ইভেন্ট টিকিটিং ও QR চেক-ইন, ধাপে ধাপে

চল্লিশজনের একটি ট্রেনিং ওয়ার্কশপ। আপনার সেরা গ্রাহকদের জন্য একটি প্রোডাক্ট লঞ্চ। একটি ওপেন ডে, একটি কনফারেন্স, সন্ধ্যার ক্লাসের একটি সিরিজ। ইভেন্ট চালানো মূলত মানুষ নিয়ে, কিন্তু যে অংশটি ভুল হয় তা সাধারণত প্রশাসনিক: রেজিস্ট্রেশনের দুটি স্প্রেডশিট যা মেলে না, একই সিট দুবার বিক্রি, ছাপানো তালিকায় কেউ নাম খুঁজতে খুঁজতে দরজায় লম্বা লাইন, আর এক মাস পরে হিসাবরক্ষকের প্রশ্ন কোন পেমেন্ট কোন টিকিটের।

এর কোনোটির জন্য বড় টিকিটিং প্ল্যাটফর্ম লাগে না। লাগে একটি স্পষ্ট রেজিস্ট্রেশন পেজ, এমন টিকিট যা সীমার বেশি বিক্রি হতে পারে না, একটি অপেক্ষার তালিকা, একটি দ্রুত দরজা, আর এমন একটি রেকর্ড যার ওপর ফাইন্যান্স ভরসা করতে পারে। এই গাইড প্রথম খসড়া থেকে ইভেন্টের পরের রিপোর্ট পর্যন্ত প্রতিটি ধাপ দেখায়।

প্রকাশের আগে: পাঁচটি জিনিস ঠিক করুন

1. টিকিটের ধরন। বেশিরভাগ ইভেন্টে এক থেকে তিনটি লাগে: সাধারণ প্রবেশ, আর্লি বার্ড, মেম্বার বা স্টুডেন্ট রেট, হয়তো বাড়তি সুবিধাসহ একটি VIP ধরন। প্রতিটি ধরনের নিজস্ব দাম (বা ফ্রি), নিজস্ব সিট সংখ্যা, আর কী অন্তর্ভুক্ত তা বলা একটি ছোট লাইন থাকে। আরও ধরন যোগ করার লোভ সামলান; প্রতিটি বাড়তি ধরন দরজায় একটি প্রশ্ন।

2. ধারণক্ষমতা। প্রতিটি ধরনের আসল সিট সংখ্যা ঠিক করুন, ফ্রিতে আমন্ত্রণ জানানো অতিথিদের জায়গাসহ। কাউকে কেন তাঁর টিকিট বৈধ নয় তা বোঝানোর চেয়ে পরে সিট যোগ করা সহজ।

3. বিক্রির সময়। রেজিস্ট্রেশন কখন খোলে আর কখন বন্ধ হয়। এক দিন আগে বিক্রি বন্ধ করলে ব্যাজ প্রিন্ট আর দরজার টিমকে বুঝিয়ে দেওয়ার সময় পান।

4. ট্যাক্স। আপনার এলাকায় টিকিটে যদি VAT বা অন্য কোনো সেলস ট্যাক্স থাকে, ঠিক করুন আপনার দাম তা সহ নাকি তার ওপরে যোগ হবে, আর কোন টিকিটের ধরনে তা প্রযোজ্য। ফ্রি টিকিটে কোনো ট্যাক্স নেই; পেইড ওয়ার্কশপে সাধারণত থাকে।

5. আপনার রিফান্ড নীতি। কিছু বিক্রির আগেই লিখে ফেলুন: কতদিন পর্যন্ত মানুষ বাতিল করতে পারবেন, আর আপনি পুরো, আংশিক নাকি কোনো রিফান্ডই দেবেন না। রেজিস্ট্রেশন পেজে তা রাখুন।

এমন রেজিস্ট্রেশন পেজ যা মানুষ শেষ করেন

যে রেজিস্ট্রেশন ফর্ম বেশি কিছু চায়, মানুষ তা মাঝপথে ছেড়ে দেন। নাম, ই-মেইল ঠিকানা আর দরকার হলে একটি ফোন নম্বর চান, এর বাইরে কিছু নয়, যদি না সত্যিই জরুরি হয়। মার্কেটিং মেসেজে সম্মতির জন্য একটি স্পষ্ট বক্স যোগ করুন, ডিফল্টভাবে টিক ছাড়া; যে অংশগ্রহণকারীরা টিক দেন তাঁরা আপনার পরের ইভেন্টের খবর পেতে পারেন, আর যাঁরা দেন না তাঁদের আপনার তালিকায় যোগ করা হয় না।

পেজটি ফোনে কাজ করার মতো করুন, তারিখ, সময় ও জায়গা স্পষ্ট দেখান, আর আপনার দর্শকরা একাধিক ভাষা পড়লে বিবরণ দুই ভাষাতেই প্রকাশ করুন। তারপর লিংকটি সব জায়গায় শেয়ার করুন: আপনার ওয়েবসাইট, ই-মেইল, সোশ্যাল মিডিয়া, আর পোস্টার ও লিফলেটে QR কোড হিসেবে।

চাহিদা হঠাৎ বাড়লেও কখনো বাড়তি বিক্রি নয়

জনপ্রিয় কোনো ইভেন্ট ঘোষণার মুহূর্তে অনেক মানুষ একসাথে রেজিস্টার করার চেষ্টা করেন। যে সিস্টেম "সিট বাকি আছে?" যাচাই করে এক সেকেন্ড পরে টিকিট বিক্রি করে, সেটি মাঝে মাঝে শেষ সিটটি দুবার বিক্রি করে ফেলবে। সমাধান হলো ক্রেতা পেমেন্ট করার সময় তাঁর জন্য একটি সিট আটকে রাখা, আর আটকে রাখা সিটগুলোকে নেওয়া হিসেবে গোনা। আটকে রাখার সময়ের মধ্যে পেমেন্ট শেষ না করলে সিটটি পরের জনের জন্য ছেড়ে দেওয়া হয়।

পেইড ইভেন্টে টিকিট দিন শুধু তখন, যখন পেমেন্ট প্রোভাইডার পেমেন্ট কনফার্ম করে। পেমেন্টের প্রতিশ্রুতিতে দেওয়া টিকিট মানে অপেক্ষমাণ একটি রিফান্ড সমস্যা।

এমন অপেক্ষার তালিকা যা নিজে থেকে ভরে

ইভেন্ট বিক্রি শেষ হয়ে গেলে শুধু বন্ধ করে দেবেন না: একটি অপেক্ষার তালিকা খুলুন। মানুষ বাতিল করেন, আটকে রাখার মেয়াদ শেষ হয়, অথবা আপনি আরও দশটি চেয়ারের জায়গা পেয়ে যান। প্রতিটি খালি হওয়া সিট স্বয়ংক্রিয়ভাবে লাইনের পরের জনকে দেওয়া উচিত, গ্রহণের জন্য সীমিত সময় দিয়ে, যেমন 24 ঘণ্টা, তারপর তা পরের জনের কাছে যায়। যে অপেক্ষার তালিকা ইভেন্টের দিন সকালে কাউকে হাতে চালাতে হয়, তা খুব কমই আদৌ চালানো হয়।

একটি দ্রুত দরজা

দরজাতেই অংশগ্রহণকারীদের প্রথম ধারণা তৈরি হয়। তিনটি জিনিস একে দ্রুত করে:

• প্রতিটি টিকিটে একটি QR কোড, ই-মেইলে পাঠানো এবং ফোনে দেখানো সহজ।
• যেকোনো স্টাফের ফোন স্ক্যানার হিসেবে। কোনো বিশেষ হার্ডওয়্যার নয়, ভাঁজ করা টেবিলে কোনো ল্যাপটপ নয়। একই টিকিট দুবার ঢুকতে না দিয়ে কয়েকজন একসাথে স্ক্যান করতে পারেন।
• QR-এর নিচে একটি ছোট কোড, ভাঙা স্ক্রিন বা ফুরিয়ে যাওয়া ব্যাটারির অংশগ্রহণকারীর জন্য, সাথে নাম দিয়ে খোঁজার একটি উপায়।

দরজার টিমকে তিনটি উত্তর বুঝিয়ে দিন যা তাঁরা দেখবেন: বৈধ, আগেই চেক-ইন হয়েছে (কখন ও কার মাধ্যমে তা সহ), অথবা প্রবেশ নয়, কারণসহ। দরজায় এমন একজনকে রাখুন যিনি টিকিট আবার পাঠাতে বা শেষ মুহূর্তের অতিথি যোগ করতে পারেন।

অতিথি, বাতিল ও রিফান্ড

দিনের আগেই ব্যতিক্রমগুলোর পরিকল্পনা করুন:

• অতিথি: বক্তা, পার্টনার ও VIP-রা ফ্রি টিকিট পান যা আপনি নিজে যোগ করেন, এমনকি এমন ধরনেরও যা আর বিক্রিতে নেই।
• বাতিল: ফ্রি ও অপরিশোধিত অর্ডার সরাসরি বাতিল করা যায়, যা অপেক্ষার তালিকার জন্য সিট খালি করে।
• রিফান্ড: পরিশোধিত অর্ডার রিফান্ডের মাধ্যমে ফেরত যায়, যাতে পেমেন্ট আর আপনার হিসাব মিলে থাকে। প্রতিটি রিফান্ডে একটি ক্রেডিট নোট হওয়া উচিত, শুধু এমন একটি ব্যাংক ট্রান্সফার নয় যা পরে কেউ ব্যাখ্যা করতে পারেন না।
• বাতিল হওয়া ইভেন্ট: প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীকে কারণসহ ই-মেইলে জানান, আর যে পরিশোধিত অর্ডারগুলোর এখনো রিফান্ড দরকার সেগুলোর তালিকা ধরে কাজ করুন।

ইভেন্টের পরে: এমন রিপোর্ট যার ওপর ফাইন্যান্স ভরসা করতে পারে

ইভেন্টের এক দিনের মধ্যে দেখুন ধরন অনুযায়ী বিক্রি হওয়া টিকিট, চেক-ইন ও অনুপস্থিতি, রিফান্ড, অপেক্ষার তালিকা, আর কতজন অংশগ্রহণকারী আবার আপনার খবর পেতে রাজি হয়েছেন। অনুপস্থিতি বলে দেয় পরের বার কতটা বেশি বুক করবেন, বিশেষ করে ফ্রি ইভেন্টে, যেখানে রেজিস্ট্রেশনের বড় একটি অংশ প্রায়ই আসে না।

ফাইন্যান্সের জন্য, প্রতিটি পরিশোধিত অর্ডার এর মধ্যেই আপনার হিসাবে একটি ইনভয়েস হওয়া উচিত, আর প্রতিটি রিফান্ড একটি ক্রেডিট নোট। ইভেন্টের আয় যদি পেমেন্ট প্রোভাইডারের এক্সপোর্ট থেকে নতুন করে বানাতে হয়, তাহলে সেটআপে কিছু বাদ পড়েছিল।

Kluvan-এ কীভাবে করবেন

ইভেন্ট ও টিকিটিং উপরের ধাপগুলো কভার করে, খসড়া ইভেন্ট থেকে রিপোর্ট পর্যন্ত। Kluvan অনলাইনে চলে, কিছু ইনস্টল করতে হয় না: অংশগ্রহণকারীরা যেকোনো ব্রাউজারে রেজিস্টার করেন, আর দরজার স্টাফ ফোনের ক্যামেরা দিয়ে টিকিট স্ক্যান করেন।

• ইভেন্ট ও তার টিকিটের ধরন তৈরি করুন। একটি ইভেন্ট শুরু হয় খসড়া হিসেবে, ভেন্যু বা অনলাইন লিংক, শুরু ও শেষ, একটি ঐচ্ছিক বিক্রির সময়, আর দাম, VAT, ধারণক্ষমতা ও প্রতি অর্ডারে সর্বোচ্চ সংখ্যাসহ টিকিটের ধরন নিয়ে। শিরোনাম ও বিবরণের ইংরেজির পাশে একটি আরবি সংস্করণও থাকতে পারে। দেখুন অনুষ্ঠান ও টিকিটের ধরন তৈরি করুন।
• প্রকাশ ও শেয়ার করুন। রেজিস্ট্রেশন পেজ প্রকাশ করুন এবং তার লিংক বা QR কোড শেয়ার করুন। অংশগ্রহণকারীরা কন্টাক্ট হয়ে যান, আর আপনার মার্কেটিং তালিকায় যোগ হন শুধু তখন, যখন সম্মতির বক্সে টিক দেন। দেখুন নিবন্ধন পৃষ্ঠা প্রকাশ ও ভাগ করুন।
• সঠিক সিট। প্রতিটি টিকিটের ধরন গোনে কী বিক্রি হয়েছে আর পেমেন্টের সময় কী আটকে আছে, এবং কখনো ধারণক্ষমতার বেশি বিক্রি করে না, এমনকি অনেক মানুষ একসাথে রেজিস্টার করলেও।
• পেইড টিকিট। আপনার প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব পেমেন্ট প্রোভাইডার যুক্ত করুন; প্রোভাইডার পেমেন্ট কনফার্ম করলেই কেবল টিকিট দেওয়া হয়, আর প্রতিটি পরিশোধিত অর্ডার হিসাব-এ একটি ট্যাক্স ইনভয়েস তৈরি করে। প্রোভাইডারের মাধ্যমে পেইড টিকিট ও রিফান্ড আজ আর্লি অ্যাক্সেসে আছে। দেখুন নিজের পেমেন্ট প্রদানকারীর মাধ্যমে অর্থের টিকিট বিক্রি করুন।
• অপেক্ষার তালিকা। খালি হওয়া সিট ই-মেইলে লাইনের প্রথম উপযুক্ত ব্যক্তিকে দেওয়া হয়, আপনার ঠিক করা ঘণ্টা পর্যন্ত আটকে রাখা হয়।
• দরজায় চেক-ইন। দরজার স্টাফ ফোনে ইভেন্ট → চেক-ইন খোলেন, QR কোড স্ক্যান করেন বা 8 অক্ষরের প্রবেশ কোড লেখেন, এবং চেক-ইন করুন বাছেন। দরজার স্টাফ ফিল্ড বা সীমিত সিট ব্যবহার করতে পারেন, তাই তাঁদের পূর্ণ সিট লাগে না। দেখুন দরজায় মানুষের চেক-ইন করুন।
• অংশগ্রহণকারী ও অতিথি। তালিকায় খুঁজুন, ই-মেইলে আবার টিকিট পাঠান বা নিজের ফোন থেকে পাঠানোর জন্য একটি তৈরি WhatsApp মেসেজ খুলুন, অতিথি যোগ করুন এবং CSV এক্সপোর্ট করুন। দেখুন অংশগ্রহণকারী, অতিথি ও অপেক্ষার তালিকা পরিচালনা করুন।
• রিপোর্ট। প্রতিটি ইভেন্টের টিকিট, চেক-ইন, অনুপস্থিতি, রিফান্ড, অপেক্ষার তালিকা ও সম্মতি, আর ফাইন্যান্সের জন্য সব ইভেন্ট মিলিয়ে আয়।

দরজা স্ক্যানের জন্য খোলে শুরুর 6 ঘণ্টা আগে আর বন্ধ হয় শেষের 6 ঘণ্টা পরে। রিমাইন্ডার ই-মেইল যায় শুরুর আগে আপনার বেছে নেওয়া ঘণ্টাগুলোতে। বাতিল হওয়া ইভেন্টের পরিশোধিত অর্ডারগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফান্ড না হয়ে রিফান্ডের জন্য তালিকাভুক্ত হয়, যাতে নিয়ন্ত্রণ ফাইন্যান্সের হাতে থাকে। ইভেন্ট আলাদাভাবে বিক্রি হয় এবং Kluvan One-এর সাথে আসে; দেখুন মূল্য তালিকা।

আপনি যদি নিজের ওয়েবসাইট থেকে ইভেন্টের প্রচার করেন, আমাদের লেখা ছোট ব্যবসার ওয়েবসাইট, যা ভিজিটকে লিডে পরিণত করে দেখায় রেজিস্ট্রেশনের পাশাপাশি কীভাবে জিজ্ঞাসা সংগ্রহ করবেন। আর প্রথম যোগাযোগ থেকে পেমেন্ট পর্যন্ত একটি রেকর্ড কীভাবে গ্রাহককে অনুসরণ করে, সেই বড় ছবির জন্য পড়ুন যুক্ত ব্যবসা দেখতে কেমন।

আপনার পরের ছোট ইভেন্টটি, ফ্রি হলেও, QR টিকিট ও অপেক্ষার তালিকা দিয়ে চালান। দরজার শান্ত পরিবেশই এর মূল্য।