مقام واضح طور پر دکھائیں، اور اگر آپ کے سامعین ایک سے زیادہ زبانیں پڑھتے ہیں، تو تفصیل دونوں زبانوں میں شائع کریں۔ پھر لنک ہر جگہ شیئر کریں: آپ کی ویب سائٹ، ای میل، سوشل میڈیا، اور پوسٹرز اور فلائرز پر QR کوڈ کے طور پر۔

گنجائش سے زیادہ کبھی نہ بیچیں، چاہے طلب کتنی ہی بڑھ جائے

جیسے ہی آپ مقبول ایونٹ کا اعلان کرتے ہیں، بہت سے لوگ ایک ساتھ رجسٹر کرنے کی کوشش کرتے ہیں۔ ایک سسٹم جو "کیا سیٹس باقی ہیں؟" چیک کرتا ہے اور پھر ایک سیکنڈ بعد ٹکٹ بیچتا ہے، کبھی کبھار آخری سیٹ دو بار بیچ دے گا۔ اس کا حل یہ ہے کہ خریدار کے ادائیگی کے دوران سیٹ کو ان کے لیے رکھ لیا جائے، اور رکھی ہوئی سیٹس کو بک شدہ سمجھا جائے۔ اگر وہ ہولڈ ٹائم کے اندر ادائیگی مکمل نہیں کرتے، تو سیٹ اگلے شخص کے لیے جاری کر دی جاتی ہے۔

ادائیگی والے ایونٹس کے لیے، ٹکٹ صرف اس وقت جاری کریں جب ادائیگی فراہم کرنے والا ادائیگی کی تصدیق کر دے۔ ادائیگی کے وعدے پر جاری کیا گیا ٹکٹ ایک ریفنڈ کا مسئلہ ہے جو آنے ہی والا ہوتا ہے۔

ایک انتظار کی فہرست جو خود بخود پُر ہو جائے

جب کوئی ایونٹ مکمل بک ہو جائے، تو اسے صرف بند نہ کریں: انتظار کی فہرست کھولیں۔ لوگ منسوخ کرتے ہیں، ہولڈز ختم ہو جاتے ہیں، یا آپ دس مزید کرسیوں کی جگہ نکال لیتے ہیں۔ ہر خالی ہونے والی سیٹ کو خودکار طور پر قطار میں اگلے شخص کو پیش کیا جانا چاہیے، قبول کرنے کے لیے محدود وقت کے ساتھ، مثال کے طور پر 24 گھنٹے، اس سے پہلے کہ یہ اگلے شخص کو چلی جائے۔ ایسی انتظار کی فہرست جس پر ایونٹ کی صبح کسی کو ہاتھ سے کام کرنا پڑے، اس پر عموماً کام ہوتا ہی نہیں۔

تیز رفتار داخلہ

داخلہ کا دروازہ وہ جگہ ہے جہاں شرکاء پہلا تاثر بناتے ہیں۔ اسے تیز بنانے کے لیے تین چیزیں ضروری ہیں:

ہر ٹکٹ پر QR کوڈ، جو ای میل کے ذریعے بھیجا جاتا ہے اور فون پر آسانی سے دکھایا جا سکتا ہے۔
کسی بھی عملے کے فون کو اسکینر کے طور پر استعمال کریں۔ کوئی خاص ہارڈویئر نہیں، کوئی فولڈنگ ٹیبل پر لیپ ٹاپ نہیں۔ ایک ساتھ کئی لوگ اسکین کر سکتے ہیں اور ایک ہی ٹکٹ دو بار اندر نہیں آئے گا۔
QR کوڈ کے نیچے مختصر کوڈ، ان شرکاء کے لیے جن کی اسکرین ٹوٹی ہوئی ہے یا بیٹری ختم ہو گئی ہے، نیز نام سے لوگوں کو تلاش کرنے کا طریقہ۔

دروازے پر موجود ٹیم کو ان تین جوابوں کے بارے میں آگاہ کریں جو وہ دیکھیں گے: درست، پہلے ہی چیک ان ہو چکا ہے (کب اور کس نے)، یا اندر داخل ہونے کی اجازت نہیں، وجہ کے ساتھ۔ دروازے پر ایک ایسا شخص رکھیں جو ٹکٹ دوبارہ بھیج سکے یا آخری لمحے کے مہمان شامل کر سکے۔

مہمان، منسوخی اور رقم کی واپسی

ایونٹ کے دن سے پہلے غیر معمولی صورتوں کی منصوبہ بندی کریں:

مہمان: اسپیکرز، پارٹنرز اور VIPs کو مفت ٹکٹس دیں جو آپ خود شامل کرتے ہیں، حتیٰ کہ ان اقسام کے بھی جو اب فروخت کے لیے دستیاب نہیں ہیں۔
منسوخی: مفت اور غیر ادا شدہ آرڈرز کو آسانی سے منسوخ کیا جا سکتا ہے، جس سے انتظار کی فہرست کے لیے نشستیں خالی ہو جاتی ہیں۔
رقم کی واپسی: ادا شدہ آرڈرز واپسی کے عمل سے گزرتے ہیں، تاکہ رقم اور آپ کے حسابات ہم آہنگ رہیں۔ ہر رقم کی واپسی پر کریڈٹ نوٹ بننا چاہیے، نہ کہ صرف بینک ٹرانسفر جس کی بعد میں وضاحت ممکن نہ ہو۔
منسوخ شدہ ایونٹ: وجہ کے ساتھ تمام شرکاء کو ای میل کے ذریعے آگاہ کریں، اور ان ادا شدہ آرڈرز کی فہرست پر کام کریں جن کی رقم واپس کی جانی باقی ہے۔

ایونٹ کے بعد: ایسی رپورٹ جس پر فنانس بھروسہ کرے

ایونٹ کے ایک دن کے اندر، ہر قسم کے ٹکٹس کی فروخت، چیک انز اور غیر حاضر شرکاء، رقم کی واپسی، انتظار کی فہرست، اور ان شرکاء کی تعداد دیکھیں جنہوں نے دوبارہ آپ سے رابطے کی رضامندی ظاہر کی۔ غیر حاضر شرکاء کی تعداد آپ کو بتاتی ہے کہ اگلی بار کتنی زیادہ بکنگ کرنی چاہیے، خاص طور پر مفت ایونٹس کے لیے، جہاں رجسٹریشن کا بڑا حصہ اکثر غیر حاضر رہتا ہے۔

فنانس کے لیے، ہر ادا شدہ آرڈر پہلے ہی آپ کے حسابات میں انوائس ہونا چاہیے، اور ہر رقم کی واپسی ایک کریڈٹ نوٹ ہونی چاہیے۔ اگر ایونٹ کی آمدنی کو پیمنٹ پرووائیڈر کے ایکسپورٹس سے دوبارہ بنانا پڑے، تو سیٹ اپ میں کوئی چیز غائب تھی۔

Kluvan میں یہ کیسے کریں

ایونٹس اور ٹکٹس اوپر دیے گئے مراحل کو ڈرافٹ ایونٹ سے لے کر رپورٹ تک کور کرتا ہے۔ Kluvan آن لائن چلتا ہے، کچھ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں: شرکاء کسی بھی براؤزر میں رجسٹر ہوتے ہیں، اور ڈور اسٹاف اپنے فون کے کیمرے سے ٹکٹس اسکین کرتے ہیں۔

ایونٹ اور اس کے ٹکٹ کی اقسام بنائیں۔ ایک ایونٹ بطور ڈرافٹ شروع ہوتا ہے جس میں مقام یا آن لائن لنک، آغاز اور اختتام، ایک اختیاری سیلز ونڈو اور ٹکٹ کی اقسام شامل ہوتی ہیں جن میں قیمت، ویٹ، گنجائش اور فی آرڈر زیادہ سے زیادہ مقدار شامل ہوتی ہے۔ عنوانات اور تفصیلات میں انگریزی کے ساتھ عربی ورژن بھی ہو سکتا ہے۔ دیکھیں تقریب اور اس کی ٹکٹ اقسام بنائیں۔
شائع کریں اور شیئر کریں۔ رجسٹریشن پیج شائع کریں اور اس کا لنک یا QR کوڈ شیئر کریں۔ شرکاء رابطے بن جاتے ہیں، اور صرف تب ہی آپ کی مارکیٹنگ فہرستوں میں شامل ہوتے ہیں جب وہ رضامندی کے باکس کو ٹک کرتے ہیں۔ دیکھیں رجسٹریشن صفحہ شائع اور شیئر کریں۔
درست نشستیں۔ ہر ٹکٹ کی قسم یہ گنتی کرتی ہے کہ کیا فروخت ہوا اور ادائیگی کے دوران کیا روکا گیا، اور کبھی بھی اپنی گنجائش سے زیادہ نہیں بیچتی، یہاں تک کہ جب بہت سے لوگ ایک ساتھ رجسٹر ہوں۔
بامعاوضہ ٹکٹس۔ اپنے ادارے کے اپنے ادائیگی فراہم کنندہ کو جوڑیں؛ ٹکٹس صرف تب جاری کیے جاتے ہیں جب فراہم کنندہ ادائیگی کی تصدیق کر دے، اور ہر ادا شدہ آرڈر حسابات میں ایک ٹیکس انوائس بناتا ہے۔ فراہم کنندہ کے ذریعے بامعاوضہ ٹکٹس اور ریفنڈز آج کل ابتدائی رسائی میں ہیں۔ دیکھیں اپنے ادائیگی فراہم کنندہ سے ادا شدہ ٹکٹ فروخت کریں۔
انتظار کی فہرست۔ خالی ہونے والی نشستیں ای میل کے ذریعے قطار میں سب سے پہلے آنے والے شخص کو پیش کی جاتی ہیں جو فٹ ہو، آپ کے مقرر کردہ گھنٹوں کے لیے روکی جاتی ہیں۔
دروازے پر حاضری۔ ڈور اسٹاف اپنے فون پر تقریبات ← حاضری کھولتے ہیں، QR کوڈ اسکین کرتے ہیں یا 8 حروف پر مشتمل داخلے کا کوڈ ٹائپ کرتے ہیں، اور "حاضری لگائیں" منتخب کرتے ہیں۔ ڈور اسٹاف فیلڈ یا محدود نشستیں استعمال کر سکتے ہیں، اس لیے انہیں مکمل نشست کی ضرورت نہیں ہوتی۔ دیکھیں دروازے پر لوگوں کی حاضری لگائیں۔
شرکاء اور مہمان۔ فہرست میں تلاش کریں، ای میل کے ذریعے ٹکٹس دوبارہ بھیجیں یا اپنے فون سے بھیجنے کے لیے تیار واٹس ایپ پیغام کھولیں، مہمان شامل کریں اور CSV ایکسپورٹ کریں۔ دیکھیں شرکاء، مہمان اور انتظار کی فہرست سنبھالیں۔
رپورٹس۔ فی ایونٹ ٹکٹس، حاضریاں، غیر حاضر، ریفنڈز، انتظار کی فہرست اور رضامندیاں، اور فنانس کے لیے ایونٹس میں آمدنی۔

دروازہ آغاز سے 6 گھنٹے پہلے اسکیننگ کے لیے کھلتا ہے اور اختتام کے 6 گھنٹے بعد بند ہو جاتا ہے۔ یاد دہانی ای میلز آپ کے منتخب کردہ گھنٹوں میں آغاز سے پہلے بھیجی جاتی ہیں۔ منسوخ شدہ ایونٹ کے ادا شدہ آرڈرز خودکار طور پر ریفنڈ کرنے کے بجائے ریفنڈ کے لیے درج کیے جاتے ہیں، تاکہ فنانس کنٹرول میں رہے۔ ایونٹس اور ٹکٹس الگ سے بھی ملتا ہے اور Kluvan One میں شامل ہے؛ دیکھیں قیمتیں۔

اگر آپ اپنی ویب سائٹ سے ایونٹس کی تشہیر کرتے ہیں، تو ہمارا پوسٹ چھوٹے کاروبار کے لیے ویب سائٹ جو وزٹرز کو لیڈز میں بدلتی ہے دکھاتا ہے کہ رجسٹریشن کے ساتھ ساتھ استفسارات کیسے جمع کیے جائیں۔ اور پہلے رابطے سے ادائیگی تک ایک ریکارڈ کسٹمر کا پیچھا کیسے کرتا ہے، اس کے بڑے منظر کے لیے جڑا ہوا کاروبار کیسا دکھتا ہے پڑھیں۔

اپنا اگلا چھوٹا ایونٹ، چاہے مفت ہی کیوں نہ ہو، QR ٹکٹس اور انتظار کی فہرست کے ساتھ چلائیں۔ دروازے پر سکون اس کے قابل ہے۔