Cómo es una empresa conectada

Observe cualquier pequeña empresa durante un día y verá el mismo ciclo. Un cliente se pone en contacto. Alguien envía una cotización. Se hace el trabajo. Sale una factura. El dinero llega… tarde o temprano.

El ciclo es sencillo. Lo que lo complica es que cada paso suele estar en un lugar distinto: la consulta en el teléfono de alguien, la cotización en una carpeta de documentos, el trabajo en una pizarra, la factura en el programa de contabilidad y el pago en la web del banco. Cada traspaso es una ocasión para copiar algo mal, olvidar algo o perder un día.

En qué se va el tiempo

Cuando hablamos con propietarios, los mismos momentos aparecen una y otra vez:

• Se aceptó una cotización, pero nadie empezó el trabajo porque el mensaje se quedó en la bandeja de entrada de una sola persona.
• El trabajo se terminó, pero la factura salió dos semanas después porque nadie avisó a contabilidad.
• La factura se pagó, pero al cliente se le siguió reclamando porque el pago no se había conciliado.

Ninguno de estos es un gran fallo. Juntos cuestan días cada mes y hacen que los clientes sientan que la mano izquierda no sabe lo que hace la derecha.

Cada paso continúa donde terminó el anterior

Una empresa conectada no es la que tiene más programas. Es aquella en la que cada paso parte del registro que dejó el paso anterior. En Kluvan eso significa:

• Una consulta se convierte en una oportunidad en la ficha del cliente en CRM, con un responsable y un siguiente paso.
• La cotización sale desde Contabilidad y el cliente la acepta mediante un enlace; se registran el nombre y la hora.
• El trabajo aceptado se convierte en un proyecto o en un trabajo de campo, con tareas, tiempo y materiales.
• La factura se emite desde el proyecto (por hito, por avance o por tiempo y materiales) y conserva su vínculo con el trabajo.
• El pago se registra contra sus facturas y se concilia con el estado de cuenta bancario.

Algunas piezas todavía están en camino, y lo indicamos: la bandeja de entrada compartida de WhatsApp y la aplicación Cobranza para facturas vencidas están en acceso anticipado.

Por dónde empezar

No tiene que conectarlo todo el primer día. Elija el traspaso que más le duele (para muchas empresas es de la cotización al trabajo, o del trabajo a la factura) y conéctelo primero. Cuando funcione sin problemas, añada el siguiente paso.

Así es también como se vende Kluvan: aplicaciones por separado o un paquete cuando esté listo para el ciclo completo.