Tiket acara dan pencatatan hadir QR, langkah demi langkah

Lokakarya pelatihan untuk empat puluh orang. Peluncuran produk untuk pelanggan terbaik Anda. Hari terbuka, konferensi, serangkaian kelas malam. Menyelenggarakan acara sebagian besar adalah soal orang, tetapi bagian yang biasanya bermasalah adalah administrasinya: dua spreadsheet pendaftaran yang isinya tidak sama, kursi terjual dua kali, antrean di pintu selagi seseorang mencari nama di daftar cetak, dan akuntan yang sebulan kemudian bertanya pembayaran mana milik tiket mana.

Semua ini tidak memerlukan platform tiket yang besar. Yang diperlukan adalah halaman pendaftaran yang jelas, tiket yang tidak mungkin terjual melebihi kapasitas, daftar tunggu, pintu masuk yang cepat, dan catatan yang dapat dipercaya bagian keuangan. Panduan ini membahas setiap langkahnya, dari draf pertama hingga laporan setelah acara.

Sebelum menerbitkan: putuskan lima hal

1. Jenis tiket. Sebagian besar acara membutuhkan satu sampai tiga: tiket umum, harga pendaftar awal, tarif anggota atau pelajar, mungkin jenis VIP dengan fasilitas tambahan. Setiap jenis memiliki harganya sendiri (atau gratis), jumlah kursinya sendiri, dan satu baris singkat tentang apa yang termasuk di dalamnya. Tahan keinginan untuk menambah jenis lain; setiap jenis tambahan berarti satu pertanyaan lagi di pintu.

2. Kapasitas. Tentukan jumlah kursi sebenarnya per jenis, termasuk tempat bagi tamu yang akan Anda undang secara gratis. Menambah kursi belakangan lebih mudah daripada menjelaskan kepada seseorang mengapa tiketnya tidak berlaku.

3. Periode penjualan. Kapan pendaftaran dibuka dan ditutup. Menutup penjualan sehari sebelumnya memberi Anda waktu untuk mencetak tanda pengenal dan memberi pengarahan kepada tim pintu.

4. Pajak. Jika tiket dikenai PPN atau pajak penjualan lain di tempat Anda, tentukan apakah harga Anda sudah termasuk pajak atau pajak ditambahkan di atasnya, dan jenis tiket mana yang dikenai pajak. Tiket gratis tidak dikenai pajak; lokakarya berbayar biasanya dikenai.

5. Kebijakan pengembalian dana Anda. Tuliskan sebelum Anda menjual apa pun: sampai kapan orang boleh membatalkan, dan apakah Anda mengembalikan dana secara penuh, sebagian, atau tidak sama sekali. Cantumkan di halaman pendaftaran.

Halaman pendaftaran yang diselesaikan orang

Orang meninggalkan formulir pendaftaran yang meminta terlalu banyak. Mintalah nama, alamat email, dan nomor telepon jika Anda memerlukannya, dan tidak ada yang lain kecuali benar-benar penting. Tambahkan kotak yang jelas untuk persetujuan menerima pesan pemasaran, yang secara bawaan tidak dicentang; peserta yang mencentangnya dapat mendengar tentang acara Anda berikutnya, dan yang tidak mencentang tidak dimasukkan ke daftar Anda.

Pastikan halaman itu berfungsi di ponsel, tampilkan tanggal, waktu, dan tempat dengan jelas, dan jika audiens Anda membaca lebih dari satu bahasa, terbitkan deskripsinya dalam kedua bahasa. Lalu bagikan tautannya di mana-mana: situs web Anda, email, media sosial, dan sebagai kode QR di poster dan selebaran.

Jangan pernah menjual melebihi kapasitas, bahkan saat permintaan melonjak

Begitu Anda mengumumkan acara yang populer, banyak orang mencoba mendaftar sekaligus. Sistem yang memeriksa "masih ada kursi?" lalu menjual tiket sedetik kemudian sesekali akan menjual kursi terakhir yang sama dua kali. Solusinya adalah menahan kursi untuk pembeli selama pembeli itu membayar, dan menghitung kursi yang ditahan sebagai terisi. Jika pembeli tidak menyelesaikan pembayaran dalam waktu penahanan, kursi itu dilepas untuk orang berikutnya.

Untuk acara berbayar, terbitkan tiket hanya ketika penyedia pembayaran mengonfirmasi pembayarannya. Tiket yang diterbitkan atas janji pembayaran adalah masalah pengembalian dana yang tinggal menunggu waktu.

Daftar tunggu yang terisi dengan sendirinya

Ketika tiket acara habis terjual, jangan hanya menutupnya: buka daftar tunggu. Orang membatalkan, masa penahanan berakhir, atau Anda menemukan tempat untuk sepuluh kursi lagi. Setiap kursi yang kosong harus ditawarkan secara otomatis kepada orang berikutnya dalam antrean, dengan batas waktu untuk menerima, misalnya 24 jam, sebelum beralih ke orang berikutnya. Daftar tunggu yang harus diurus manual pada pagi hari acara jarang benar-benar diurus.

Pintu masuk yang cepat

Pintu masuk adalah tempat peserta mendapat kesan pertama. Tiga hal membuatnya cepat:

• Kode QR di setiap tiket, dikirim lewat email dan mudah ditunjukkan di ponsel.
• Ponsel staf mana pun sebagai pemindai. Tanpa perangkat khusus, tanpa laptop di meja lipat. Beberapa orang dapat memindai sekaligus tanpa meloloskan tiket yang sama dua kali.
• Kode pendek di bawah QR, untuk peserta yang layar ponselnya retak atau baterainya habis, ditambah cara untuk mencari orang berdasarkan nama.

Beri pengarahan kepada tim pintu tentang tiga jawaban yang akan mereka lihat: berlaku, sudah tercatat hadir (dengan kapan dan oleh siapa), atau tidak boleh masuk, dengan alasannya. Siapkan satu orang di pintu yang dapat mengirim ulang tiket atau menambahkan tamu mendadak.

Tamu, pembatalan, dan pengembalian dana

Rencanakan pengecualian sebelum harinya tiba:

• Tamu: pembicara, mitra, dan VIP mendapat tiket gratis yang Anda tambahkan sendiri, bahkan dari jenis yang sudah tidak dijual.
• Pembatalan: pesanan gratis dan yang belum dibayar cukup dibatalkan, sehingga kursinya kosong untuk daftar tunggu.
• Pengembalian dana: pesanan berbayar dikembalikan melalui proses pengembalian dana, agar uang dan pembukuan Anda tetap selaras. Setiap pengembalian dana harus menghasilkan nota kredit, bukan sekadar transfer bank yang tidak dapat dijelaskan siapa pun di kemudian hari.
• Acara yang dibatalkan: beri tahu setiap peserta lewat email beserta alasannya, dan kerjakan daftar pesanan berbayar yang masih perlu dikembalikan dananya.

Setelah acara: laporan yang dapat dipercaya bagian keuangan

Dalam sehari setelah acara, lihat tiket yang terjual per jenis, kehadiran dan ketidakhadiran, pengembalian dana, daftar tunggu, dan berapa peserta yang bersedia menerima kabar dari Anda lagi. Angka ketidakhadiran memberi tahu Anda seberapa banyak kelebihan pendaftaran yang perlu diterima lain kali, terutama untuk acara gratis, di mana sebagian besar pendaftar sering kali tidak datang.

Bagi bagian keuangan, setiap pesanan berbayar seharusnya sudah menjadi faktur di pembukuan Anda, dan setiap pengembalian dana menjadi nota kredit. Jika pendapatan acara harus disusun ulang dari ekspor penyedia pembayaran, berarti ada yang kurang dalam penyiapannya.

Cara melakukannya di Kluvan

Acara & tiket mencakup langkah-langkah di atas, dari draf acara hingga laporannya. Kluvan berjalan secara online tanpa perlu memasang apa pun: peserta mendaftar di peramban apa pun, dan staf pintu memindai tiket dengan kamera ponsel mereka.

• Buat acara dan jenis tiketnya. Acara dimulai sebagai draf dengan tempat atau tautan online, waktu mulai dan selesai, periode penjualan opsional, dan jenis tiket dengan harga, PPN, kapasitas, dan jumlah maksimum per pesanan. Judul dan deskripsi dapat memiliki versi bahasa Arab di samping versi bahasa Inggris. Lihat Buat acara dan jenis tiketnya.
• Terbitkan dan bagikan. Terbitkan halaman pendaftaran dan bagikan tautan atau kode QR-nya. Peserta menjadi kontak, dan masuk ke daftar pemasaran Anda hanya jika mereka mencentang kotak persetujuan. Lihat Terbitkan dan bagikan halaman pendaftaran.
• Kursi yang pasti. Setiap jenis tiket menghitung yang terjual dan yang ditahan selama pembayaran, dan tidak pernah menjual melebihi kapasitasnya, bahkan ketika banyak orang mendaftar sekaligus.
• Tiket berbayar. Hubungkan penyedia pembayaran milik organisasi Anda sendiri; tiket diterbitkan hanya ketika penyedia mengonfirmasi pembayaran, dan setiap pesanan berbayar membuat faktur pajak di Pembukuan. Tiket berbayar dan pengembalian dana melalui penyedia saat ini tersedia dalam akses awal. Lihat Jual tiket berbayar melalui penyedia pembayaran Anda.
• Daftar tunggu. Kursi yang kosong ditawarkan lewat email kepada orang pertama dalam antrean yang sesuai, dan ditahan selama jumlah jam yang Anda tetapkan.
• Pencatatan hadir di pintu. Staf pintu membuka Acara → Kehadiran di ponsel mereka, memindai kode QR atau mengetik kode pintu 8 karakter, lalu memilih Catat hadir. Staf pintu dapat memakai kursi lapangan atau kursi terbatas, sehingga tidak memerlukan kursi penuh. Lihat Catat kedatangan di pintu.
• Peserta dan tamu. Cari dalam daftar, kirim ulang tiket lewat email atau buka pesan WhatsApp siap kirim untuk dikirim dari ponsel Anda sendiri, tambahkan tamu, dan ekspor CSV. Lihat Kelola peserta, tamu, dan daftar tunggu.
• Laporan. Tiket, kehadiran, ketidakhadiran, pengembalian dana, daftar tunggu, dan persetujuan per acara, serta pendapatan lintas acara untuk bagian keuangan.

Pintu dibuka untuk pemindaian 6 jam sebelum acara dimulai dan ditutup 6 jam setelah acara berakhir. Email pengingat dikirim beberapa jam sebelum acara dimulai sesuai pilihan Anda. Pesanan berbayar dari acara yang dibatalkan dicantumkan untuk pengembalian dana alih-alih dikembalikan secara otomatis, sehingga bagian keuangan tetap memegang kendali. Acara dijual terpisah dan tersedia dalam Kluvan One; lihat harga.

Jika Anda mempromosikan acara dari situs web Anda sendiri, tulisan kami tentang Situs web bisnis kecil yang mengubah kunjungan jadi prospek menunjukkan cara mengumpulkan pertanyaan calon pelanggan di samping pendaftaran. Dan untuk gambaran yang lebih besar tentang bagaimana satu catatan mengikuti pelanggan dari kontak pertama hingga pembayaran, baca Seperti apa bisnis yang terhubung.

Jalankan acara kecil Anda berikutnya, bahkan yang gratis, dengan tiket QR dan daftar tunggu. Ketenangan di pintu masuk sepadan dengan usahanya.