Adım adım etkinlik biletleme ve QR ile giriş kontrolü

Kırk kişilik bir eğitim atölyesi. En iyi müşterileriniz için bir ürün lansmanı. Bir açık gün, bir konferans, bir dizi akşam dersi. Bir etkinlik düzenlemek çoğunlukla insanlarla ilgilidir, ama genellikle ters giden kısım idari iştir: birbirini tutmayan iki kayıt tablosu, iki kez satılan koltuklar, biri basılı bir listede arama yaparken kapıda oluşan kuyruk ve bir ay sonra hangi ödemenin hangi bilete ait olduğunu soran bir muhasebeci.

Bunların hiçbiri büyük bir biletleme platformu gerektirmez. Net bir kayıt sayfası, fazla satılamayan biletler, bir bekleme listesi, hızlı bir kapı ve finansın güvenebileceği bir kayıt gerektirir. Bu rehber, ilk taslaktan etkinlik sonrası rapora kadar her adımı ele alıyor.

Yayınlamadan önce: beş şeye karar verin

1. Bilet türleri. Çoğu etkinliğin bir ila üç türe ihtiyacı vardır: genel giriş, erken kayıt, üye veya öğrenci fiyatı, belki ekstraları olan bir VIP türü. Her türün kendi fiyatı (ya da ücretsiz olması), kendi koltuk sayısı ve neleri içerdiğini söyleyen kısa bir satırı vardır. Daha fazla tür ekleme isteğine direnin; her ek tür, kapıda bir soru demektir.

2. Kapasite. Ücretsiz davet edeceğiniz konuklar için ayıracağınız yer de dahil, tür başına gerçek koltuk sayısına karar verin. Sonradan koltuk eklemek, birine biletinin neden geçersiz olduğunu açıklamaktan kolaydır.

3. Satış dönemi. Kayıtların ne zaman açılıp kapanacağı. Satışları bir gün önce kapatmak, yaka kartlarını basmanız ve kapı ekibini bilgilendirmeniz için size zaman kazandırır.

4. Vergi. Bulunduğunuz yerde biletlere KDV veya başka bir satış vergisi uygulanıyorsa, fiyatlarınızın bunu içerip içermediğine ya da üzerine mi ekleneceğine ve hangi bilet türleri için geçerli olduğuna karar verin. Ücretsiz bir biletin vergisi olmaz; ücretli bir atölyenin genellikle olur.

5. İade politikanız. Hiçbir şey satmadan önce yazın: insanların ne zamana kadar iptal edebileceğini ve tam, kısmi iade yapıp yapmayacağınızı ya da hiç iade yapmayacağınızı. Bunu kayıt sayfasına koyun.

İnsanların tamamladığı bir kayıt sayfası

İnsanlar çok şey soran kayıt formlarını yarıda bırakır. Bir ad, bir e-posta adresi ve gerekiyorsa bir telefon numarası isteyin; gerçekten önemli değilse başka hiçbir şey istemeyin. Pazarlama mesajlarına onay için, varsayılan olarak işaretlenmemiş net bir kutu ekleyin; kutuyu işaretleyen katılımcılar bir sonraki etkinliğinizden haberdar olabilir, işaretlemeyenler ise listelerinize eklenmez.

Sayfanın telefonda çalışmasını sağlayın, tarihi, saati ve yeri açıkça gösterin; kitleniz birden fazla dil okuyorsa açıklamayı her iki dilde yayınlayın. Ardından bağlantıyı her yerde paylaşın: web siteniz, e-posta, sosyal medya ve afişlerle broşürlerde bir QR kod olarak.

Talep patladığında bile asla fazla satmayın

Popüler bir etkinliği duyurduğunuz anda birçok kişi aynı anda kayıt olmaya çalışır. "Koltuk kaldı mı?" diye kontrol edip bir saniye sonra bilet satan bir sistem, ara sıra aynı son koltuğu iki kez satar. Çözüm, alıcı ödeme yaparken onun için bir koltuk ayırmak ve ayrılmış koltukları dolu saymaktır. Ayırma süresi içinde ödemeyi tamamlamazsa, koltuk bir sonraki kişi için serbest bırakılır.

Ücretli etkinliklerde bileti yalnızca ödeme sağlayıcısı ödemeyi onayladığında düzenleyin. Ödeme sözüne dayanarak düzenlenen bir bilet, er geç ortaya çıkacak bir iade sorunudur.

Kendini dolduran bir bekleme listesi

Bir etkinliğin biletleri tükendiğinde onu öylece kapatmayın: bir bekleme listesi açın. İnsanlar iptal eder, ayırmaların süresi biter ya da on sandalye daha için yer bulursunuz. Boşalan her koltuk, sıradaki kişiye otomatik olarak, kabul etmesi için sınırlı bir süreyle, örneğin 24 saat, teklif edilmeli ve ardından bir sonrakine geçmelidir. Birinin etkinlik sabahı elle işlemesi gereken bir bekleme listesi nadiren işlenir.

Hızlı bir kapı

Katılımcıların ilk izlenimi kapıda oluşur. Kapıyı üç şey hızlandırır:

Her bilette bir QR kod; e-postayla gönderilir ve telefonda kolayca gösterilir.
Tarayıcı olarak herhangi bir personel telefonu. Özel donanım yok, katlanır bir masada dizüstü bilgisayar yok. Birkaç kişi aynı bileti iki kez içeri almadan aynı anda tarama yapabilir.
QR'ın altında kısa bir kod, ekranı kırık veya şarjı bitmiş katılımcı için; ayrıca kişileri adlarıyla bulmanın bir yolu.

Kapı ekibini görecekleri üç yanıt hakkında bilgilendirin: geçerli, zaten giriş yapılmış (ne zaman ve kim tarafından) veya nedeniyle birlikte içeri alınmadı. Kapıda bir bileti yeniden gönderebilecek veya son dakika konuğu ekleyebilecek bir kişi bulundurun.

Konuklar, iptaller ve iadeler

İstisnaları etkinlik gününden önce planlayın:

Konuklar: konuşmacılar, iş ortakları ve VIP'ler, artık satışta olmayan bir türden bile olsa, sizin eklediğiniz ücretsiz biletleri alır.
İptaller: ücretsiz ve ödenmemiş siparişler basitçe iptal edilebilir; bu, koltukları bekleme listesi için boşaltır.
İadeler: ücretli siparişler bir iade üzerinden geri döner, böylece para ve hesaplarınız uyumlu kalır. Her iade, sonradan kimsenin açıklayamayacağı bir banka havalesi değil, bir iade faturası üretmelidir.
İptal edilen bir etkinlik: her katılımcıya nedeniyle birlikte e-postayla haber verin ve hâlâ iade bekleyen ücretli siparişlerin listesini tek tek işleyin.

Etkinlikten sonra: finansın güvenebileceği bir rapor

Etkinlikten sonraki bir gün içinde tür başına satılan biletlere, giriş yapanlara ve gelmeyenlere, iadelere, bekleme listesine ve kaç katılımcının sizden yeniden haber almayı kabul ettiğine bakın. Gelmeyenler, bir dahaki sefere ne kadar fazla kayıt alacağınızı söyler; özellikle kayıtların büyük bir kısmının çoğu zaman gelmediği ücretsiz etkinliklerde.

Finans için her ücretli sipariş zaten defterlerinizde bir fatura, her iade de bir iade faturası olmalıdır. Etkinlik gelirinin ödeme sağlayıcısının dışa aktarımlarından yeniden oluşturulması gerekiyorsa, kurulumda bir şey eksik kalmış demektir.

Kluvan'da nasıl yapılır?

Etkinlikler ve biletleme, taslak etkinlikten rapora kadar yukarıdaki adımları kapsar. Kluvan çevrim içi çalışır, kurulacak bir şey yoktur: katılımcılar her tarayıcıdan kayıt olur, kapı personeli biletleri telefonlarının kamerasıyla tarar.

Etkinliği ve bilet türlerini oluşturun. Bir etkinlik; bir mekân veya çevrim içi bağlantı, başlangıç ve bitiş, isteğe bağlı bir satış dönemi ve fiyatı, KDV'si, kapasitesi ve sipariş başına en fazla adediyle bilet türleri içeren bir taslak olarak başlar. Başlıklar ve açıklamalar İngilizcenin yanında bir Arapça sürüme sahip olabilir. Bkz. bir etkinlik ve bilet türlerini oluşturma.
Yayınlayın ve paylaşın. Kayıt sayfasını yayınlayın ve bağlantısını veya QR kodunu paylaşın. Katılımcılar kişi olarak kaydedilir ve pazarlama listelerinize yalnızca onay kutusunu işaretlediklerinde katılır. Bkz. kayıt sayfasını yayınlama ve paylaşma.
Tam koltuk sayısı. Her bilet türü, satılanları ve bir ödeme sırasında ayrılanları sayar ve birçok kişi aynı anda kayıt olsa bile kapasitesinden fazlasını asla satmaz.
Ücretli biletler. Kuruluşunuzun kendi ödeme sağlayıcısını bağlayın; biletler yalnızca sağlayıcı ödemeyi onayladığında düzenlenir ve her ücretli sipariş Muhasebe içinde bir vergi faturası oluşturur. Ücretli biletler ve sağlayıcı üzerinden iadeler bugün erken erişimdedir. Bkz. ücretli bilet satma.
Bekleme listesi. Boşalan koltuklar, sırada uygun olan ilk kişiye e-postayla teklif edilir ve belirlediğiniz saat boyunca onun için ayrılır.
Kapıda giriş kontrolü. Kapı personeli telefonlarında Etkinlikler → Giriş kontrolü'nü açar, QR kodu tarar veya 8 karakterlik giriş kodunu yazar ve Girişi onayla'yı seçer. Kapı personeli saha veya kısıtlı lisansları kullanabilir, bu yüzden tam lisansa ihtiyaçları yoktur. Bkz. kapıda giriş kontrolü yapma.
Katılımcılar ve konuklar. Listede arama yapın, biletleri e-postayla yeniden gönderin veya kendi telefonunuzdan göndermek için hazır bir WhatsApp mesajı açın, konuk ekleyin ve CSV dışa aktarın. Bkz. katılımcıları, konukları ve bekleme listesini yönetme.
Raporlar. Etkinlik başına biletler, giriş yapanlar, gelmeyenler, iadeler, bekleme listesi ve onaylar; finans için de etkinlikler genelinde gelir.

Kapı, tarama için başlangıçtan 6 saat önce açılır ve bitişten 6 saat sonra kapanır. Hatırlatma e-postaları, başlangıçtan önce seçtiğiniz saatlerde gönderilir. İptal edilen bir etkinliğin ücretli siparişleri otomatik olarak iade edilmek yerine iade için listelenir, böylece kontrol finansta kalır. Etkinlikler tek başına satılır ve Kluvan One ile birlikte gelir; bkz. fiyatlandırma.

Etkinlikleri kendi web sitenizden tanıtıyorsanız, Ziyaretleri potansiyel müşteriye çeviren küçük işletme sitesi yazımız kayıtların yanında taleplerin nasıl toplanacağını gösteriyor. Bir kaydın, ilk temastan ödemeye kadar bir müşteriyi nasıl takip ettiğine dair büyük resim için Bağlantılı bir işletme nasıl görünür? yazısını okuyun.

Bir sonraki küçük etkinliğinizi, ücretsiz olsa bile, QR biletler ve bir bekleme listesiyle düzenleyin. Kapıdaki sakinlik buna değer.