جڑا ہوا کاروبار کیسا دکھتا ہے

کسی بھی چھوٹے کاروبار کو ایک دن غور سے دیکھیں تو یہی چکر نظر آئے گا۔ کسٹمر رابطہ کرتا ہے۔ کوئی کوٹیشن بھیجتا ہے۔ کام ہو جاتا ہے۔ انوائس جاتی ہے۔ اور رقم آ ہی جاتی ہے — آخرکار۔

چکر سادہ ہے۔ مشکل یہ ہے کہ ہر قدم عموماً الگ جگہ رہتا ہے: پوچھ گچھ کسی کے فون میں، کوٹیشن کسی فولڈر میں، کام وائٹ بورڈ پر، انوائس اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں اور ادائیگی بینک کی ویب سائٹ پر۔ ہر منتقلی غلط نقل، بھول یا ایک دن ضائع ہونے کا موقع ہے۔

وقت کہاں جاتا ہے

جب ہم مالکان سے بات کرتے ہیں تو یہی لمحے بار بار سامنے آتے ہیں:

• کوٹیشن قبول ہو گئی، مگر کام کسی نے شروع نہیں کیا کیونکہ پیغام ایک ہی فرد کے ان باکس میں پڑا رہا۔
• کام ختم ہو گیا، مگر انوائس دو ہفتے بعد گئی کیونکہ کسی نے اکاؤنٹس کو نہیں بتایا۔
• انوائس ادا ہو گئی، مگر کسٹمر سے پھر بھی تقاضا ہوتا رہا کیونکہ ادائیگی ملائی نہیں گئی۔

ان میں سے کوئی بڑی ناکامی نہیں۔ مگر مل کر یہ ہر مہینے کئی دن کھا جاتے ہیں، اور کسٹمرز کو لگتا ہے کہ ایک ہاتھ کو دوسرے کی خبر نہیں۔

ہر قدم وہیں سے جہاں پچھلا رکا

جڑا ہوا کاروبار وہ نہیں جس کے پاس زیادہ سافٹ ویئر ہو، بلکہ وہ ہے جہاں ہر قدم پچھلے قدم کے چھوڑے ہوئے ریکارڈ سے شروع ہو۔ Kluvan میں اس کا مطلب ہے:

• پوچھ گچھ CRM میں کسٹمر کے ریکارڈ پر ایک ڈیل بنتی ہے، جس کا ذمہ دار اور اگلا قدم ہوتا ہے۔
• کوٹیشن حسابات سے جاتی ہے اور کسٹمر لنک سے اسے قبول کرتا ہے؛ نام اور وقت محفوظ ہو جاتا ہے۔
• قبول شدہ کام ایک پروجیکٹ یا فیلڈ جاب بنتا ہے، کاموں، وقت اور سامان کے ساتھ۔
• انوائس پروجیکٹ سے بنتی ہے — مرحلے، پیش رفت یا وقت اور سامان کے حساب سے — اور کام سے جڑی رہتی ہے۔
• ادائیگی اپنی انوائسز کے مقابل درج ہوتی ہے اور بینک اسٹیٹمنٹ سے ملائی جاتی ہے۔

کچھ حصے ابھی راستے میں ہیں، اور ہم انہیں صاف بتاتے ہیں: مشترکہ واٹس ایپ ان باکس اور تاخیر شدہ انوائسز کے لیے وصولیاں ایپ، دونوں ابتدائی رسائی میں ہیں۔

کہاں سے شروع کریں

پہلے دن ہی سب کچھ جوڑنا ضروری نہیں۔ وہ منتقلی چنیں جو سب سے زیادہ تکلیف دیتی ہے — بہت سے کاروباروں کے لیے یہ کوٹیشن سے کام، یا کام سے انوائس ہے — اور پہلے اسے جوڑیں۔ جب وہ آسانی سے چلنے لگے تو اگلا قدم شامل کریں۔

Kluvan بھی اسی طرح فروخت ہوتا ہے: ایپس الگ الگ، یا پورے چکر کے لیے تیار ہوں تو ایک بنڈل۔